In der Regel sind solche kostspieligen Prozesse jedoch vermeidbar, wird neben dem Inhalt auch die Form beachtet, in der ein solches Zeugnis zu erteilen ist.
Auch der ausdrücklich erklärte Verzicht auf ein Arbeitszeugnis ist unwirksam!
Zunächst einmal bleibt festzuhalten, dass der Arbeitnehmer vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht auf seinen Anspruch auf Zeugniserteilung verzichten kann. Wie auch immer Sie sich mit Ihrem Mitarbeiter – ggf. auch vor Gericht – einigen, einen Verzicht des Arbeitnehmers auf Erteilung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses können Sie aus keiner seiner Äußerungen oder schriftlichen Formulierungen ableiten.
Ob dies nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses möglich ist, ist streitbar und von den Gerichten nicht abschließend geregelt. Daher begeben Sie sich jedenfalls auf die sichere Seite, wenn Sie die Erteilung eines Zeugnisses zumindest sorgfältig vorbereitet haben.
Neben dem Inhalt sind auch der Form nach eine Vielzahl an Erfordernissen zu beachten. Eine abschließende Auflistung ist auch an dieser Stelle nicht möglich, da die Erfordernisse unter anderem auch von den Gepflogenheiten des jeweiligen Unternehmens abhängen. Dennoch gibt es ein paar grundsätzliche Regeln, die hier einmal genauer betrachtet werden sollen.
Bleiben Sie sich treu!
Grundsätzlich gilt: Ist die Form, die Sie bislang den Zeugnissen zugrunde gelegt haben, nicht angegriffen worden, bleiben Sie dabei! Allein dass ein Zeugnis sich der Form nach erkennbar von anderen Zeugnissen unterscheidet, kann den Arbeitnehmer zu einer Klage veranlassen, da darin ein versteckter Hinweis wie zum Beispiel die Distanzierung des Arbeitgebers vom Zeugnisinhalt gesehen werden könnte.
Gleiches gilt für die Schrift. Die meisten Arbeitszeugnisse werden inzwischen mit dem Computer erstellt. Bleiben Sie möglichst bei einem Schrifttyp und derselben Schriftgröße.
Bleiben Sie Ihrer Unterschrift treu! Wenn Sie üblicherweise mit Ihrem vollen Namen unterschreiben, bleiben Sie dabei. Kürzen Sie Ihren Vornamen ab, schreiben Sie Ihn keinesfalls einmalig aus. Umgekehrt gilt natürlich das gleiche.
Auch hierin könnte ein versteckter Hinweis vermutet werden, ebenso wie in einer abweichenden, unüblichen Größe der Unterschrift. Erst recht darf die Unterschrift nicht fehlen!
Treten Sie bei der Vertretung nicht daneben!
Kann das Arbeitszeugnis aufgrund der Größe des Unternehmens oder sonstiger Umstände nicht von der Geschäftsführung unterschrieben werden, darf in Vertretung des Arbeitgebers das Zeugnis grundsätzlich auch entsprechend den allgemeingütigen internen Vertretungsregelungen von Angestellten unterschrieben werden. Jedoch müssen sich diese in leitender und erkennbar höherer Position befinden als der zu beurteilende Mitarbeiter.
Etwas anderes gilt bei leitenden Angestellten. Bei einem leitenden Angestellten, der der Geschäftsleitung unmittelbar unterstellt war, muss das Zeugnis von einem Mitglied der Geschäftsführung unterzeichnet sein und der Unterzeichner im Zeugnis auf seine Position als Mitglied der Geschäftsführung hinweisen.
Sauber und ordentlich – auch auf den zweiten Blick!
Verwenden Sie einwandfreies und haltbares Qualitätspapier.
Wenn Sie üblicherweise Geschäftspapier verwenden, so gilt ein Zeugnis nur dann als ordentlich, wenn es auf Firmenpapier geschrieben ist.
Stellen Sie das Zeugnis so ordentlich aus, wie Ihnen dies bei Anwendung größter Sorgfalt möglich ist.
Das Zeugnis sollte insbesondere sauber und ordentlich geschrieben und frei von Tippfehlern sein. Es darf weder Ver- oder Ausbesserungen enthalten, noch Radierungen oder Unkenntlichmachung von Text durch Korrekturflüssigkeit oder ähnlichem.
Erst recht darf das Arbeitszeugnis keine Flecken oder Schmierspuren enthalten. Dies gilt auch, wenn es sich um ein Unternehmen handelt, bei dem die Arbeit üblicherweise nicht ohne Verschmutzung auszuführen ist, wie zum Beispiel in Werkstätten.
Jedwede Zeichen, also Kringel, Haken etc. stellen ausreichende Gründe für den Arbeitnehmer dar, das Arbeitszeugnis anzugreifen.
Origami ist zulässig, aber nur als Hobby!
Auch wenn Sie Origami – die japanische Kunst des Papierfaltens – fasziniert, hat diese beim Arbeitszeugnis nichts zu suchen. Wird das Zeugnis mit der Post versendet, darf es nur soweit wie nötig gefaltet werden, um in einem handelsüblichen, ordentlichen und ausreichend großen Briefumschlag Platz zu finden. Sind von dem Zeugnis aufgrund von Falzungen des Originals keine Kopien zu fertigen, ohne dass sich diese abzeichnen, entspricht das Zeugnis ebenfalls nicht den Erfordernissen, wie Sie vom Bundesarbeitsgericht gefordert werden.
Wie eingangs bereits erwähnt, kann diese Auflistung nicht den Anspruch auf Vollständigkeit erheben, da immer auch die Gepflogenheiten des jeweiligen Unternehmens zu berücksichtigen sind. Folgen Sie den gemachten Ausführungen, kommen Sie dem formal korrekten Arbeitszeugnis aber jedenfalls einen Schritt näher.
Dr. Susanna Lange ist Rechtsanwältin mit dem Tätigkeitsschwerpunkt Arbeitsrecht und seit über 10 Jahren in verschiedenen Funktionen im Personalwesen tätig
