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05.08.10

Erfahrungsbericht: Wie ich Evernote nutze

Je länger man Evernote benutzt, desto nützlicher wird es. Ein Erfahrungsbericht mit vielen persönlichen Tipps und Tricks.

Evernote ist eine Datenbank für Notizen, Web-Clippings, Fotos und mehr (hier unser Test). Evernote lässt sich entweder browserbasiert benutzen oder als eigene App für Windows, Mac oder iPad sowie für diverse Smartphones. Viele Leser von imgriff.com setzen auf Evernote, wie wir in den Kommentaren zum Artikel Deine 3 liebsten Hilfsmittel sehen konnten. Ich möchte nun zeigen, wie und wofür ich persönlich Evernote nutze.

Der Hauptvorteil von Evernote: Ich kriege mein Hirn frei. Ich tagge alles, was mir so einfällt und schiebe es in Evernote. Und je länger ich Evernote benutze, desto mehr Wege fallen mir ein, wie ich es nutzen kann.

Evernote bei der täglichen Arbeit

Ich schicke Informationen an Evernote per Twitter (falls mir ein Tweet mit Link oder Bild gefällt), per Web-Clipper oder indem ich direkt in der Applikation eine neue Notiz anlege.

Web-Clipping in SafariBeim Web-Clipping finde ich das Skript in der Lesezeichen-Leiste des Browsers besser als den Button, weil ich beim Lesezeichen-Clipper noch die Möglichkeit habe, schnell und einfach eigene Anmerkungen anzufügen. Ein weiterer Grund ist, dass Evernote und 1Password es bis heute nicht hingekriegt haben, ihre Buttons aufeinander abzustimmen. Ab und zu verschwindet einer dieser Buttons und dann muss man ihn jedesmal aufs Neue einrichten. Mit dem Lesezeichen-Clipper passiert das nicht.

Der Lesezeichen-Clipper in Aktion (Klicken für Großansicht)

Meine Notebooks

In Evernote sind die Informationen in verschiedenen Notebooks organisiert. Mein wichtigstes Notebook heisst Incoming Ideas. Da landet alles, was ich so an Evernote schicke. Mehrmals am Tag schaue ich dort nach und sortiere die Informationen dann in die entsprechenden eigentlichen Notebooks ein. Dabei kann ich dann auch gleich nochmal die Tags prüfen und neue Tags einfügen, so dass ich später die Informationen leichter finden kann.

Meine Notebooks bei Evernote (Klicken für Großansicht)

Ich habe mir folgende Notebooks angelegt:

- für meine Firmen alpha-board, Tigr Solutions, MASHAMO

- für die Blogs und Zeitschriften, für die ich schreibe (Denkpass, imgriff.com, Coaching)

- für Organisationen, in denen ich bin (Wirtschaftsjunioren)- für Präsentationen allgemein- für größere Präsentationen

- für Projekte

- für Dokumente meiner Familie

- für Dokumente rund um meine Wohnung

- für Rezepte

- für Wunschlisten

- eines als Decision Making Journal

Notebooks für meine Firmen

In diesen Notebooks speichere ich Informationen rund um meine verschiedenen beruflichen Verpflichtungen. Bei alpha-board und MASHAMO handelt es sich hauptsächlich um Ideen, Dateien und Links zu Webseiten, mit denen ich später was anfangen will. Es geht hauptsächlich um Ideen, was auf der Webseite, bei der täglichen Arbeit oder im Projektmanagement verbessert werden kann. Beide Firmen haben eine eigene Dokumentenablage, so dass Evernote hier nur als zusätzliches Ideen-Sammelbecken fungiert.

Bei Tigr Solutions ist das etwas anders. Diese Notebooks teile ich mit meinem Teilhaber, der in Norwegen sitzt. Für verschiedene Aspekte haben wir uns auf verschiedene Notebooks geeinigt. Wir legen dort relevante Dokumente ab, sammeln Ideen und Protokolle, legen Checklisten für Aufgaben an. Evernote erlaubt, Notebooks gemeinsam zu bearbeiten, was für uns ein Vorteil ist.

Ideen sammeln fürs Schreiben, Präsentationen, Projekte

In den Notebooks fürs Schreiben, für Präsentationen und andere Projekte sammle ich einfach Ideen, Dokumente und Links. Alles, worüber ich im Web oder in Zeitschriften stolpere und das ich interessant finde, landet hier. Zeitschriften-Artikel werden gescannt oder verlinkt. Artikel, die sich nicht verlinken lassen (c't ist dafür ein Beispiel), werden also gescannt. Unser Scanner im Büro schickt Scans als PDF an die passende Mail-Adresse. Ein kleiner, selbst gebastelter Automator-Ablauf fasst die PDF-Anhänge mehrerer dieser Scans in einem PDF zusammen, und öffnet dieses Dokument auch gleich in Vorschau. Dann brauche ich nur noch nötigenfalls einige Seiten rotieren (falls auf dem Kopf gescannt) und kann das PDF auf dem Desktop speichern und dann in Evernote einfügen. (Ein Artikel über den Apple-Automator ist übrigens in Planung).

Über den Web-Clipper sammle ich Links mit eigenen Anmerkungen (obwohl ich in letzter Zeit viel mit Memonic rumspiele, weil das Webclippen da irgendwie mehr Spaß macht - leider ist das dann ein weiterer Ort zum Ablegen und Suchen). In diesen Notebooks landen auch Fotos, die ich mit meinem iPhone aufnehme, weil sie zu irgendwelchen Ideen oder Projekten passen.

Schön ist auch die Möglichkeit, mit der Evernote-App auf dem iPhone ein Foto zu schießen. Das Foto taggen und einem Notebook zuordnen und schon hat man von unterwegs eine aussagekräftige Notiz gemacht.

Ein Schnappschuss einer interessanten Textpassage (Klicken für Großansicht)

Schwierig ist es, all diese Dinge immer ordentlich zu taggen. Manchmal ändern sich die Tags, die man für bestimmte Projekte benutzt. Dann muss man bei einer Suche auch dran denken, alte und neue Tags zu berücksichtigen. Wenn ich Notizen in Artikeln oder Präsentationen verwendet habe, füge ich am Anfang eine Checkbox ein, hake die Checkbox ab und schreibe dahinter, wo ich die Information verwendet habe. So kann ich später sehen, dass diese Information bereits verwendet wurde.

Notiz verwendet, erledigt! (Klicken für Großansicht)

Notebooks für private Dokumente

Für den Bau meiner Wohnung und für meine Familie sammle ich in Evernote alle möglichen Dokumente und Unterlagen. Da bin ich bislang eher faul und sammle diese Dokumente nur, wenn sie gerade zur Hand sind. Habe ich also einen Vertrag für eine Krankenversicherung gerade vorliegen, scanne ich das Dokument ein und schicke es an Evernote. Ich wühle mich aber nicht durch alle meine Ablagesysteme und scanne alles ein, was ich unter die Hände kriege. Gerade bei Versicherungen sind die Dokumente in Evernote aber nützlich.

Für meine Wohnung habe ich alle Protokolle, Dateien, Aufmaße, Grundrisse etc. in Evernote gesammelt. Das hat auch praktischen Nutzen. Eines Tages war ich in meiner fast fertigen Wohnung und der Fliesenleger wollte wissen, wo die Fliesen in der Küche an die Wand sollen. Wir haben einen passenden Plan gesucht, aber keinen gefunden. Dann erinnerte ich mich, dass die entsprechende Zeichnung der Küchenplanung in Evernote abgelegt war. Mit dem iPhone hatte ich ja Zugriff darauf - und so konnten wir die entsprechenden Maßangaben auslesen.

Im Notebook «Kinder» sammle ich alles rund um meine beiden Kostencenter. Zum Beispiel auch Mitschriften von Elternabenden, gescannte Zeugnisse oder Versicherungsverträge.

Weitere Notebooks

Dann gibt es da noch meine Sammelbecken-Notebooks. Bei Rezepten fange ich seit kurzem an, interessante Rezepte zu sammeln, auf die man im Bekanntenkreis stößt. Ich fotografiere auch die Etiketten von Weinflaschen ab, wenn der Wein besonders gut mundet. So kann ich mich später leicht daran erinnern und den Wein selber beschaffen.

In den Wunschlisten sammle ich, was ich mir mal anschaffen will, wenn ich genügend Kleingeld habe (oder wenn mir jemand was schenken will). Da gibt es Listen für die besten Blues-CDs aller Zeiten oder für Bücher, die ich gerne mal lesen will. Ich plane auch, Listen anzulegen mit Geschenkideen für meine Liebsten. Als Vater zweier Söhne wird man ja oft gefragt, was man den Kleinen so schenken kann.

Buchrezension in der Financial Times - vielleicht kaufen? (Klicken für Großansicht)

Und zu guter Letzt habe ich noch das Decision Making Journal. Da schreibe ich mir auf, warum ich bestimmte Sachen gemacht habe. Warum zum Beispiel habe ich mir eine bestimmte Aktie gekauft: Was habe ich mir dabei gedacht? Wohin wird sie steigen? Bis wann? So kann ich dann nach einiger Zeit überprüfen, ob diese Annahmen noch stimmen - und mich leichter von der Aktie trennen, falls die Annahmen nicht mehr hinhauen.

Wie und wofür nutzt ihr euer Evernote?

Wie ich Evernote nutze, ist noch nicht perfekt. Das stottert oft noch. Am besten kriege ich das bei Tigr Solutions hin. Ich bin aber gespannt, wie und wofür Ihr Euer Evernote einsetzt. Ich will sehen, was ich noch verbessern kann - und in welche Richtung ich überhaupt noch nicht gedacht habe. Also - wie nutzt Ihr Evernote? Schreibt mir Kommentare!

Weiterlesen:

» Alle imgriff.com-Artikel zu Evernote

» Artikelsammlung im Toolblog: Evernote mit und ohne GTD

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