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11.06.09

Ablage im Griff (2): Standard-Hängemappen

Wie in Teil 1 unserer Serie zu Ablagesystemen bereits ausgeführt, wollen Ivan und ich am eigenen Beispiel testen, wie gut wir mit den verschiedenen Ablagesystemen klarkommen. Heute will ich den Klassiker vorstellen: Hängemappen. Wir setzen sie beispielsweise in meiner Firma alpha-board, einem Berliner Dienstleister für Elektronik-Design und Leiterplatten, für die Bearbeitung und Ablage aller unserer Aufträge ein.

Wie sieht eine Hängemappe aus?

Hängemappen (auch Hängeregistraturen genannt) gibt's bei jedem Versand oder Schreibwarenladen. Sie kommen im Format A4 daher und sind meist aus Recycling-Karton, der mit 175-230 g/m² ordentlich was aushält. Dazu gibt's Reiter und Beschriftungsschilder, die man in die an der oberen Kante vorgesehenen Löcher einrasten kann. Es gibt vertikale und laterale Hängemappen, die sich darin unterscheiden, wie man sie befüllt und wo man sie aufhängt.

Links und rechts sind Stoffbänder angeklebt. So kann seitlich nichts aus der Mappe rausfallen, man kann die Mappe aber auch nicht aufschlagen wie einen Hefter und darin blättern. Das soll man aber auch nicht: in Hängemappen werden lose Blätter gesammelt. Das beschleunigt die Ablage. Will man sich die Mappe anschauen, holt man alle Blätter raus und legt sie vor sich hin.

25 dieser Mappen kosten etwa 12 Euro. Dazu kommen dann noch die Ausgaben für die Kiste, den Schubladenschrank oder einen anderen Ort für die Mappen.

Was braucht man also außer den Mappen:

  • Reiter und Schildchen zum Beschriften jeder Hängemappe
  • Ordnerboxen zum Abstellen auf dem Tisch oder im Schrankfach
  • Regale oder Wandschränke zur Aufbewahrung
  • Registraturwagen (zum Umherkarren mehrerer Akten oder für mobile Arbeitsplätze)

Einsatzbeispiel: Hängemappen im Büro

Sobald eine Anfrage zu einem Auftrag wird, legen wir dafür eine Hängemappe an. Da kommen alle bereits angesammelten Schriftstücke etc. hinein. Laufende Projekte kommen in unseren offenen Wandschrank (siehe Bildergalerie). Falls sich jemand fragt, wofür die Farben stehen: Das hat mich auch beschäftigt. Meine Nachfrage hat ergeben, dass es so "besser, also nicht so langweilig" aussehe. Ein Schema gibt es nicht, aber diese Idee kann man natürlich aufgreifen. Unterschiedliche Farben stünden dann für unterschiedliche Projekttypen oder so.

[photos title="Anwendungsbeispiel: Hängemappen in meiner Firma"]

Während der Bearbeitung der Projekte landen die meist in Stapeln auf dem Schreibtisch des Bearbeiters (s. Bild). Ich bin begeistert von der Idee Lean Management, aber im Büro sind wir noch nicht soweit. Wir arbeiten mit Stapeln, die größer sind als "1". Die Stapel werden abgearbeitet und wandern dann oft von Schreibtisch zu Schreibtisch.

Am linken hinteren Ende kann man noch sehen, warum man Hängemappen so nennt: Für die Rückwand unseres Schreibtischsystems gibt es solche Hängemappenhalter. Der Mitarbeiter in diesem Bild hängt da immer die Mappen auf, die er öfter mal braucht oder länger in Bearbeitung hat. (Ich glaube, da hängen die Reklamationen, die er bearbeitet).

Sind die Projekte fertig bearbeitet, landen die Mappen in alphabetischer Ordnung im Wandschrank. Dort bleiben sie bis zum nächsten Folgeauftrag. Oder bis zu dem Tag, an dem die Fächer ausgemistet werden: Jedes Jahr einmal werden sehr alte Projekte, die lange nicht mehr liefen (oder wo die Kunden zwischenzeitlich insolvent gegangen sind), in den Keller ausgelagert. Dort verschwinden sie in passenden Pappboxen.

Bei Rahmenverträgen beschreiben wir auch die Mappen selber. Die noch im Lager vorhandene Menge wird auf die Außenseite geschrieben. Geht Ware ab, wird das vermerkt: Wieviel geht ab, wieviel ist noch da, wann, wer? So sieht man bereits von außen alles Wichtige auf einen Blick (sobald man die Mappe aus dem Regal holt).

Reklamationen oder sonstige Besonderheiten sind durch farbliche Reiter gekennzeichnet. So fällt das leichter auf, und die Mitarbeiter können die Besonderheit nicht übersehen.

Vor- und Nachteile

Die Konstruktion von Hängemappen bietet Vor- und Nachteile. Zwar kann man Hängemappen wunderbar aufhängen, allerdings passen sie wegen der Überlänge der Aufhängeleisten nicht immer in jeden Aktenkoffer. Und irgendwann will man ja jede Akte mal irgendwo hin mitnehmen, und sei's in den Keller. Die Hängeleisten sorgen auch dafür, dass die Stärke der Hängemappen wohl dickere Lose-Blatt-Sammlungen sind. Bewahrt man nämlich nur wenige oder ein Blatt in jeder Hängemappe auf, verbraucht diese Konstruktion mit den Hängeleisten viel Platz.

Größere Lose-Blatt-Sammlungen kommen aber auch leicht durcheinander. Will man seine Unterlagen nun doch chronologisch oder bürokratisch (also umgekehrt chronologisch) ordnen, und sicherstellen, dass sie nicht durcheinander geraten, so wird man wohl oder übel Aktendullis verwenden. So hat man zwar die Reihenfolge im Griff (was bei größeren Lose-Blatt-Sammlungen wichtig sein kann), verliert aber den größten Vorteil einer Lose-Blatt-Sammlung. Denn nun muss man wieder abheften.

Am oberen Rand der Mappe befestigt man Reiter mit Schildchen. Dadurch weiß man sofort, was die Mappe enthält - das macht jede Mappe leicht auffindbar. Nachteilig ist, dass die Reiter nur fünf Positionen kennen. So lässt sich zwar auch eine alphabetische Ordnung herstellen (auf dem Bild der Mappe sieht man, wie die Buchstaben verteilt sind), aber die Buchstaben springen. Somit auch die Reiter. Auf dem Bild unseres Wandschranks sieht man, dass bei uns die Reiter sogar wahllos gesetzt werden. Dadurch aber verdecken sie sich manchmal, was die Auffindbarkeit nicht erleichtert.

Ein weiterer Vorteil: Der grobe Karton hält was aus. Dafür sieht er etwas trist aus. Zumindest die Hängemappen, die bei uns im Unternehmen zum Einsatz kommen, sind alle in genormtem Amts-Hellbraun. Aber es gibt auch andere Farben.

Von all den Systemen, die wir in unserer Serie testen wollen, sind die Hängemappen noch am preiswertesten.

Beurteilung

Wenden wir das von Ivan vorgeschlagene Beurteilungssystem auf Hängemappen an:

  • Immer in Reichweite: Ja - Man kann sich die Hängemappen auf den Tisch legen oder in Boxen hängen. Es gibt passende Schränke, die die leichte Auffindbarkeit der Mappen unterstützen.
  • Genug Platz für neue Dokumente: Kommt drauf an, wie man sich das organisiert. Man sollte in Boxen und Wandschränken immer etwas Platz lassen, damit man noch weitere Mappen dazu packen kann. Es gibt unterschiedlich dicke Mappen. Notfalls sollte man eine dicke, überfüllte Mappe aber lieber aufsplitten in mehrere dünne Mappen.
  • Flexibel und umsortierbar: Ja - jede einzelne Mappe lässt sich schnell und einfach umsortieren. Der Vorteil von Lose-Blatt-Sammlungen ist ja, dass man Dokumente leicht hineinpacken und herausnehmen kann. Dasselbe gilt für passende Schränke und Regalsysteme.
  • Kosten: Mit 12 Euro für 25 Mappen ist das System sehr preiswert. Ein Einsteigerset wird man bereits für unter 100 Euro zusammen kriegen.
  • Schnell Dokumente wieder finden: Kommt drauf an - die Reiter erlauben nur wenige Positionen oder rutschen frei verschiebbar hin und her. So verdecken sie sich manchmal. Die Mappen sind am ehesten für größere Blattsammlungen geeignet - nutzt man dann Aktendullis zur Ordnung, erschwert man die Auffindbarkeit und das Hantieren.

Fazit

Im Büro sind wir zufrieden mit dem Hängemappensystem und möchten es nicht missen. Ihr geringer Preis ist ein Pluspunkt. Insgesamt gesehen sind solche einfachen Hängemappen wie hier beschrieben ein Schritt in die richtige Richtung, wenn man seine Dokumente in den Griff bekommen will. Es gibt aber auch einige Probleme, die sich mit diesen Mappen nur schwer lösen lassen. Sie eignen sich kaum dafür, mit auf Dienstreise zum Kunden zu gehen, sie verbrauchen etwas Platz und eignen sich daher kaum für fein unterteilte Ablagen, und die Beschriftung mit den Reitern ist nicht ideal gelöst. In den weiteren Folgen unserer Serie werden wir sehen, ob andere Systeme diesen Problemen besser begegnen.

Alle bisher erschienenen Artikel der Serie "Ablage im Griff":

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