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04.01.10

Präsentieren

Durchstarten statt einschlafen: So nutzen Sie Power Point richtig

PowerPoint ist nur Mittel zum Zweck.

1. In der Kürze liegt die Würze

Man erliegt oftmals der Versuchung, alle verfügbaren Informationen in seine Präsentation zu packen und den Zuhörern ausführlichst über alle Details zu informieren. Genau das ist dann jedoch äußerst kontraproduktiv.

Denken Sie daran: Je kürzer Ihre Präsentation ist, desto länger sind die vermittelten Informationen präsent. Kurze und aussagekräftige Punkte verpackt in einer kompakten Präsentation sind ein Garant dafür, das Interesse der Zuhörer zu wecken. 

Zudem sollten die einzelnen Folien der Präsentation niemals überladen wirken. Achten Sie darauf, dass so wenig Text wie möglich Ihre Folien ziert. Nichts ist schlimmer als ein Publikum, das seine Aufmerksamkeit anstatt Ihren Ausführungen dem Lesen des Prosatextes in Ihrer Präsentation widmet.

Der Satz „ein Bild sagt mehr, als tausend Worte“ gilt auch in diesem Fall. Nutzen Sie wo möglich Visualisierungen, die Sie mit eigenen Ausführungen kurz erläutern.

2. Denken Sie an Ihr Publikum

Machen Sie sich vorher bewusst, vor welchem Publikum Sie Ihre Präsentation halten, und passen Sie die enthaltenen Informationen sowie Ihre Darstellungsform an.

Dazu zählt auch, dass Sie die Bildung und den Wissensstand der Zuhörer berücksichtigen. So können Sie sich Punkte sparen, die dem Publikum bereits bekannt sein müssten, und sich auf andere Themen konzentrieren.

Ebenso sollten Sie acht geben mit unangemessenen Animationen. Bei einer Präsentation in einem Kindergarten können gerne poppige und aufregende Animationen benutzt werden. Sobald die Präsentation aber vor hochrangigen Unternehmern gehalten wird, sind dezente Übergänge und unauffällige Animationen die bessere Wahl.

3. Die Größe ist entscheidend

Was nützt Ihnen ein optimal aufbereiteter Inhalt, wenn die Buchstaben so winzig sind, dass man sie nicht mehr lesen kann?

Ihre ganze Arbeit war dann umsonst. Achten Sie also darauf, dass auch noch der Zuhörer in der letzten Reihe ohne Schwierigkeiten Ihre Zeilen gut entziffern kann.

Sofern Sie Grafiken oder Diagramme in Ihrer Präsentation nutzen, gilt dasselbe: Jedes Detail muss deutlich und ohne Anstrengung lesbar sein.

4. Lassen Sie die Inhalte wirken

Passen Sie Ihr Tempo stets den Inhalten der jeweiligen Folie an und beobachten Sie Ihr Publikum. Wenn Sie beispielsweise eine komplizierte Graphik benutzen, lassen Sie diese kurz unkommentiert wirken und erläutern Sie erst dann die darin enthaltene Aussage verständlich.

Ein zu schnelles Vorgehen könnte leicht Misstrauen unter Ihren Zuhörern wecken. Ein zu langsames Vorgehen hingegen langweilt das Publikum. Finden Sie also einen Mittelweg, indem Sie die Reaktionen des Publikums beachten.

5. Powerpoint ist ein Instrument, kein Verkäufer

Die Tatsache, dass Sie Ihre Präsentation mit Powerpoint abhalten, sollte das Letzte sein, was Ihren Zuhörern im Gedächtnis bleiben sollte.

Power Point soll nur als Mittel zum Zweck dienen. Der ausschlaggebende Punkt, das Interesse z.B. an Ihrem Produkt zu wecken, müssen immer Sie selbst und Ihre Ausführungen sein.

6. Kleben Sie nicht an Ihren Folien

Nichts ist für ein Publikum langweiliger als ein Referent, der exakt die aufgeführten Punkte der Präsentation abliest.

Ihre Folien sollten lediglich als „Spickzettel“ dienen. Schlüsselwörter und viel sagende Grafiken sollen die Aufhänger für Ihre Ausführungen sein.

7. Dunkelkammer – Nein, Danke!

Obwohl es vielleicht angenehmer für den Referenten ist, seine Präsentation in Dunkelheit vorzuführen, sollten Sie den Griff zum Dimmer wohlüberlegt tun.

Ein zu dunkler Raum lenkt den Fokus des Publikums auf die visuelle Darstellung Ihrer Folien, und Ihre Ausführungen bleiben dabei immer weniger beachtet. Dunkeln Sie den Raum gerade so weit ab, dass Ihre Folien gut zu erkennen sind.

8. Übung macht den Meister

Machen Sie sich mehrmals vor Ihrer Präsentation in einem „Live-Test“ mit den Folienübergängen, Überleitungen und Animationen vertraut.

Nichts ist kontraproduktiver als ein Referent, dessen Rhetorik aufgrund eines aussichtslosen Kampfs mit der Technik versagt. Es muss den Anschein haben, als richte sich die Präsentation nach dem Referenten, nicht umgekehrt.

9. Ein guter Jäger kennt sein Revier

Machen Sie sich rechtzeitig vor der Präsentation mit den räumlichen und technischen Gegebenheiten vertraut, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Optimalerweise nutzen Sie immer Ihr eigenes technisches Equipment. So ersparen Sie sich lästige und zeitraubende Einstellungen an fremden Projektoren und Computern.

Nutzen Sie wenn möglich einen Presenter („Fernbedienung“ für Power Point), um die Folienübergänge und die Bedienung wie von Geisterhand geschehen zu lassen. 

10. Das richtige Timing des Handouts

Denken Sie gut über den Zeitpunkt nach, wann Sie dem Publikum weiteres Informationsmaterial zu Ihrer Präsentation aushändigen. Wenn Sie die Zuhörerschaft vorher damit ausstatten, besteht die Gefahr, dass sie sich darin vertieft und Ihr Vortrag in den Hintergrund gerät.

Am Besten ist es, Sie händigen den Zuhörern am Ende Ihrer Präsentation eine Zusammenfassung Ihres Vortrags mit den wichtigsten Punkten und weiterführenden Informationen aus.


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