Ich glaube noch immer an den Sinn einer To-Do-Liste. Obwohl ich die für mich passende Form dafür immer noch nicht gefunden habe. Deswegen probiere ich noch viel herum, immer auf der Suche nach meiner eigenen Form von Perfektion. Im Harvard-Business-Review bin ich über einen Artikel von Lifehacker-Gründerin Gina Trapani, der mich diesem Ziel wieder etwas näher bringt.
Wie ich meine To Dos derzeit verwalte
Auf der Arbeit verwalten wir unsere Aufgaben derzeit im Team mit Workflowy (darüber demnächst mehr in einem eigenen Artikel). Meine eigene To-Do-Liste läuft in OmniFocus und orientiert sich an GTD. Das funktioniert ganz gut, obwohl es immer wieder hakelt. Irgendwie habe ich mich in meiner persönlichen Arbeitsweise noch nicht ganz eingefunden - öfter mal schaue ich mir die To Dos tagelang nicht an, sondern arbeite mit einer To-Do-Liste in Papierform (oder arbeite das ab, was meinen Schreibtisch oder den Posteingang blockiert).
In ihrem Artikel How to write To-Do lists that work im Harvard Business Review How to get the right work done ( Link zum Teaser-PDF von Harvard Business Review mit besagtem Artikel auf Seiten 4-5) beschreibt Gina Trapani eins der Probleme, die ich mit meinen To-Do-Listen habe. Es gibt dort einige To-Dos, die ewig herum liegen und die Liste künstlich aufblähen. Trapani zeigt, wie Du die To-Dos formulierst, damit sowas nicht passiert - und wenn Du Dich daran hältst, arbeitet es sich auch leichter mit Programmen wie OmniFocus oder Workflowy.
Wie Du To-Dos richtig formulierst
Gina Trapani sagt, dass Deine To-Do-Liste Deine Art und Weise ist, wie Du Dir selber Aufgaben zuweist. Sei dabei so hilfreich und informativ, als wenn Du diese Aufgabe jemand anders übergibst. Lege To-Dos so klein und präzise beschrieben aus wie möglich - und Du wirst sie leicht und locker abarbeiten. Trapani empfiehlt, Deine alte To-Do-Liste komplett neu zu erstellen und Dich dabei an diesen beiden Vorgaben zu orientieren:
- Breche Deine To-Dos herunter, soweit es geht. Und dann noch weiter. To-Dos sind einzelne Aufgaben, keine kleinen Projekte. Ein To-Do ist etwas, dessen Erledigung Dich einem Projekt-Abschluss näher bringt, ein einzelner Schritt dahin. Ein Beispiel: "Plane das Abteilungs-Meeting" ist ein Mini-Projekt, "schreibe Mail an Paule wg. dem Beamer" ist ein To-Do. Was machst Du, wenn Du dieses To-Do erledigt hast? Du fügst die nächste Aufgabe in diesem Mini-Projekt zu Deiner To-Do-Liste hinzu (und taggst sie ggf. mit dem Kürzel Deines Mini-Projekts)
- Benutze spezifische Aktions-Verben und füge Details hinzu. Du weisst, Du musst zum Zahnarzt - aber Dein To-Do "Termin beim Zahnarzt machen" willst Du einfach nicht erledigen. Es ist besser, ein aktiveres, spezifischeres Verb als machen zu verwenden, z.B. rufe an oder maile. Das sagt Dir genau, was Du zu tun hast bei diesem To-Do. Idealerweise packst Du in Dein To-Do auch noch die entsprechende Telefon-Nummer oder Mail-Adresse Deines Zahnarztes. Am Ende sollte Dein To-Do in etwa so lauten: "Rufe Zahnarzt Dr. P unter 12345678 an und beschaffe Termin vormittags am 14./15./16. Januar"
