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19.07.18

Rechnungen

Elektronische Rechnungen: Was sind die Anforderungen?

2017 ergab eine Studie, dass die Hälfte der Unternehmen digitale Rechnungen gegenüber klassischen Papierrechnungen bevorzugt. Allerdings herrscht Unklarheit darüber, welche Regeln für digital übermittelte Rechnungen gelten und welche Standards in welchen Situationen erforderlich sind.

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Elektronische Rechnungen werden bevorzugt als PDF im Anhang einer E-Mail versendet. Dabei wird entweder das direkt aus einem Word-Dokument oder einer Excel-Datei generierte PDF oder ein PDF/A verwendet. Letzteres ist im Unterschied zum einfachen PDF auch für die Langzeitarchivierung geeignet, da es automatisiert von der Buchhaltungssoftware des Empfänger-Unternehmens ausgelesen werden kann.

Bei allen elektronisch übermittelten Rechnungen müssen bestimmte Archivierungsregeln befolgt werden (gemäß der "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD)). Anhand von online kostenlos verfügbaren Rechnungsvorlagen ist ersichtlich, was in eine Rechnung gehört und wie sie aussehen soll. Die Nutzung einer solchen Vorlage vereinfacht und beschleunigt das regelmäßige Erstellen von Rechnungen.

Für Behörden: Die XRechnung als Standard

Allerdings darf die Rechnung, die per PDF versendet wird, nicht mit der sogenannten E-Rechnung verwechselt werden. Bei dieser handelt es sich, wie Nora Schareika von der WirtschaftsWoche erklärt, "um einen nach genauen Vorgaben strukturierten Datensatz, dessen Träger ein XML-Dokument ist".

Der entsprechende Standard, für den im September 2017 eine Rechtsverordnung erlassen wurde, nennt sich XRechnung. Solche Rechnungen sollen bis 2019 verpflichtend für die öffentlichen Verwaltungen innerhalb der EU werden. In Deutschland kommt hinzu, dass sie bis 2020 auch für sämtliche Lieferanten der deutschen Behörden gelten soll.

Andere Formate, die die Mindestvorgaben der Spezifikation der XRechnung erfüllen, können ebenfalls verwendet werden. Hybride Formate wie das ZUGFeRD-Format (ZUGFeRD 1.0) sind allerdings nicht XRechnung-konform. An einer konformen FUGFeRD 2.0-Version wird deshalb derzeit gearbeitet. Sie soll auf europäischer Ebene den Namen Factur-X tragen. Die E-Rechnung ist allerdings nur für die Kommunikation mit und zwischen Behörden verpflichtend.

Wann PDF-Rechnungen möglich sind

Private Unternehmen können untereinander weiterhin die übliche PDF-Rechnung verwenden. Man kann davon ausgehen, dass diese zwischen privaten Unternehmen weiterhin den größten Anteil an elektronisch versendeten Rechnungen ausmachen wird. Was öffentliche Stellen angeht wird dagegen vermutet, dass die XRechnung dominieren und die PDF-Rechnung nur noch am Rande eine Rolle spielen wird.

Allerdings ist vielen Unternehmen der Unterschied zwischen E-Rechnung und einem per E-Mail versendeten PDF nicht bekannt. Das fand eine Umfrage des Softwareentwicklers crossinx mit 150 Finanzentscheidern in deutschen Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern heraus.

Einige der Ergebnisse der Umfrage:

  • 88 % der Befragten denken, dass sie wissen, was eine E-Rechnung ist.
  • 77 % glauben, E-Rechnungen ordnungsgemäß verarbeiten zu können.
  • 39 % verschicken nach eigenen Angaben elektronische Rechnungen.
  • 53 % von diesen zeichnen Rechnungen jedoch auch per Hand auf Papier ab.
  • 68 % verschicken PDF-Dokumente als Rechnungen und halten diese für E-Rechnungen.
  • 21 % sind unsicher, ob ein PDF eine E-Rechnung ist.
  • 23 % denken nicht, dass E-Rechnungen direkt archiviert werden müssen.
  • 30 % erstellen kein Backup oder sind unsicher, ob sie dies tun.

Anforderungen kennen

Wer E-Rechnungen versendet, muss die eingangs erwähnten Vorschriften des GoBD einhalten, ansonsten drohen Bußgelder. Daher ist es wichtig, die Vorschriften zur Archivierung zu kennen und einzuhalten und die verschiedenen Rechnungsarten auseinanderhalten zu können. Dabei geht es sowohl darum, die Spezifika der XRechnung zu kennen, als auch zu wissen, wie eine Rechnung aufbereitet sein muss, damit sie sich langzeitarchivieren lässt.

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