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21.04.11

Inbox Management: E-Mails hermetisch schreiben

Sascha Lobo empfiehlt, den eigenen E-Mail-Verkehr etwas undurchdringlicher zu gestalten - hermetisch eben. Wir haben uns seine Ideen angesehen.

Sascha Lobos Publizisten-Karriere begann mit Büchern über Produktivität wie etwa Dinge geregelt kriegen - ohne einen Funken Selbstdisziplin. Seitdem schreibt er Romane, publiziert im Web und ist gefühlt der meist eingeladene Web2.0-Kenner in deutschen Talk Shows. Kein Wunder also, dass sich das auch darin manifestiert, überdurchschnittlich viele Mails zu erhalten. Das Problem dabei, so Lobo, ist das sogenannte Mail-Ping-Pong - Mails, die hin und her gehen und immer wieder Aufmerksamkeit beanspruchen. Lobo schlägt vor, E-Mails hermetisch zu schreiben, so dass es für das Gegenüber keinen Grund mehr gibt, sie zu beantworten. Wir fassen seine Tricks zusammen. Zuerst die tiefhängenden Früchte

E-Mail ist so einfach, dass für viele bereits der «Hauch eines Funkens einer Ahnung eines Mitteilungsbedürfnis» ausreicht, eine Mail zu verschicken. Das führt beim Empfänger zu Ablenkung und Zeitverlust - was laut Lobo nur noch gesteigert werden könnte, indem man alle AGBs liest, denen man so zustimmt. Lobo erhielt an manchen Tagen bis zu 800 Mails. Er war gezwungen, dieses Volumen zu reduzieren. Seine ersten Maßnahmen zur Mail-Abwehr sind allseits bekannt:

  • Abmelden aus allen Newslettern
  • Einsetzen aller möglichen Filter, um Mails aus dem Eingang in bestimmte Postfächer zu verschieben
  • Abstellen aller Notifikationen, was wann wo passiert etc.

Hermetisch Mails schreiben reduziert die Zahl der Antworten

Dies reduzierte seine täglichen Mails um etwa zwei Drittel. Um das noch weiter zu reduzieren, erfand Sascha Lobo das Hermetische Schreiben. Denn die langwierigen Mail-Dialoge sind es, die die meiste Zeit fressen. «Hermetisches Schreiben bedeutet, eine Mail so zu verfassen, dass die Chance auf eine Rückmail aktiv auf ein absolutes Minimum reduziert wird», schreibt Lobo.

Hermetisch schreiben sei ein Konzept, das noch nicht fertig sei und sich ständig weiter entwickele. Wir stellen jedoch schon mal vor, was sich bei Sascha Lobo bislang als sehr erfolgreich erwiesen hat, um die Zahl der Mail-Antworten zu reduzieren:

  • Schreibe verständlich: umso verständlicher, umso weniger Rückfragen. Also kurze, klare Sätze, strukturiert in kurzen Absätzen.
  • Oft zitieren: Damit Deinem Gegenüber klar ist, worauf Du Dich beziehst, zitiere wo nötig. Folgendes Muster hat sich bewährt: Zitat-Antwort-nächstes Zitat-nächste Antwort
  • Fragezeichen-Verbot: Ein Fragezeichen steht am Ende einer Frage. Fragen verlangen nach Antworten - die Du ja gerade vermeiden willst. Also: keine Fragezeichen. Auch keine rhetorischen Fragen.
  • Sei präzise im Umgang mit Daten: Schreibe alle Daten immer wieder auf, so dass niemand nachfragen kann. x-te Mail zur Termin-Abstimmung: Schreibe den Termin (die Teilnehmer, den Ort, die Agenda) wieder rein, sonst fragt noch jemand nach!
  • Sage umständlich ab: Gerade Absagen erzeugen viel Nachfragen, also sei umständlich und wenig präzise - aber jammere nicht. «Aus familiären Gründen» und «Aus persönlichen Gründen» erzeugen wenig Antworten, so Lobo.
  • Empfänger-Minimierung: Niemals Reply-All drücken, damit erhöhst Du die Wahrscheinlichkeit von neuen Antworten.
  • Keine Scherze: Das törnt zwar ab, erhöht aber auch die Wahrscheinlichkeit, keine Antwort zu erhalten.
  • Kurz fassen: Bis zu 1.500 Wörtern, so Lobo, gilt: Je länger die Mail, desto Antwort. Also kurz fassen!
  • Offizielle Erscheinung: Informell gesandte Mails werden eher beantwortet als formelle, also füge Mailfooter, ordentlichen Betreff, Anrede und KEINE Rechtschreibfehler ein.
  • Nachtsendung: Mails am Tag werden eher beantwortet als Mails in der Nacht. Die landen dann morgens im Eingang, wo sie neben 50 anderen Mails stehen. Optimale Zeit: zwischen 23-0 Uhr (danach gibt's Nachfragen, warum so spät)
  • Keine-Keine: Niemals schreiben «Keine Antwort notwendig». Das erzeugt nämlich sehr viel Antworten, so Lobo.
  • Indirekt ansprechen: Statt «Im Anhang finden Sie eine Präsentation» solltest Du besser schreiben «Angehängt ist eine Präsentation». Indirekte Ansprache erzeugt weniger Antworten.
  • Keine neuen Höflichkeitsfloskeln: Mit freundlichen Grüßen erzeugt noch den wenigstens Druck, eine Antwort zu geben. Sonnige Grüße aus ... oder Richten Sie Grüße an Ihre Familie aus sind schon viel eher geeignet, Antworten zu erzeugen - also vermeiden! Am besten wirkt MfG, weil das darauf hindeutet, dass es in Eile geschrieben wurde.
  • Kein Smalltalk: Denn Smalltalk ist eine Rückantwort-Garantie.
  • Abwesenheits-Trick: Ganz gut klappt es, wenn man am Ende der Mail eine Zeile einfügt Grüße von unterwegs oder Vom iPhone gesendet, idealerweise verbunden mit durchgängiger Kleinschreibung.

Anti-Hermetische Mails für Vertrieb und Marketing

Bleibt noch eins anzumerken. Bist Du im Vertrieb oder im Marketing tätig, dann willst Du vielleicht, dass sich Deine Mail-Empfänger an Dich wenden. Der Dialog ist das Ziel, stimmt's? Dann lassen sich fast alle Tipps einfach umdrehen, wenn Du eine Antwort hervorrufen möchtest.

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