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29.08.11

Getting Things Done: Aufgaben mit Dokumenten verknüpfen

Aufgaben mit dazugehörigen Dokumenten verknüpfen - diese Funktionalität fehlt bei den meisten Aufgabenplanern. Der neue «Notiz-Link» von Evernote ermöglicht einen eleganten Workaround; hier aufgezeigt an der Kombination mit OmniFocus.

File Cabinets (Bild: CC von Jessica Mullen, flickr.com)Meine Aufgabensammlung ist OmniFocus. Evernote übernimmt hauptsächlich das Verwalten von Notizen für mich, neben etwas Memonic und Dropbox. Die Zusammenarbeit zwischen all diesen Tools war bislang eher komplex, zumindest für die Arbeit mit OmniFocus und Evernote gibt's nun Abhilfe. Das macht eine fast perfekte GTD-Umsetzung möglich.

Bislang lief die Zusammenarbeit zwischen OmniFocus und Evernote eher schlecht als recht, und dafür gibt's einige Gründe. Ich finde zum Beispiel, dass vor allem OmniFocus ein etwas angestaubtes Design hat. Evernote stand dem lange in nichts nach, arbeitet aber in letzter Zeit stark an Design und Bedienbarkeit. Seit Lion rockt es dann schon deutlich. So zumindest meine - zugegebenermaßen recht individuelle - Wahrnehmung. Was aber bislang gar nicht geklappt hatte, war die Ablage von Notizen, Ideen und dazu gehörigen Dokumenten.GTD Workflow (von David Allen) und mein Problem dabei

Die konnte ich zwar in Evernote ablegen - aber wie darauf verweisen? Ich hätte mir vielleicht ein eigenes Notizbuch in Evernote anlegen können, das der Referenz-Ordner für OmniFocus wäre. Aber darin wär dann alles gelandet, und ich hätte jedes Mal suchen müssen, welche Referenz sich auf welche Aufgabe in OmniFocus bezieht. Das ist nicht unlösbar, weil die Dokumente und Notizen sich ja nicht ähneln wie ein Ei dem anderen, aber es ist einfach unpraktisch und zeitraubend. Deswegen war die Referenz meines privaten GTD-Systems bislang eine offene Flanke.

Seit Version 4.4 bietet Evernote nun einen Link für jede Notiz. Das löst das Problem, denn nun kann ich den Link einer Evernote-Notiz in OmniFocus einfügen. Dazu klickst Du zuerst mit einem Rechtsklick in Evernote auf die Notiz, die Du verlinken willst:

Screenshot: Link einer Notiz in Evernote erzeugen

Im Anschluss gehst Du zu OmniFocus (oder in Dein GTD-System) und fügst diesen Link wieder ein:

... und den Link in OmniFocus einfügenDas ermöglicht mir nun also die Einrichtung einer Referenz-Datenbank in Evernote, in der ich alle nicht ausführbaren Dateien, Dokumente und Notizen für die spätere Verwendung ablegen kann. Zusammen mit OmniFocus ist es damit möglich, in diesen beiden Tools ein komplettes GTD-System nach David Allens Vorgaben einzurichten.

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