Nur wer regelmäßig sein Organisationssystem durchsieht und aktualisiert, kann konstant produktiv sein. Hilfreich ist dabei eine feste Wöchentliche Durchsicht.
Dieser Artikel ist Teil der Grundlagenserie zu Getting Things Done (GTD). Willst du lieber zum Anfang ?
Unser Ziel bei imgriff ist, unseren Lesern viele Tipps und Anleitungen zu geben, mit denen sie ihre Arbeit produktiver erledigen können, um so mehr Zeit für Familie und Freunde, neue Ideen und das Leben an sich zu haben. Die erste Herausforderung ist immer, einen Tipp auszuprobieren. Aber ob der Tipp einen tatsächlich produktiver macht entscheidet sich nur daran, ob man ihn konstant implementieren kann.
Man kann alles ausprobieren, was wir hier veröffentlichen oder verlinken. Aber nur das, was man regelmäßig macht, wird einem helfen, das die Arbeit und das Leben im Griff zu haben. Das gilt fürs Frühaufstehen genauso wie für Getting Things Done.
Durchsehen
Im vierten Schritt des zentralen GTD-Prozesses geht es um das Durchsehen.
Damit Listen und Ablagen in einem Zustand bleiben, in dem sie als externes Erinnerungssystem außerhalb des Kopfes dienen, muss man sie aktuell halten. Nur wenn das Unterbewusstsein darauf vertrauen kann, dass man nichts vergisst, was man erfasst, durchgearbeitet und organisiert hat, wird es aufhören, einen an die Dinge zu erinnern. Kann es dem nicht vertrauen, waren alle vorherigen Schritte sinnlos und das ganze System ist zum Scheitern verurteilt.
Damit lässt sich auch beantworten, wie häufig man seinen Kalender und seine Listen durchsehen muss: so häufig, dass das Unterbewusstsein beruhigt ist, dass man an alles denkt. In der Praxis haben sich dabei folgendes bewährt:
- Den Kalender checkt man mehrmals am Tag, um alle zeitkritischen Termine und Aufgaben im Blick zu haben. Er gibt den groben Tagesablauf vor und enthält alles, was fehlschlägt, wenn es nicht an dem Tag erledigt wird. David Allen empfiehlt, nachdem eine Aufgabe aus dem Kalender beendet wurde, den Kalender erneut zu checken, auf das, was noch ansteht.
- Wenn aktuell keine zeitkritische Aufgabe aus dem Kalender bearbeitet werden muss, kommen die Listen ins Spiel. Zunächst werden die Listen mit den nächsten Schritten gecheckt. Jeweils passend zu dem Kontext (?Im Büro,? ?Am Rechner? oder ?Im Supermarkt?) wählt man die entsprechende Liste aus. Die Listen für Projekte, die für Dinge, auf die man wartet und die ?Irgendwann/Vielleicht?-Liste schaut man nach der oben genannten Regel so oft durch, dass man sich nicht fragen muss, ob dort noch irgendwelche wichtigen Punkte verzeichnet sind.
Die Wöchentliche Durchsicht
Was mir bei David Allen und seinem System immer wieder positiv auffällt, ist sein Realitätssinn dafür, dass ihm klar ist, dass man es nie schaffen wird, ständig völlig organisiert zu bleiben. Ihm ist bewusst, dass Dinge in der Hektik des Alltags schnell außer Kontrolle geraten können und man nicht zu jedem Zeitpunkt einen perfekten Überblick über die Lage haben kann.
Umso mehr betont er, wie wichtig es ist, einmal die Woche klar Schiff zu machen und das entstandene Chaos zu beseitigen. Diese Wöchentliche Durchsicht (Weekly Review) ist dabei wie ein rauszoomen aus der aktuellen Arbeit, um sich wieder einen Überblick über die Gesamtsituation zu verschaffen.
Einmal die Woche, möglichst zu einem festgelegten Zeitpunkt, sollte man sich die Zeit nehmen, um:
- alle losen Enden zu sammeln und zu bearbeiten,
- das System durchzusehen,
- die Listen auf den neusten Stand bringen und
- alles sauber, klar, aktuell und komplett zu machen.
Regelmäßigkeit entscheidet
Meine dringende Empfehlung zur Wöchentlichen Durchsicht ist, sich einen festen Termin einzurichten und diesen, komme was wolle, einzuhalten. Die meisten meiner eigenen GTD-Implementierungsversuche sind an diesem Punkt gescheitert, dass ich diesen Termin nicht regelmäßig durchgeführt habe. So ist das ganze System außer Kontrolle geraten und wurde damit nutzlos, weil mein Unterbewusstsein wieder die Kontrolle übernommen hat.
Welchen Zeitpunkt man für die Wöchentliche Durchsicht wählt, hängt von eigenen Vorlieben ab. Ich selbst mache lieber zum Ende einer Woche den Laden sauber als zu Beginn. Für andere kann es dagegen durchaus Sinn machen, am Anfang der Woche alle losen Enden aufzugreifen und die bevorstehende Woche zu organisieren. Manch einer mag vielleicht auch einen toten Punkt mitten in der Woche wie den Mittwochnachmittag am liebsten nutzen. Entscheidend ist die Konstanz.
Die Woche vor dem Urlaub
David Allen führt als Beispiel für die Wöchentliche Durchsicht die Woche vor dem Urlaub an. In dieser Woche werden wir, fast auf ?magische? Weise, unheimlich produktiv. Wir schließen alle offenen Dinge ab, delegieren alles, was noch bearbeitet werden muss, gehen sicher, dass wir nichts vergessen haben und räumen sogar unseren Schreibtisch auf. All das, damit wir entspannt in den Urlaub gehen können und am Strand nicht an die Arbeit denken müssen. Eigentlich geht es bei GTD nur darum, das Verhalten aus der Woche vor dem Urlaub auf jede Woche im Jahr auszuweiten.
Im nächsten Artikel der Serie geht es bei dem fünften Schritt des zentralen GTD-Prozesses um die Wahl des nächsten Schritts.
