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21.11.11

Getting Things Done: Der Wochenrückblick (Teil 1)

Der Wochenrückblick ist fester Bestandteil eines effizienten Zeitmanagements. Gregor stellt die nötigen Arbeitsschritte vor und denkt über den richtigen Zeitpunkt für dieses kleine Ritual nach.

 

In vielen Produktivitäts-Ansätzen spielt der Wochenrückblick eine wichtige Rolle. Das geht soweit, dass David Allen von Getting Things Done (GTD) sagt, dass es ohne Wochenrückblick gar nicht funktionieren kann. Meine eigene Feststellung zu diesem Thema ist, dass ich den Wochenrückblick wichtig finde - ihn aber nur selten hinbekomme (und damit bin ich nicht alleine , scheint es). Was gibt es zu beachten, damit Dein Wochenrückblick klappt?

Was normalerweise beim Wochenrückblick passiert

Der Wochenrückblick dient dazu, Dein Produktivitäts-System aktuell zu halten. Er zeigt Dir nicht nur, was Du alles erledigt hast, sondern hilft Dir auch, Versäumnisse zu erkennen bei Projekten/Aufgaben, die Dir aus den Augen geraten sind. Ziel ist es, dass Du Dich auf Dein System so gut verlassen kannst, dass Du nicht mehr zwischendurch das Gefühl hast, irgendwas Wichtiges vergessen zu haben. Der Wochenrückblick zeigt Dir, wie gut das klappt - und hilft, Fehler zu korrigieren, so Dirk Bongardt.

Der Wochenrückblick hat bei Getting Things Done folgende Inhalte:

  • Termine aller Aufgaben, Projekte und Ziele prüfen
  • erfolgreich abgeschlossene Tätigkeiten aus dem System entfernen
  • mindestens einen nächsten Schritt für jedes aktuelle Projekt festlegen
  • alle Eingangskörbe ins System pflegen
  • neue Ziele und Projekte definieren und planen (falls vorhanden)

So weit, so gut. Für mich entstehen dabei aber einige Fragen, weil mein komplettes System eben doch ein bisschen anders aussieht. Ich benutze OmniFocus, um meine Aufgaben zu sammeln und Evernote, um die dazugehörigen Dokumente abzulegen. Meine Mails laufen in Outlook for Mac, und dann gibt es noch einen Schreibtisch mit haufenweise Krempel drauf. Wie wurstle ich mich da am besten durch? John Kendrick erklärt das mit 5W-1H , bleibt aber unspezifisch. Ex-Imgriff.com-Autor Ivan Blatter gibt bessere Ratschläge und fügt noch folgendes zu obiger Liste hinzu:

 

  • Prüfe alle Deine Aufgaben, die mit Warte auf... gekennzeichnet sind
  • Checke Deine Irgendwann/Vielleicht-Liste, ob da was in der nächsten Woche relevant wird
  • Schaue Dir Deinen Kalender der nächsten Woche an

Der optimale Zeitpunkt für den Wochenrückblick

In der vor kurzem von Imgriff-Autorin Camilla Kutzner gegründeten Zen-To-Done-Google-Group haben wir vor kurzem den optimalen Zeitpunkt des Wochenrückblicks diskutiert. Vorgeschlagen wurden Freitag Nachmittag, irgendwann am Samstag oder Montag Vormittag. Der Samstag, so unsere Erkenntnis, fällt aus. Meistens wollen wir uns da dann doch lieber erholen, als noch irgendwelche To Dos betrachten. Auch am Montagmorgen ist nicht immer Platz für einen Wochenrückblick, meistens stecken wir da sofort in der Arbeit der gerade beginnenden Woche.

Bleibt also sinnvollerweise der Freitag nach dem Mittag, eine Zeit, in der viele von uns die Arbeit langsam auslaufen lassen und sich um alle losen Enden kümmern. Da passt ein Wochenrückblick und die Vorschau auf die kommende Woche hervorragend dazu.

Welche Probleme ich mit meinem Wochenrückblick habe

An manchen Freitagen habe ich bis Abends zu tun, an anderen bin ich nicht im Büro und wieder an anderen Freitagen gehe ich lieber gleich nach dem Mittag nach Hause und fange das Wochenende früh an. So diszipliniert, dass ich das trotzdem durchziehe, war ich noch nie. Wenn ich den Wochenrückblick gemacht habe, dann eher zufällig und oft fiel mir dann nicht alles ein, was ich machen sollte. Wenn mir alles einfiel, war es mir an manchen Tagen einfach zuviel Arbeit, all den losen Enden hinter her zu laufen und meinen Eingang bei OmniFocus noch auf Projekte und Kontexte zu verteilen.

Das war ein einziger Murks, weswegen ich es irgendwann komplett habe sein lassen. Erst die Diskussion in der Zen-To-Done-Google-Group hat mich dazu gebracht, ernsthaft über den Wochenrückblick nachzudenken und mir einen Arbeitsablauf auszudenken. Wie der genau aussieht, und wie ich erreiche, dass ich ihn regelmäßig am Freitag Nachmittag abarbeite, ist Gegenstand des zweiten Teils dieser Artikelserie zum Wochenrückblick (der, wenn alles klappt in einer Woche erscheint).

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