Aufbewahrungsfristen - Alles richtig geordnet?
Geschäftliche Unterlagen müssen eine gewisse Zeit aufbewahrt werden. Aber wie lange, was und in welcher Form? Hier finden Sie Antworten und Hilfen, um nicht im Unterlagen-Chaos unterzugehen.
Kaufleute und Gewerbetreibende sind nach dem Handelsgesetzbuch verpflichtet geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren!
Nach (§§ 238, 257, 261 HGB) ist die Aufbewahrungspflicht Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht, also ist jeder der als Gewerbetreibender eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung für die Gewinnermittlung führt, verpflichtet die zugrunde liegenden Belege aufzubewahren.
Auch für die Klärung von Fragen zur Einkommensteuererklärung sollten die Unterlagen aufbewahrt werden. Außerdem finden sich Vorschriften in verschiedenen Gesetzen, z.B. Produkthaftungsgesetz, im Steuerrecht, im Aktengesetz, im Zivilrecht.
Was muss aufbewahrt werden?
Die handels – und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen stimmen nur zum Teil überein.
Aus steuerrechtlichen Gründen sind sämtliche Unterlagen aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Da diese in der Praxis die größere Bedeutung haben, wird im weiteren hauptsächlich darauf abgestellt. Auf zubewahren sind:
- Handelsbücher
- Bilanzen, Gewinn-und-Verlust-Rechnung, Eröffnungsbilanz
- Handels- und Geschäftsbriefe
- Buchungsbelege
- Arbeits- und Organisationsunterlagen, die notwendig sind andere Unterlagen zu verstehen
- Unterlagen für den Zoll
- Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Wie ist aufzubewahren?
Für die Aufbewahrung sind verschiedene Formen zu gelassen:
Aufbewahrung im Original
Jahresabschlusse, Eröffnungsbilanzen müssen im Original aufbewahrt werden. Sie müssen gesichert vor Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit sein. Es muss außerdem gewährleistet sein, dass die Schrift lesbar bleibt (Problem Thermopapier von Rechnungen oder Fax).
Die Aufbewahrung des Originals kann auch aus Gründen der Beweiskraft notwendig sein.
Bildliche Wiedergabe
Die bildliche Wiedergabe erfordert eine originalgetreue Übertragung des Bildes auf ein Speichermedium, gesicherte Aufbewahrung des Speichermediums und bei Bedarf eine lesbare bildliche Wiedergabe. Darunter ist z. B. das Einscannen von Unterlagen zu verstehen oder die Aufbewahrung auf einen Microfish-Film. Diese Aufbewahrungsform gilt für Handels- und Geschäftsbriefe oder für Buchungsbelege.
Für die Beweissicherung genügt grundsätzlich die bildliche Wiedergabe, diese Wiedergabe gilt in einem Prozess aber nicht als Urkunde, sonder unterliegt der richterlichen Beweiswürdigung.
Inhaltliche Wiedergabe
Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen nur inhaltlich wiedergegeben werden. Die inhaltliche Wiedergabe erfordert, dass die aufzubewahrenden Informationen vollständig und richtig auf das Speichermedium übernommen werden und der Inhalt nicht verändert wird und die Wiedergabe bis zum Ende der Aufbewahrungspflicht möglich ist. D. h. sollten Sie Unterlagen auf einer CD-ROM speichern, müssen Sie bis zum Ablauf der Frist einen Rechner mit CD-ROM-Laufwerk habe, das gilt auch für Aufbewahrung auf Mirocfish oder Disketten. Solange ein Speichermedium genutzt wird, muss auch ein funktionsfähiges Lesegerät vorhanden sein.
Wie lange ist aufzubewahren?
Das Gesetz kennt zwei Aufbewahrungsfristen:
- Sechs Jahre
- Zehn Jahre
10-Jahres Frist
- Eröffnungs-, Jahresbilanzen, Handelsbücher,
- Inventurlisten
- Buchungsbelege wie Rechnungen, Bankauszüge, Kassenbücher, Gehaltslisten, Lieferscheine, Quittungen
6-Jahres Frist
- Handels- und Geschäftsbriefe
- Preisaufzeichnungen, Mahnvorgänge
- Ein- und Ausfuhrlieferunterlagen,
- Stundenlohnzettel
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahrs, in dem letzte Eintragungen gemacht, Abschlüsse festgestellt, Handelsbriefe empfangen oder abgesandt wurden. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet.
Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Unterlagen noch für eine Steuerfestsetzung von Bedeutung sind, eine Außenprüfung begonnen hat, steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen laufen.
Viele Industrie- und Handelskammern haben auf ihren Internetseiten alphabetische Verzeichnisse mit Geschäftsunterlagen und den entsprechenden Aufbewahrungsfristen.
Folgen beim Verstoß
Werden die Aufbewahrungspflichten nicht eingehalten, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Je nach Einzelfall kann eine Verletzung der Buchführungspflichten auch Straftatbestände verwirklichen und es können Geldstrafen oder sogar Freiheitsstrafen drohen.
