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20.01.08

Getting things finished oder: Wie man die Dinge auch erledigt

Da hat man das Buch von David Allen verschlungen, GTD eigentlich auch verstanden, und doch bleiben immer noch Aufgaben unerledigt. Wie kann man seinen Kram wirklich fertigbekommen? Auf was lohnt sich zu achten?

Alle Systeme, mit denen man seine Aufgaben organisieren will, haben einen Nachteil: Die Aufgabe muss man schlussendlich immer noch selbst erledigen. Das System sorgt (wenn es funktioniert) nur dafür, dass nichts verloren geht, und dass man den Überblick behält. Und das ist schon Einiges. Meistens braucht es nämlich von da aus nur noch einen kleinen "Schubser" und die eine oder andere Technik, und schon läuft es. Hier sind ein paar Methoden, auf die ich regelmäßig zurückgreife:

  • Ablenkungen minimieren: Das ist der erste und wichtigste Schritt: Tür zu, Telefon umleiten (wenn möglich) und vor allem: Mail-Benachrichtigung ausschalten. Beobachtet Euch mal selber: Wenn das berühmte "Pling" ertönt und euch angezeigt wird, dass Ihr eine neue Mail erhalten habt, wie lange dauert es, bis ihr sie lest? 1 Sekunde? 10 Sekunden (um noch schnell den Satz fertig zu schreiben)? Oder haltet ihr es 15, 20, 30 Minuten aus, ohne die Mail zu lesen? Meistens steht darin nicht mal etwas Dringendes, sonst hätte der Absender wahrscheinlich angerufen. Deshalb: Mail-Benachrichtung ausschalten, Mails nur noch stündlich oder halbtäglich checken, und schon ist man die Ablenkung Nr. 1 los.
  • Einfach anfangen: Klingt merkwürdig, weil ja genau das das Problem ist. Aber wenn man erst einmal angefangen hat, dann läuft es bald wie von alleine. Der erste Schritt ist immer der schwierigste, danach ist man in Bewegung. Man kann sich zum Start motivieren, indem man beispielsweise sagt: "Ich arbeite nur 10 Minuten an der Aufgabe, nachher darf ich machen, was ich will." Meistens ist man dann schon so drin, dass man freiwillig weiter macht.
  • Fokussieren: Wenn Ihr euch entschieden habt, an was Ihr jetzt arbeiten wollt, dann stellt dies in den Mittelpunkt. Konzentriert Euch zu 100 Prozent auf die Aufgabe, lasst nichts anderes in Eure Welt kommen. Wenn Euch etwas einfällt ("Oh, ich muss ja noch eine Mail schreiben"), dann notiert Euch das und legt den Zettel sofort weg. So geht es sicher nicht verloren. Aber unterbrecht nicht Eure Arbeit, denn genau so verzettelt man sich.
  • Klare Ziele: Setzt Euch klare, realistische Ziele. Was wollt Ihr eigentlich erreichen, wenn Ihr Euch dieser Aufgabe annehmt? Wann könnt Ihr die Aufgabe als erledigt betrachten? Weshalb tut Ihr das eigentlich? Wenn man sich über diese Punkte im Klaren ist, dann hat man auch einen Grund, die Aufgabe endlich anzupacken.
  • Belohnung: Legt schon vorher eine Belohnung fest, wenn Ihr die Aufgabe erledigt habt. Das muss nichts Grossartiges sein, aber Ihr müsst Euch darauf freuen: 10 Minuten im Internet surfen, ein Stück Schokolade, ein Kaffee, 5 Minuten zum Fenster rausschauen oder was auch immer.
  • Rhythmus: Sehr oft hilft es, wenn man sich einen festen Rhythmus hochkonzentrierter Arbeit abwechselnd mit Pausen zurecht legt. Ich arbeite oft 30 Minuten und mache dann 10 Minuten Pause. 30 Minuten sind nicht viel, aber dadurch, dass ich mir diesen Rahmen setze und die Dinge ja erledigen muss, kann ich mich für diese Zeit sehr stark fokussieren und konzentrieren. Schlussendlich erledige ich so mehr, als wenn ich eine Stunde nur halbherzig und lustlos arbeite. Auf meinem Tisch steht dazu übrigens eine Sanduhr, die genau 30 Minuten anzeigt. Mein Deal mit mir selbst: Wenn das letzte Körnchen gefallen ist, darf ich 10 Minuten etwas anderes machen.
  • Pausen: Pausen sind sehr wichtig. Wir können uns nicht unbeschränkt lange konzentrieren. Irgendwann lässt die Konzentration einfach nach. Wenn man erst dann eine Pause macht, braucht man länger, um sich zu erholen. Deshalb: Lieber mehrere kurze Pausen (z.B. drei Minuten) machen, dafür aber regelmäßig. Nach spätestens anderthalb Stunden muss dann eine größere Pause sein. Ihr geht ja auch nicht erst tanken, wenn der Tank völlig leer ist, oder?
  • Handlungen beenden: Wir tendieren dazu, in zu großen Einheiten zu denken. Wir nehmen uns vor, das Projekt X zu beenden, oder so und so weit voran zu treiben. Das Problem ist aber, dass Projekte meistens längere Zeit in Anspruch nehmen. So hat man lange das Gefühl, nichts fertig zu stellen. Das ist sehr demotivierend. Wenn wir uns aber Handlungen oder einzelne Schritte vornehmen, dann haben wir immer wieder ein Erfolgserlebnis. Meine Aufgabe ist dann nicht mehr "Bericht schreiben", sondern vielleicht "X anrufen wegen des Berichts", "Thema X recherchieren", "Struktur entwerfen" usw. So habe ich mein Projekt in kleine Schritte zerteilt und habe häufiger Erfolgserlebnisse. Jedes Mal, wenn man einen Schritt abgeschlossen hat, kann man ihn streichen. Das ist immer ein sehr beflügelnder Moment! Und dieser Moment liegt nicht in ferner Zukunft, sondern kommt vielleicht in einer halben oder ganzen Stunde.

Es scheint, als ob sich gewisse Punkte widersprechen (z.B. Rhythmus und Pausen). Stimmt! Aber nicht jede Methode eignet sich für jede Aufgabe. Es gibt Aufgaben, wo man einfach dran bleiben muss, sonst verliert man zu sehr den Faden. Dann wäre ein Rhythmus von 30-10 sicherlich nicht optimal, sondern eher die kurzen Pausen zwischendurch. Auch muss man nicht jedes Mal das Telefon umleiten, wenn man bloß eine längere Mail schreiben will. Also: Je nach Aufgabe, je nach Anforderung und je nachdem, wo Eure Schwächen liegen, kann man die eine oder andere Methode übernehmen - oder eben nicht.

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