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Buchhaltung 4.0 – Digitalisierung und Automation als Heilsbringer!

Zeit und Geld sparen – die Wunschvorstellung eines jeden Unternehmers. Die unternehmenseigene Buchhaltung ist ein mögliches Mittel, durch das man die beiden knappen Ressourcen schonen kann.

Der Begriff Industrie 4.0 ist aktuell omnipräsent und meint intelligente, digital vernetzte Systeme, mit denen eine selbstorganisierte Produktion möglich wird.

Das buchhalterische Pendant dazu ist die sogenannte Buchhaltung 4.0. Um von dieser Entwicklung zu profitieren, erfordert es aus Unternehmenssicht vor allem eines: Mut zur Veränderung.

Was sich hinter dem Schlagwort Buchhaltung 4.0 verbirgt und wie das Ganze funktioniert, wird in diesem Beitrag vorgestellt.

Buchhaltung im Wandel

Jedes Unternehmen benötigt die Buchhaltung. Nicht nur von Seiten der Rechtsprechung ist sie in Form der Pflicht zur Erfassung der Geschäftsvorfälle notwendig. Die Buchhaltung ist auch elementarer Bestandteil, um betriebliche Statistiken (z.B. Bilanzkennzahlen, Selbstkosten) zu ermitteln und unternehmerische Entscheidungen zu treffen.

Buchhalter – ein aussterbendes Berufsbild?

Man merkt also schnell: Ohne Buchhaltung funktionieren Unternehmen nicht, ohne Buchhalter hingegen schon – dank digitaler Buchhaltung! Die ganzen Buchhaltungsaufgaben müssen nicht länger von festangestellten oder freiberuflichen Mitarbeitern bewältigt werden. Ein Großteil der Buchhaltungsarbeit kann heute von der IT automatisiert erledigt werden.

Wenig verwunderlich erscheinen da die Prognosen einer Studie der Oxford-Universität in England, die bereits im Jahr 2013 erhoben wurde. In Zukunft sollen bis zu 98 % aller Buchhaltungsberufe durch Automatisierung/Computerisierung entweder überflüssig werden oder sich zu mindestens einem starken Wandel unterziehen.

Personalkosten sparen

Das klassische Berufsbild stirbt folglich aus. Buchhalterische Expertise wird zukünftig bei komplexen Angelegenheiten von Interesse sein. Den Rest übernimmt dank künstlichere Intelligenz entsprechende Software und erleichtert Unternehmern den Arbeitsalltag.

Was das für Konsequenzen hat? Personalkosten können im Bereich Buchhaltung eingespart werden.

Veraltete Buchhaltung – viele Probleme

In einigen Unternehmen wird die Buchhaltung nach wie vor nach folgendem Schema ablaufen:

In einem Pendelordner werden Papierbelege abgelegt. Falls eine Rechnung in digitaler Form vorliegt, muss sie erst ausgedruckt werden und landet ebenfalls im Ordner, der spätestens zum Quartalsende beim Buchhalter liegen muss.

Der Buchhalter kann sich erst dann an die Digitalisierung der Belege machen und mit der Übertragung in das unternehmenseigene EDV-System beginnen. Ist dies geschehen, erfolgt die betriebswirtschaftliche Auswertung, auf dessen Grundlage unternehmerische Entscheidungen getroffen werden können.

Schwachstellen dieses Systems? Ohne großen Aufwand lassen sich verschiedene Problembereiche herausarbeiten:

  1. Bis zur Digitalisierung durch den Buchhalter liegen die Daten nur in einfacher Form vor. Werden nach Weitergabe des Pendelordners Informationen über aktuelle Rechnungen und Belege benötigt, müssen diese im Buchhaltungsbüro eingeholt werden, was sich wohlwollend „etwas kompliziert“ und „umständlich“ bezeichnen lässt.
  2. Digitale Belege auszudrucken, ist ebenso wie ausgedruckte Belege zu digitalisieren unsinnig. Von einem Medienbruch wird in diesem Kontext gerne gesprochen. Zeitverlust und erhöhter Personalaufwand sind die Folge.
  3. Papierrechnungen wurden vom Lieferanten oder Geschäftspartner ursprünglich digital erstellt und müssen vom eigenen Buchhalter erneut digitalisiert werden.
  4. Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) kann leider erst im Anschluss an die Digitalisierung der Belege zum Quartalsende erfolgen. Kurzfristige unternehmerische Entscheidungen auf Grundlager entsprechender betrieblicher Statistiken? Fehlanzeige! Unternehmerische Intuition ist dauerhaft gefragt. Ob das auf lange Sicht gut geht, ist fraglich.

digitale Buchhaltung – viele Lösungen

Buchhaltung 4.0 setzt genau an den Schwachstellen des veralteten Buchhaltungssystems an. Durch Digitalisierung und Automation wird das System optimiert und als netten Begleiteffekt speckt die Buchhaltung eines Unternehmens personell nicht nur kräftig ab, sondern beim gesamten Buchhaltungsprozess lässt sich auch eine erhebliche Zeitersparnis feststellen.

Grundlage, um Buchhaltung 4.0 betreiben zu können, ist eine entsprechende Buchhaltungssoftware. Diese unterstützt je nach Funktionsumfang den Buchhalter entweder in Teilen oder übernimmt komplett seine Aufgaben. Kinderleicht kann dadurch der Firmenchef selbst Buchhaltungsaufgaben bewältigen, ohne sein Kerngeschäft zu vernachlässigen.

Buchhaltung 4.0 kann somit vieles sein. Einige Basics sollte die zugehörige Buchhaltungssoftware aber in jedem Fall haben damit die Kriterien moderner Buchhaltung erfüllt sind…

Angebote und Rechnungen im Handumdrehen erstellen

Angebot, Auftrag und schließlich die Rechnung. Egal wie groß ein Unternehmen ist, in der Regel läuft der Buchhaltungsprozess nach diesem Schema ab.

Das viel Zeit durch das manuelle Erstellen von Angeboten und Rechnungen mit entsprechende Universalprogrammen (MS Word, MS Excel, Abobe InDesign…) verloren geht, lässt sich nur schwer von der Hand weisen.

Angenehmer ist es, wenn die Erstellung von Rechnungen und Angeboten automatisiert abläuft. Textvorlage (Begrüßungstext und Schlussformel) einmalig eingeben, Kunde und Produkt oder Dienstleistung aus der integrierten Datenbank auswählen. Fertig.

Aus den Daten erstellt das digitale Buchhaltungsprogramm Angebot oder Rechnung. Weniger als eine Minute nimmt dieser Prozess bei entsprechender Routine in Anspruch.

Und wie geht es weiter? Direkt aus dem System wird das erstellte Dokument per Post oder E-Mail an den Kunden verschickt oder ganz einfach ausgedruckt oder gedownloadet.

Belegerkennung – die Software denkt mit

Belege in einem Pendelordner zu sammeln, ist unhandlich, arbeitsintensiv und darüber hinaus nicht wirklich umweltfreundlich. Buchhaltung 4.0 hat diese Problematik erkannt.

Moderne Buchhaltung sammelt Belege und Eingangsrechnungen ausschließlich digital. Da Papierrechnungen ohnehin digital erstellt wurden, ist es legitim diese beim Kunden in digitaler Form einzufordern. Hat man die entsprechenden Dokumente erhalten, erledigt die Buchhaltungssoftware den Rest. Per Drag & Drop die Daten vom Computer in das Programm leiten oder direkt eine Schnittstelle zum Mailprogramm einrichten. Im letzteren Fall erfolgt die Weiterleitung der Belege jeweils beim Eingang in das E-Mailpostfach.

Im System angekommen, werden die Belege dank künstlicher Intelligenz (KI) analysiert. Dadurch wird eine automatische Kategorisierung und Verbuchung ermöglicht.

KI heißt in diesem Zusammenhang, dass das System dazu lernt. Die Zuverlässigkeit bei der Verbuchung zukünftiger Belege steigt im Laufe der Zeit.

Und was passiert, mit Papierrechnungen von Lieferanten, die nicht bereit sind Dokumente digital weiterzuleiten? Liegt die Rechnung eines Lieferanten oder Partners ausgedruckt vor, wird die Rechnung über eine Mobil-App digitalisiert. Der entsprechende Beleg muss lediglich abfotografiert werden. Die Einspeisung und korrekte Verbuchung ins System geschieht ohne weiteres Zutun.

Bankschnittstelle für ein integriertes Online-Banking

Rechnungen überweisen und Kontoauszügen überprüfen. Beides gehört du den täglichen Routinen eines Unternehmens. Bei kleinen Unternehmen darf sich der Chef selbst damit herumärgern, bei Mittelständlern erledigt das der Buchhalter. Fakt ist, dass Geschäftskonto muss man im Blick behalten. Das Problem daran? Viel Zeit geht verloren.

Buchhaltung 4.0. kann einem in diesem Kontext ein Gros der Arbeit abnehmen. Dank einer entsprechenden Schnittstelle zur Geschäftsbank können Überweisungen von fälligen Rechnungen automatisch getätigt werden.

Durch das System werden neben Auszahlungen ebenso Einzahlungen erfasst. Über die passende Rechnungs- oder Referenznummer werden die zugehörigen Ausgangsrechnungen von „fällig“ auf „bezahlt“ geändert. Gleichzeitig findet die Verbuchung der zugehörigen Debitorennummer statt.

Lästiges und zeitintensives Überprüfen von Kontoauszügen gehört damit der Vergangenheit an. Die Software verschafft dir einen perfekten Überblick über alle Ein- und Ausgangsrechnungen.

Eine Bankschnittstelle sollte sich übrigens mit allen gängigen Privat- und Geschäftsbanken einrichten lassen.

Archivierung und Suche

In Zeiten von Cyberkriminalität besteht beim Buzzword Digitalisierung bei Unternehmern die Angst: „Sind meine Daten wirklich sicher?“ Ja, das sind sie. Da die neue Form der digitalen Buchhaltung neue Richtlinien bezüglich der ordnungsgemäßen Aufbewahrung der Daten mit sich bringt, muss sich moderne Buchhaltung an gewisse „Spielregeln“ halten. Diese „Spielregeln“ sind in Deutschland im GoBS (=Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) aufgeführt.

Buchhaltungssoftware im Zuge von Buchhaltung 4.0 archiviert alle Belege nach aktuellen Standards rechtssicher in einem Rechenzentrum. Zu jeder Zeit kann somit nach Belegen gesucht und Daten offengelegt werden. Der Unternehmer erspart sich die (mühsame) Kommunikation mit dem Buchhalter, um an etwaige Informationen zu gelangen.

automatische Umsatzsteuer-Voranmeldungen

Auch an die Anmeldung der Umsatzsteuer wurde bei Buchhaltung 4.0 gedacht. Sofern alle umsatzsteuerrelevanten Daten bereits im Buchhaltungssystem angelegt sind, kann man die USt-Voranmeldung über eine Schnittstelle direkt an das Finanzamt schicken. Sind die Daten stets aktuell, kann man sich die lästige Dauerfristverlängerung sparen.

Fortschritt anstelle von Stagnation

Buchhaltung 4.0 ist eine Weiterentwicklung des klassischen Buchhaltungssystems. Die Schwachstellen des alten Systems wurden aufgedeckt und konsequent an einer Verbesserung gearbeitet. Als Resultat bekommt man heute als Unternehmer einen digitalen Buchhaltungsassistenten an die Seite gestellt.

Buchhalter von Morgen

Buchhaltungssysteme mit entsprechender Buchhaltungssoftware werden zukünftig viele Aufgabe des Buchhalters übernehmen. Dadurch wird sich das Berufsbild von Buchhaltern wandeln. Viele Routineaufgaben können durch Buchhaltung 4.0 stark vereinfacht oder aber komplett automatisiert werden. Kleinunternehmer profitieren von diesem Umstand und können zukünftig ohne tiefergehende Expertise die Buchhaltung selbst bewältigen.

Bei größeren Unternehmen stehen Buchhalter vor neuen Herausforderungen. Hinzu kommen zukünftig Tätigkeiten im Bereich der digitalen Datenpflege und der Überwachung & Kontrolle.

Unabhängig davon werden komplexe Buchungen auch in Zukunft bei jeder denkbaren Unternehmensgröße die Expertise von Buchhaltern und Steuerberatern erfordern.

Umdenken erforderlich

Warum ein neues System implementieren, wenn das alte System nach wie vor funktioniert? Diese Argumentationsstruktur hat kurzfristig betrachtet sicherlich ihre Berechtigung. Bei längerfristiger Betrachtung werden die Vorteile der Buchhaltung 4.0 jedoch überwiegen:

  1. Personalkosten können reduziert werden. Bei Kleinunternehmern ist kein zusätzlicher Buchhalter notwendig, Mittelständler und größere Unternehmen können Personalkosten reduzieren.
  2. Digitalisierte Buchhaltung schont die Umwelt und senkt gleichermaßen Materialkosten in Form von Papier, Drucker, Ordner und Toner.
  3. Durch die Automatisierung der Buchungsvorgänge findet eine erhebliche Zeitersparnis statt.
  4. Betriebliche Auswertungen können tagesgenau erstellt werden und unterstützen jederzeit den Unternehmer bei Entscheidungen.
  5. Verschiedene Systeme (Belegerfassung, Rechnungen schreiben, Archivierung…) werden zu einem Gesamtsystem zusammengefasst.

Buchhaltung für Selbstständige und Freiberufler

Bei der Buchhaltung 4.0 geht es darum Routineaufgaben zu automatisieren und zu digitalisieren. Ein Schritt, der die Ressourcen Zeit und Geld nachhaltig schont und es gleichzeitig ermöglicht sich als Unternehmer auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren.

Vielschichtiger Markt

Und die passende Buchhaltungssoftware? Der Markt bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten. Vorneweg muss man sich als Unternehmer über die eigene Unternehmensstruktur im Klaren sein.

Ein großes Unternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitern hat andere Ansprüche als ein Mittelständler. Startups, Freiberufler und Selbständige sind mit der Buchhaltungssoftware sevDesk gut versorgt. Eine zeitgemäße Buchhaltung ist mit sevDesk gewährleistet. Das bedeutet: Automatisierung und Digitalisierung unter Einhaltung sämtlicher gesetzlicher Richtlinien.

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