Ein persönliches Produktivitätssystem ohne App-Overkill: Blogautor Brad McCarty erklärt sein No-Nonsese-Selbstmanagement-Setup.
Ganz klar: Brad McCarty, der für thenextweb.com schreibt, glaubt nicht an die allein glückselig machende Wirkung von Tools, wenn es um die persönliche Arbeitsproduktivität geht. Entsprechend simpel ist sein Setup, den er kürzlich in einem Artikel mit dem Titel Productivity Apps? Not a chance, here's what I use beschrieben hat. Der ist zwar simpel, aber durchdacht und konsequent umgesetzt. Brad nutzt dafür fünf Software-Tools:
- TextEdit
- Dropbox
- iCal
- Gmail
- Boomerang (eine Gmail-Extension)
Weitergehende Produktivitätstools funktionieren für ihn nicht, weil sie meist zu spezialisiert seien und nur wenige Jobs wirkilch gut erledigen würden. Er empfiehlt dafür einige grundlegende Regeln, um mit sich und seiner Arbeit erfolgreich umzugehen. Sauber starten
Brad beginnt nicht mit der täglichen E-Mail-Lektüre, sondern mit einer ausgewählten Aufgabe, die er mit der ganzen Morgenenergie erledigt - ganz im Sinne von Tony Schwartz und dessen 90 Minuten-Plan . Wer E-Mails als Erstes lese, verschwende wertvolle Kraft.
Filtern und planen
Für den Umgang mit E-Mails setzt Brad auf rigoroses Filtern von Notification-Mails und anderem Mailmüll. Einen Grossteil der Postsortierung überlässt er dem Gmail-Feature Smartlabel und ergänzt mit manueller Arbeit, wo notwendig. E-Mails, die in zwei Wochen zu bearbeiten sind, lässt er sich mit Boomerang zum richtigen Zeitpunkt wieder zustellen.
Diszipliniert sein
Häufig wünsche ich mir, ich könnte diesen (fehlenden?) Wesenszug wenigstens teilweise durch Tools ersetzen. Brad sagt ganz klar: Nein. Eine simple Aufgabenliste in TextEdit und eine klare Ordnerstruktur, um zu bearbeitende Dokumente abzulegen und wiederzufinden - das reicht. Ausserdem, vermutlich das Privileg der Freelance-Tätigkeit, nimmt Brad keine ungeplanten Telefonanrufe entgegen und checkt auch seine E-Mails konsequent nur viermal täglich.
Alles planen
Jeder Termin, jeder Telefonanruf und jede zu erledigende Arbeit erhält bei Brad einen Termin in seiner iCal-Kalenderapplikation. Und, so wie ich Brad nach Lektüre seines Artikels einschätze, wird er auch dann erledigt.
Ruhe
Damit meint Brad vor allem das visuelle Rauschen. Wenn er arbeiten will, werden alle potenziell störenden Applikationen wie Skype, Twitter, Facebook etc. ausgeschaltet.
Brads Produktivitätssystem ist auf ihn zugeschnitten, funktioniert vermutlich gut für seine Bedürfnisse und lässt sich deshalb nur schlecht auf andere übertragen. Sein Beispiel zeigt dafür schön, dass ein erfolgreiches Produktivitätssystem eine Kombination verschiedener Erfolgsfaktoren aufweist: Die richtigen Tools und die passenden Prozesse dazu. Plus Verhaltensänderungen, um mit Tools und Prozessen zu den Ergebnissen zu kommen.
