Wenn Fehler bei einer Sozialversicherungs-Betriebsprüfung aufgedeckt werden, zieht das empfindliche Strafen nach sich. Daher ist von einer manuellen Lohn- und Gehaltsabrechnung abzuraten. Lohnprogramme sind dagegen ideal, um sowohl den Aufwand als auch die Risiken zu minimieren.
Bei der Wahl zwischen den unterschiedlichen Produkten sollte man auf folgende Dinge Wert legen:
Regelmäßige Updates
Gesetzliche Regelungen ändern sich. Was gestern noch geltendes Recht war, kann heute schon veraltet sein. Wenn Lohnabrechnung nicht die Kernkompetenz oder Leidenschaft des Unternehmers ist, kann es schnell passieren, dass man eine Gesetzesänderung nicht mitbekommt. Das kann fatale Folgen haben, wenn man beispielsweise nicht die richtigen Beiträge an die Sozialversicherungsträger abführt. Eine spezialisierte Software berücksichtigt auch unterjährig mit Aktualisierungen die Gesetzesänderungen und integriert sie in das Programm, so dass man stets auf dem aktuellen Stand ist. Daher sollte man, bevor man sich für eine Softwarelösung entscheidet, klären, wie oft Updates kommen und ob sie im Kaufpreis mit enthalten sind.
Schnittstellen zu Banken, Ämtern und Behörden
Mit entsprechenden Funktionen der Software kann viel Zeit und damit auch Geld eingespart werden. Eine aktuelle Lohnsoftware besitzt Schnittstellen, um automatisch Überweisungen oder Anmeldungen bei diversen Behörden zu tätigen. Diese gewährleisten eine zuverlässige Datenübermittlung an das Finanzamt, an die Krankenkasse, die Rentenversicherung oder auch die Agentur für Arbeit. Zudem wird auch der Lohn oder das Gehalt pünktlich auf das Konto der Mitarbeiter überwiesen.
Checklisten und Vorlagen
Dank umfassender Checklisten, Vorlagen und Beispiele fällt es dem Unternehmer leicht, sich in die Materie einzufinden. Konkrete Beispiele machen verständlich, was sich hinter den Fachbegriffen verbirgt und was zu beachten ist. Mit gut strukturierten Checklisten wird es einfach, alle erforderlichen Punkte zu beachten. Mit passenden Vorlagen für zusätzliche Angaben wie Reisekostenabrechnungen werden Fehlerquellen beseitigt und der Aufwand minimiert. Bei den Mustertexten sollten Vorlagen für die unterschiedlichen Typen von Arbeitsverträgen, Gehaltsbescheinigungen und Kündigungen vorhanden sein. Fehlen diese, muss man sie sich noch zusätzlich auf anderem Weg besorgen. Ein rechtlicher Laie sollte auf keinen Fall versuchen, selbst Vereinbarungen aufzusetzen, denn das kann im Falle eines Rechtsstreits schnell teuer werden.
Zusätzliche Module
Bevor man sich für eine Lösung entscheidet, sollte man auch prüfen, ob die Software zusätzlichen Module hat. So ist eine Zeiterfassung oder auch ein Urlaubsplaner durchaus hilfreich, um den Überblick zu behalten, wann welcher Mitarbeiter im Haus ist oder wie die Arbeitsauslastung ist. Auf diese Weise hat man auch die Überstunden im Griff und kann abschätzen, wann es Sinn macht, den Personalstamm zu vergrößern.
