Trotz einer effizienten Herangehensweise kostet die Durchsicht des Posteingangs Zeit - oft zu viel Zeit zum falschen Zeitpunkt. Eine Aufteilung der Inboxen kann helfen, nicht zu viel kostbare Zeit zu verschenken.
Im ersten Moment könnte man denken, dass doch alles klar ist: Entweder ist die Inbox leer (die E-Mail-Inbox, der physische Posteingang auf dem Schreibtisch, das Notizbuch für spontane Einfälle) oder sie ist gefüllt. Dann muss man sie eben durcharbeiten. Dafür kann man sich feste Zeiten einrichten. Man muss es nur tun. Inbox Zero nennt sich dieses Prinzip.
Mitnichten ist das eine produktive Vorgehensweise. Man muss sich nur fragen, wie lange es dauert, eine Inbox auf null zu bringen. Wie lange sortiert ihr morgens eure E-Mails und die Nachrichten in euren Feedreader? Ich brauche eine Stunde dafür. Eine Stunde, dir mir fehlt, um meinen eigentlichen Aufgaben nachzugehen.
GTD greift zu kurz
Formalisierte Methoden wie Getting Things Done , aber auch einfachere Umsetzungen der Inbox Zero haben daran gedacht: Man soll nicht alle E-Mails oder RSS-Feeds komplett lesen, bearbeiten und archivieren, sondern entscheiden: Geht es schnell, dann mache ich es jetzt gleich . Dauert es länger, dann schreibe ich es mir auf meine To-Do-Liste. Hauptsache, die Inbox wird leer.
Doch je voller die Inbox ist, desto länger dauert es, sie durchzuarbeiten. Auch nach der eben beschriebenen Methode. Mein neugieriges Wesen lässt mich dann auch noch den einen oder anderen RSS-Feed lesen. Fazit: Das Prinzip Inbox Zero kostet mich jeden Morgen wertvolle Zeit.
Produktiv zu sein, bedeutet nicht nur, seine Arbeit schnell und gut zu erledigen, sondern notfalls auch, sie zu begrenzen. Wenn ich morgens zu viel lese, dann liegt es nahe, generell meinen Lesestoff zu einzuschränken. Ich könnte RSS-Feeds abbestellen und mich per E-Mail wesentlich wortkarger verhalten. Das würde mir zwar weniger Antworten bescheren, wäre aber auch unhöflich.
Privates für den Abend aufheben
Meine Lösung ist ein Bruch mit einem anderen Produktivitätsprinzip. Das lautet, so wenig Inboxen wie möglich zu haben. Ich richte mir einfach mehrere Posteingänge ein, die ich zu unterschiedlichen Zeiten leere. Diejenigen, die meine Arbeit betreffen, werden morgens als erstes geleert - und zwar vollständig, Inbox Zero.
In andere schaue ich tagsüber nur hinein, wenn ich die Zeit dazu habe. Einige davon, die privaten, nehme ich mir erst am Abend vor. Bislang funktioniert dies auch ganz gut, aber meine Neugierde macht mir dann doch hin und wieder den einen oder anderen Strich durch die Rechnung.
