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10.09.14

Aufgabenmanagement: 8 Tipps, wie Deine ToDo-Liste richtig funktioniert

Tipps und Apps, die dabei helfen, die eigenen Aufgaben im Griff zu haben, gibt's wie Sand am Meer. Und How-to-Ratgeber mindestens genauso viele. Trotzdem will es einfach nicht so richtig klappen. Mit diesen 8 Tipps zeigen wir Dir, wie Du das Problem und Deine ToDo-Liste endgültig in den Griff bekommst.

ToDo_150Früher waren es die Zeitplanbücher à la TimeSystem (ja, die gibt's noch!) und die Ratgeber in gebundener Form, später die «Personal Digital Assistants» und heute sind's die Apps und dieselben Ratgeber, jetzt einfach als eBooks, mit denen wir versuch(t)en, unsere Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren und Termine einzuhalten. Jede(r) von uns hat bestimmst schon mehrere, wenn nicht sogar dutzende Planungsbücher, Tools und Apps ausprobiert. Aber die meisten von uns waren über lange Sicht nicht glücklich mit der gewählten Lösung. Ich bin überzeugt: Die meisten Tools sind gut (die schlechten verschwinden schnell wieder vom Markt) – daran kann's also nicht liegen. Die Art und Weise, wie wir diese Tools anwenden, ist entscheidend. Genauso unwichtig ist, ob wir eine simple Liste auf Papier führen oder ein raffiniertes Tool einsetzen. Je einfacher wir die Methode halten, desto grösser ist die Chance, dass wir unser Ziel erreichen: Aufgaben im Griff zu haben und unser Gehirn für anderes frei zu halten – das ist entscheidend.Es ist wirklich ganz einfach. Wenn Du Dich an diese 8 simplen, aber wirkungsvollen Tipps hältst:

  1. Suche und finde Dein Tool-Set: Lies Tipps, recherchiere im Internet, lies von anderen, was sich bewährt und was nicht. Probiere verschiedene Tools und Methoden aus, bis Du die für Dich (und nur für Dich!) passende Lösung gefunden hast. Achte darauf, dass Dein Tool-Set überall funktioniert: im Büro, unterwegs, zu Hause.
  2. Halte Deine To-do-Liste einfach: Zu komplizierte, bis ins letzte Detail ausgeklügelte To-do-Systeme haben einen entscheidenden Nachteil: Sie erschweren die Übersicht. Verwende wenige Kategorien (z.B. geschäftlich, privat), nur zwei, drei Dringlichkeiten (z.B. heute, später) und wenige (oder – wie ich – gar keine!) Prioritäten (hoch/tief).
  3. Schreibe alle Aufgaben auf: Es ist mittlerweile bekannt: Wir entlasten unser Gehirn, wenn wir Dinge aufschreiben, statt sie im Gedächtnis zu behalten. Deshalb ist es wichtig, dass Du alle Aufgaben aufschreibst, auch die kleinen. Wenn Deine Liste zu lang wird und Du das Gefühl hast, von ihr erdrückt zu werden, betrachte sie wie ein grosses Buffet, bei dem Du selber auswählst, was du davon nimmt. Du musst nicht alles nehmen.
  4. Teile grosse Aufgaben auf: Grosse Aufgaben ("Ein Haus bauen") haben die unangenehme Nebenwirkung, dass sie uns fast erdrücken und wir deshalb nicht ins Tun kommen. Aber jede grosse Reise beginnt mit dem ersten Schritt. Teile deshalb eine Mammut-Aufgabe in viele kleine Aufgaben auf ("Grundstück aussuchen", "mit Architekt sprechen ...". So geht's Schritt für Schritt vorwärts.
  5. Trage immer eine Fälligkeit ein: Am Enddatum erkennst Du, bis wann eine Aufgabe erledigt sein muss. Da grössere To-dos mehr Aufwand brauchen und nicht erst am Fälligkeitstag bearbeitet werden können, solltest Du Teilschritte einplanen (siehe auch oben) und auf die Tage oder Wochen vor dem Enddatum einplanen. Bei Aufgaben, die kein wirkliches Soll-Datum haben/benötigen, trägst Du «irgendwann» ein. So hast Du auch über diese To-dos jederzeit den Überblick.
  6. Fokussiere Dich auf das Wesentliche: Achte darauf, dass Dein Tool-Set Dir auf einfache Art und Weise ermöglicht, Dich auf die wesentlichen Aufgaben und die nächsten Schritte zu fokussieren. Mein Aufgaben-Tool, ToDo Cloud (gibt's für Mac OS X, iPhone/iPad und Android-Smartphones/-Tablets), hat dafür eine frei konfigurierbare Fokusliste. Ich habe sie so definiert, dass sie mir nur Aufgaben anzeigt, die wichtig und heute, morgen oder übermorgen fällig sind. Wenn Du Deine Aufgabenliste auf Papier führst, markiere Fokus-Items, z.B. mit einem Blitz.
  7. Hake Erledigtes ab: Für das gute Gefühl – «Ha! Schon wieder eine Aufgabe erledigt!» – ist es wichtig, dass Du jede Aufgabe abhakst. So siehst Du am Ende des Tages auch gleich auf einen Blick, was Du heute alles geschafft hast. Damit stärkst Du das Gefühl, Deine Dinge im Griff zu haben (statt von ihnen gedemütigt zu werden).
  8. Überarbeite Deine To-do-Liste täglich: Du musst selbst herausfinden, ob es für Dich besser passt, die To-do-Liste am Abend oder am Morgen zu überarbeiten. Wichtig ist nur, dass Du Dir auf der einen Seite über Deine erbrachte Leistung bewusst wirst (Stichwort: Erfolgsgefühl) und Du unerledigte To-dos sofort wieder für den kommenden (oder einen anderen) Tag verbindlich einplanst (Stichwort: Selbstdisziplin).

Helfen Dir diese Tipps, um Deine Aufgaben künftig besser (und weniger belastend) im Griff zu haben? Hast Du aus eigener Erfahrung andere Kniffs, die Dir dabei helfen? Welche?

Bild: freddy bei flickr.com (CC BY-SA 2.0)

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