03.08.2009

Das Autofocus-System

Seit einiger Zeit geistert ein neues Aufgabenmanagement-System durch die Blogosphäre: Das Autofocus-System von Mark Forster.

Mark Forster ist Autor mehrerer Bücher über Zeitmanagement und gibt Seminare zur persönlichen Organisation. Ich habe über seine Ideen schon im Zusammenhang mit geschlossenen Aufgabenlisten berichtet. Forster ist immer wieder auf der Suche nach neuen Techniken und Methoden. Vor einigen Monaten hat er das Autofocus-System entwickelt. Zunächst hat er selbst damit gearbeitet und sehr gute Erfahrungen gesammelt. Danach konnte man sich auf seine Beta-Liste eintragen und das System ausprobieren, erst dann ging das System live.

Das Besondere: Er hat (noch) kein Buch darüber geschrieben, sondern eine kurze, praktikable Anleitung auf seine Website gestellt, die jeder lesen und anwenden kann. Mittlerweile gibt es dort sogar Übersetzungen in viele Sprachen und seit einem Monat auch schon die Version 2. Ich war als Beta-Tester von Anfang an dabei, habe das System aber nur getestet und nie wirklich übernommen (dazu später mehr).

Das Autofocus-System ist eine Methode, seine Aufgaben zu verwalten und vor allem auszuwählen, welcher Aufgabe man nun seine Zeit widmen soll. Mark Forster hat mit dem System folgende Erfahrungen gemacht:

Er konnte mehr erledigen.
Gleichzeitig hatte er weniger Stress.
Es gelang ihm, sich auf das Wichtigste zu fokussieren.
Routineaufgaben waren schneller abgearbeitet.
Die Hauptaufgaben konnte er gründlicher abarbeiten.

Klingt das nicht verlockend? Das Beste daran: Das System ist verblüffend simpel - und kostengünstig. Es besteht eigentlich nur aus einer langen Liste mit allen Aufgaben. Mark Forster benutzt dazu ein Notizbuch mit 25-35 Zeilen pro Seite. Fällt ihm etwas Neues ein, trägt er es ganz am Ende der Liste ein. Um die Liste abzuarbeiten - also um auszuwählen, was man gerade jetzt bearbeiten will -, folgt man ein paar wenigen, einfachen Regeln:

Lies zunächst zügig sämtliche Einträge auf einer Seite (!) durch.
Gehe dann die Seite langsam durch, bis Dich ein Eintrag «anspringt».
Arbeite dann daran, solange Du willst.
Streiche den Eintrag durch, sobald Du keine Lust mehr hast. Ist die Aufgabe bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht erledigt, dann trage sie ans Ende der Liste (ggf. also mehrere Seiten später) erneut ein.
Bleibe so lange auf der Seite, bis Du die Seite einmal komplett durchgeschaut hast, ohne dass Dich ein Eintrag angesprochen hat.
Gehe erst dann zur nächsten Seite und wiederhole das Ganze.
Wenn Du auf einer Seite landest, wo Dich von Anfang an kein Eintrag anspricht, dann markiere alle noch offenen Aufgaben auf dieser Seite mit einem Leuchtstift. Sie sind damit aussortiert.
Wenn Du so die letzte Seite so abgearbeitet hast, dann beginne wieder auf der Seite, die noch offene Aufgaben hat.

Aufgaben, die im Schritt 7 herausfallen, sind gleich zu behandeln wie erledigte Aufgaben. Sie sind zwar nicht erledigt, aber aussortiert. Vielleicht war die Zeit dafür noch nicht reif oder vielleicht müssen sie gar nicht erledigt werden. Sie werden zur Sicherheit markiert, falls Du sie später wieder einmal auf die Liste nehmen möchtest. Doch vorläufig lässt Du sie beiseite.

In diesem Video erklärt Forster selbst sein System - und zeigt seine wirklich extrem umfangreiche Aufgabenliste:

Das ganze System arbeitet also mit einer Serie von geschlossenen Listen und einer intuitiven Aufgabenauswahl.

Mark Forster spricht oft vom Vertrauen, dass man in dieses System haben soll. Vermeide also, im Voraus zu filtern oder bewusst zu priorisieren. Erstaunlicherweise erledigen das System und Deine Intuition zuverlässig die Aufgabenwahl.

Den gesunden Menschenverstand solltest Du natürlich trotzdem nutzen. Wenn Dein Chef hereinkommt und sofort eine Aufgabe erledigt haben will, dann tu es sofort. Die Antwort «Ich nehme es auf die Liste und tue es, wenn ich darauf Lust habe» wird wohl nicht sehr gut ankommen. Auch für Aufgaben, die Du zu einer bestimmten Zeit erledigen musst, eignet sich das System nicht.

Ansonsten hat man mit dem Autofocus-System jedoch ein mächtiges und gleichzeitig sehr simples System zur Hand, das prima funktioniert. Wie gesagt habe ich das System als Beta-Tester ausführlich getestet.

Was mir daran gefallen hat:

Es ist sehr einfach umzusetzen.
Es engt nicht ein.
Es erzeugt keinen Druck.
Es ist lustbetont.
Es spricht beide Hälften des Gehirns an und bringt sie ins Gleichgewicht: Den rationalen Teil und den intuitiven Teil.
Der GTD-Wochenrückblick entfällt, da man ja ständig seine Aufgaben durchschaut. Das macht das Ganze sehr sympathisch.

Weshalb ich das System trotzdem nicht mehr nutze:

Das mag subjektiv klingen, aber irgendwie entspricht mir das System nicht. In vielen Artikeln habe ich ja immer wieder betont, dass die Hilfsmittel zu einem passen müssen und man damit gerne arbeiten muss. Das war bei mir bei diesem System nicht der Fall. Ich bin da wohl zu kopflastig und konnte nicht völlig loslassen, um das System «entscheiden» zu lassen, was ich tue. Ich hatte trotz allem immer den Eindruck, dass ich alles oder fast alles auf der Seite erledigen müsste. Auch kann ich schwer eine Aufgabe sein lassen, wenn sie noch nicht erledigt ist.

Das Autofocus-System kann man natürlich kombiniert einsetzen, etwas zusammen mit GTD. Anstelle den vier Auswahlkriterien von David Allen zu folgen (Kontext, Zeit, Energie, Priorität), kann man die aktuelle Aufgabe beispielsweise nach diesem System aussuchen.

Das ganze System ist also überzeugend, wenn es einem liegt. Und das Schöne: Es ist sozusagen Open Source und frei verfügbar. Auch eine deutsche Beschreibung dazu gibt es.

In diesen Wochen hat Mark Forster eine zweite Version des System beschrieben. Es wird nun nicht mehr jede Seite einzeln angeschaut, sondern die Liste als ganzes und der Prozess ist etwas anders. Auf seiner Webseite gibt es mehr Informationen dazu.