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24.01.18

Businessmeetings und Konferenzen

5 Tipps wie das Businessmeeting optimal abläuft

Quelle: Thinkstock.com Rawpixel Ltd

Businessmeetings und Konferenzen mit eigenen Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Kunden oder anderen Teilnehmern gehören in nahezu jedem Berufsfeld zum Arbeitsalltag dazu. Nicht selten sind Businessmeetings langweilige Ereignisse, die die Teilnehmer nur halbherzig über sich ergehen lassen. Damit eine derartige Veranstaltung zu einem nachhaltigen Erfolg für alle teilnehmenden Personen werden kann, bedarf es bestimmter Planungen und Vorbereitungen. Diese fünf Tipps können schon im Vorfeld dafür sorgen, bestimmte Fehler bei der Durchführung eines Businessmeetings zu vermeiden.

Tipp 1: Die passende Location für das Businessmeeting auswählen

Die Umgebung, in der ein Businessmeeting, eine Tagung oder ähnliche Veranstaltung abgehalten wird, ist sehr wichtig für das Befinden der Teilnehmer. Langweilige Konferenzräume, vielleicht sogar mit unbequemen Stühlen, zu wenigen Lichtquellen oder zu grellem Neonlicht, zu wenig Platzangebot für zu viele Teilnehmer und vielleicht ungenügenden Möglichkeiten für Frischluftzufuhr sowie ähnlich schlechte Rahmenbedingungen, können ein Businessmeeting zu einer Qual für die Teilnehmer werden lassen. Schnell können sich Ermüdungserscheinungen einstellen und die Teilnehmer fühlen sich unwohl. Lärmbelästigungen durch Nebengeräusche können die Aufmerksamkeit sowohl von Vortragenden als auch Zuhörern beeinträchtigen. Die Folge kann sein, dass das Businessmeeting nur irgendwie hinter sich gebracht wird. Diese möglichen negativen Folgen einer schlecht ausgewählten Location sollten bei den Planungen für das Businessmeeting bedacht werden. Damit Businessmeetings von Anfang an erfolgreich verlaufen können, sollte eine Location ausgewählt werden, die eine produktive und kreative Arbeitsatmosphäre bestmöglich unterstützt. Für Businessmeetings außerhalb der eigenen Geschäftsräume sind auf Besprechungen, Tagungen und Konferenzen spezialisierte Locations die beste Wahl, wie beispielsweise die Angebote der Pullman Hotels. Aber auch bei Konferenzen, die üblicherweise im eigenen Unternehmen stattfinden, kann es für das Ergebnis sehr fördernd sein, wichtige Businessmeetings in einem externen optimal ausgestatteten Rahmen stattfinden zu lassen.

Tipp 2: Gut vorbereitet für das Businessmeeting sein

Eine gute Vorbereitung für das Businessmeeting ist für beide Seiten - Veranstalter und Teilnehmer - unerlässlich. Der Veranstalter der geschäftlichen Besprechung, Tagung oder Konferenz sollte die Teilnehmer rechtzeitig über den Termin, Veranstaltungsort und die Inhalte informieren. Günstig kann es sein, den Teilnehmern wichtige Unterlagen nicht erst am Tag des Businessmeetings zur Verfügung zu stellen, sondern ihnen schon eher die Möglichkeit zu geben, sich mit den Themen und Inhalten vorher vertraut zu machen. Dadurch kann zu Beginn des Businessmeetings wertvolle Zeit eingespart werden. Auch sind weniger Störungen von den Teilnehmern durch das Blättern und Lesen in den Unterlagen während des Meetings zu erwarten. Wichtige Hilfsmittel zum Durchführen von Präsentationen, wie beispielsweise Monitor, Overheadprojektor, Beamer, aufstellbare Schreibtafel, Displays und weitere notwendige Utensilien sollten rechtzeitig aufgestellt und auf ihre Funktionen überprüft werden. Warme und kalte Getränke, sowie kleine Snacks und Obst sollten bereitgestellt werden. Da viele Businessmeetings nicht selten über mehrere Stunden an einem oder an mehreren Tagen stattfinden, sollten ausreichende Pausenzeiten zur Erholung der Teilnehmer eingeplant werden. Zu kurze Pausen können zu Ermüdungserscheinungen und mangelnden Aufnahmekapazitäten führen. Werden Pausenzeiten zu lang gewählt, kann es zu einer "Zerfaserung" des Meetings mit mangelnder Konzentration und Langeweile der Teilnehmer führen. Es fällt den Teilnehmern dann schwer, den "Faden" der Besprechungen oder Präsentationen nach der Pause wiederaufzunehmen.

Tipp 3: Keine Langeweile durch monotone Reden bei einem Businessmeeting aufkommen lassen

Nichts ist ermüdender als monotone Vorträge von langweiligen Rednern. In einem Businessmeeting sollte für eine abwechslungsreiche und spannende Aufbereitung und Darbietung der wichtigen Inhalte für die Teilnehmer gesorgt werden. Grafische Elemente, Statistiken, Fotos oder Videos sind wichtige Darstellungsmittel, um Inhalte plastisch und eindringlich darstellen zu können. Eine gut vorbereitete Präsentation nutzt alle lern- und gedächtnisfördernden Mittel für die Darstellung wichtiger Inhalte. Dies hat auch den Vorteil die Inhalte nicht nur gut strukturiert, sondern auch abwechslungsreich präsentieren zu können. Redner können während der Vorführung von Videosequenzen etwas entlastet werden.

Tipp 4: Vorträge und Reden mithilfe von Sprechtrainings optimal einüben

Redner sollten die von ihnen vorzutragenden Inhalte einige Zeit vor dem stattfindenden Meeting mehrmals für sich vorgetragen haben. Freie Rede wirkt weniger statisch und ermüdend, als ausschließlich vorgelesene Inhalte. Bei Unsicherheiten im Vortragen können vor dem Businessmeeting absolvierte Sprech- und Redetrainings eine große Hilfe für das flüssige Vortragen in der richtigen Sprechgeschwindigkeit und Lautstärke sein.

Tipp 5: Teilnehmer aktiv mitarbeiten lassen

Selbst erarbeitete Ergebnisse bleiben Teilnehmern länger im Gedächtnis als nur vorgetragene Inhalte. Die Förderung der aktiven Mitarbeit der Teilnehmer an einem Businessmeeting kann für eine höhere Aufmerksamkeit sorgen. Gerade in Phasen des Meetings, in denen die Konzentration der Teilnehmer nachlassen könnte - zum Beispiel kurz vor der Mittagspause oder vor dem Ende der Veranstaltung - kann die aktive Mitarbeit für den Erhalt der Aufmerksamkeit sorgen.

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