Papier, Papier, wohin das Auge blickt - sieht es auf Ihrem Schreibtisch, in Ihrem Regal, in Ihrem Büro so aus, als ob der Papierkram die Hauptrolle spielt? Dann wird es Zeit, die tägliche Flut an Dokumenten einzudämmen. Ihr Ziel muss lauten: mit einer effizienten Dokumentenverwaltung zum papierlosen Büro oder auch mit einem sinnvollen Dokumentenmanagement zu mehr Effizienz in Ihrem täglichen Arbeitsablauf. Informieren Sie sich jetzt über die Vorteile, die Ihnen eine durchdachte Dokumentenverwaltung bietet, sparen Sie Zeit und schonen Sie Ihre Nerven!

Weniger Stress, mehr Effizienz mit guten Tipps für Ihr Dokumentenmanagement

Es geht darum, die Menge an Dokumenten, mit der Sie zu tun haben, sinnvoll in den Griff zu bekommen. Dafür können Sie bewährte Strategien nutzen. Als sehr praktisch erweist sich eine Dokumentenmanagement Software, die Ihnen perfekte digitale Lösungen bietet. Damit gelingt es, Unterlagen blitzschnell zu finden. Die Aufbewahrung wird ebenfalls erheblich vereinfacht.

Ab auf die Festplatte oder in die Cloud - der richtige Platz für Dokumente

Arbeiten Sie noch mit Ablagekörbchen? Schieben Sie das Abheften von Dokumenten immer wieder hinaus? Dann kennen Sie sicher auch das Problem, dass Sie wichtige Dokumente nicht oder nur mit viel Zeitaufwand finden. Eine gute Dokumentenmanagement Software kann Ihnen einen Großteil dieser Arbeitsabläufe abnehmen. Was Sie selbst tun müssen: Eine erste Auswahl treffen und unwichtige Papiere sofort entsorgen. Alle anderen Dokumente werden eingescannt und digital verwaltet. Als Speicherplatz bietet sich die Festplatte, der Firmenserver und/oder die Speicherung in einer Cloud an. Anbieter wie YCOM unterstützen Sie mit einer Dokumentenmanagement Software, die zu Ihren Bedürfnissen passt. Sie finden perfekte Lösungen, die Ihren Arbeitsalltag wesentlich einfacher gestalten.

Praktische Funktionen einer guten Dokumentenmanagement Software

Wichtig ist vor allem, dass jedes digital gespeicherte Dokument rasch wieder auffindbar ist. Selbstverständlich können Sie die Thematik auch selbst in Angriff nehmen. Dazu scannen Sie jedes Dokument ein und geben ihm einen aussagekräftigen Namen. Im nächsten Schritt überlegen Sie, wie viele Ordner und Unterordner Sie brauchen. Sie richten Ordner für Anfragen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und mehr ein.

Auch andere Dokumente müssen verwaltet, gespeichert und gesichert werden. Denken Sie an Unterlagen für den Steuerberater und das Finanzamt, an Planungsunterlagen und persönliche Dokumente - die Liste ist endlos. Und wie sieht es überhaupt mit den Aufbewahrungsfristen aus? All diese Herausforderungen löste eine Dokumentenmanagement Software für Sie!

Problemloses Einscannen für eine effiziente Dokumentenverwaltung

Das Einscannen sollte reibungslos und schnell vonstattengehen, wenn Sie ein gutes Dokumentenmanagement anstreben. Achten Sie darauf, dass Sie Ihren vorhandenen Scanner nutzen können. Alles Weitere erledigt die Dokumentenmanagement Software für Sie.

Fast alles, was eingescannt wird, benötigt keinen separaten Lagerplatz mehr. Sie sparen damit also nicht nur Zeit, sondern auch Platz. Übervolle Aktenschränke und Archive sind nicht mehr zeitgemäß, die digitale Speicherung sorgt für Ordnung und Übersichtlichkeit.

Sichere Speicherung und schneller Zugriff auf benötigte Dokumente

Der Schutz aller Daten ist immens wichtig. Es muss gewährleistet sein, dass alle eingescannten Dokumente (und auch Dokumente, die per Mail oder über andere Medien bei Ihnen eintreffen) geschützt und sicher aufbewahrt werden. Sinnvoll ist eine doppelte Speicherung, ebenso müssen regelmäßige Backups gemacht werden. Vertrauen Sie bei der Sicherung auf automatisierte Abläufe.

Ebenso entscheidend sind die Filter- und Suchfunktionen. Ein effizientes Dokumentenmanagement ist in der Lage, Dateien nach diversen Kriterien zu sortieren. Sinnvoll sind zum Beispiel Wiedervorlage Funktionen und die Möglichkeit, Prioritäten zu setzen. Außerdem ist der schnelle Zugriff wichtig, damit Sie jederzeit das benötigte Dokument zur Verfügung haben.

Variable Zugriffsmöglichkeiten

Über die Zugriffsberechtigung können Sie steuern, wer Zugriff auf welche Dokumente hat. Sie können Zugriffsmöglichkeiten erweitern und einschränken. Damit haben Sie die Sicherheit, dass Ihre Mitarbeiter nur in dem von Ihnen genehmigten Rahmen Einblick in die gespeicherten Dokumente haben. Eine weitere Funktion ist die Unterscheidung in Ansichtsfunktion und Bearbeitungsfunktion.

Wenn Sie eine Dokumentenverwaltung nutzen, die Ihre Dokumente in einer Cloud speichert, sind Sie nicht nur zeitlich unabhängig, sondern auch räumlich. Mit der entsprechenden Zugangskennung haben Sie von jedem Ort aus die Möglichkeit, auf Ihre Dokumente zuzugreifen. Diese Option können Sie auch Ihren Mitarbeitern oder anderen Personen einräumen.

Aufgeräumter Schreibtisch - effizienteres Arbeiten!

Mit einer leistungsfähigen Dokumentenverwaltung gehört die lästige Sucherei endgültig der Vergangenheit an. Ob während der täglichen Arbeit im Büro oder im Home-Office, bei einem Meeting mit Kollegen oder bei Verhandlungen mit Lieferanten, Kunden und Geschäftspartnern: Die Dokumente, die Sie brauchen, stehen Ihnen sofort und unkompliziert zur Verfügung. Die Struktur ist übersichtlich, Sie verschwenden keine Zeit mehr mit Suchen. Eine gute Dokumentenmanagement Software ist somit im modernen Alltag unverzichtbar. Die digitale Speicherung kann für alle Arten von Dokumenten genutzt werden. Beachten Sie dennoch, dass bestimmte Unterlagen in Originalform aufbewahrt werden müssen. Die Dokumentenverwaltung mithilfe einer Software ist für Unternehmen unverzichtbar, aber auch für Privatpersonen eine zeitsparende und effiziente Hilfe.

Die Vorteile einer perfekten Dokumentenverwaltung und der entsprechenden Software auf einen Blick:

• Sichere Aufbewahrung
• Sorgfältiger Datenschutz
• Schneller und flexibler Zugriff
• Platz- und Zeitsparend
• Kostensparend