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25.07.14

EPROCUREMENT

Elektronischer Einkauf - wie nützlich ist er wirklich?

Anstatt der zeitraubenden papierbasierten Einkaufsprozesse nutzen Sie durchgängige elektronische Prozesse, sodass Ihr Einkauf schneller und kostengünstiger wird. Die Schwierigkeit liegt aber immer noch in den Details.

Welchen Nutzen können Sie vom elektronischen Einkauf realistisch erwarten?Welchen Nutzen können Sie vom elektronischen Einkauf realistisch erwarten?

Die Entwicklung im Bereich des eBusiness hat in den letzten zwei bis drei Jahren keine wirklich neuen Quantensprünge gemacht. Sie können heute im Vergleich zu vor drei Jahren sicherlich die eine oder andere Neuerung identifizieren, aber insbesondere im Bereich eProcurement hat es keine wesentlichen Veränderungen gegeben. Den weitaus größten Teil der eProcurement-Anwendungen können Sie heute allerdings mit mehr Sicherheit und mehr Abwicklungskomfort erhalten. Ihre Vorteile beim Einsatz von eProcurement-Werkzeugen haben sich nicht verändert, sondern lediglich bestätigt.

 

 

Der wesentliche Nutzen des eProcurement

  • eine einfachere und günstigere Erschließung der Beschaffungsmärkte
  • mehr Möglichkeiten, Lieferanten und Produkte zu recherchieren 
  • einfachere, schnellere und günstigere Möglichkeiten, Anfrageaktionen durchzuführen 
  • Angebote übersichtlicher und effizienter zu vergleichen
  • Nutzung der Vorteile von „virtuellen“ elektronischen Marktplätzen 
  • Möglichkeit rund um die Uhr bestellen zu können
  • papierlose und schnelle Bestellabwicklungsprozesse mit Lieferanten 
  • Reduzierung des Arbeitsaufwands, besonders bei der Beschaffung von C-Gütern wie Büromaterialien
  • mehr Zeit für strategische Tätigkeiten, mehr Tragweite 
  • Verringerung der Prozesskosten durch standardisierte Abwicklung von Bestellungen

Die drei Richtungen innerhalb des eProcurement

Wenn Sie sich entschließen, Ihre Einkaufsprozesse auf den Prüfstand zu stellen, um den Einsatz von eProcurement-Werkzeugen als möglichen Ansatz zur Kostenreduzierung zu planen, sollten Sie sich im ersten Schritt hauptsächlich auf drei große Bereiche zur Optimierung konzentrieren.

1. Online-Shops Ihrer Lieferanten nutzen

Für die meisten Katalogartikel oder Standardmaterialien können Sie heute auf Online- Shops zurückgreifen. Für eine Online-Bestellung bei Lieferanten benötigen Sie keinerlei Hard- oder Software. Es reicht in der Regel ein einfacher Internetzugang.
Der Vorteil liegt auf der Hand. Sie können direkt online bei Ihrem Lieferanten bestellen. Der Nachteil: Sie müssen normalerweise Ihre Bestelldaten manuell in ein System des Lieferanten eingeben. Eine Übertragung aus Ihrem System heraus ist nur in den wenigsten Fällen direkt möglich. Hierzu bedarf es dann schon wieder einer intensiven und längerfristigen Zusammenarbeit, um sich direkt an einen Online-Shop eines Lieferanten anbinden zu lassen.

Tipp

Mittlerweile gibt es einige Dienstleister, die sich auf diese Lücke konzentriert haben und entsprechende Softwarelösungen oder Plattformen anbieten, mit deren Hilfe Sie genau diese Lücke schließen können.  

2. Eigene Multi-Lieferantenkataloge installieren

Ein zweiter Bereich, der Aufbau von Multi- Lieferantenkatalogen, ist dann auch exakt in einem solchen Bereich der intensiveren und längerfristigen Zusammenarbeit angesiedelt.
Mit einem sogenannten Desktop-Purchasing- System fassen Sie die elektronischen Kataloge mehrerer Lieferanten auf einer nur für Sie zugänglichen Plattform zusammen.
Sie erhalten meist eine einheitliche Bestelloberfläche und in der Regel gleichzeitig auch die Verknüpfung mit Ihrem eigenen ERPSystem. Dadurch wird eine solche eProcurement- Lösung in sich geschlossener und vollständiger.

Expertenrat

Multi-Lieferantenkatalog-Systeme sind sehr geschickt, können aber je nach Funktionalität auch recht kostspielig werden. Achten Sie deshalb unbedingt darauf, was Sie tatsächlich nutzen können und ob sich eine Investition in ein solches System für Sie auch tatsächlich rechnet. 
Die Einsparungen durch den Einsatz eines solchen Systems, sollten im sechsstelligen Bereich liegen, um Ihre Investition in ein solches System auch zu rechtfertigen.

3. Nutzung von elektronischen Marktplätzen überprüfen

Die Beschaffung über elektronische Marktplätze ist eine weitere Alternative. Auf solchen virtuellen Marktplätzen werden Multi-Lieferantenkataloge bereits gepflegt und sind für Sie im direkten Zugriff. Ähnlich einem Firmenverzeichnis sind Lieferanten dort mit ihren Produkten und Leistungen registriert und Sie können diese über Suchmaschinen oder einen strukturierten Seitenaufbau leicht finden.

Anbindung an eigenes ERP-System

Wenn Sie die Möglichkeiten solcher virtueller Marktplätze voll nutzen wollen, sollten Sie auf eine Anbindung an Ihr eigenes ERP-System nicht verzichten. Die Automatisierung vieler Prozesse wird erst durch diese ermöglicht und bringt Ihnen dann auch die erwartete Optimierung der Einkaufsprozesse.

Mit elektronischen Lieferantenkatalogen schneller und flexibler

Welcher Einkauf möchte tatsächlich noch alle Printkataloge sammeln und verwalten? Stellen Sie sich nur den Arbeitsaufwand und den Berg an Papier vor, der mit einem solchen Vorhaben im Unternehmen verbunden ist. Printkataloge veralten schneller – z. B. bei Produktänderungen, bei geänderten Preisen oder neuen Produkten – immer wieder sind neue Kataloge erforderlich.

Katalogverwaltung kostet unnötig Zeit und Geld

Allein die Art einer solchen Verwaltung verursacht enormen zeitlichen und finanziellen Aufwand. Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass nicht aus dem neuesten Katalog und beim richtigen Lieferanten bestellt wird.

Tipp

Versuchen Sie sich auszumalen, wie viele unnötige Besprechungen, Abstimmungen und unter Umständen Fehler geschehen, wenn Sie immer noch mit einem solchen von Papier getragenem System arbeiten.

Elektronische Kataloge machen Einkaufsprozesse sicherer

Wenn Sie dagegen einen elektronischen Katalog einsetzen, sind Sie erheblich flexibler, sicherer und effizienter. Schnell und ohne großen Aufwand können die Kataloge durch Ihre Lieferanten aktualisiert werden. Sie können mit wenigen Einstellungen sämtlichen Bedarfsträgern im Unternehmen die Möglichkeit einrichten, auf die jeweiligen Lieferantenkataloge zuzugreifen. Die aktuellen Lieferantenkataloge sind somit jederzeit und an jedem freigegebenen Arbeitsplatz im Unternehmen verfügbar.

Visuelle Präsentation der Produkte

In unzähligen elektronischen Katalogen finden Sie bereits weitergehende Arten der Produktinformation. Neben den klassischen Bildern in verschiedenen Größen, ist es nichts Außergewöhnliches mehr, Videodarstellungen, Produktzeichnungen mit genauer Bemaßung und technische Datenblätter als Zusatzinformationen zum Download zu finden. Der elektronische Katalog bildet heute in vielen Einkaufsabteilungen bereits die Grundlage für unternehmensweite eProcurement-Aktivitäten. So können sich Bedarfsträger leichter und schneller ein Bild von möglichen Produkten machen. Die Einkaufsentscheidungen sind besser vorbereitet und die eingebundenen Lieferanten sind aufgefordert, immer strukturierter und verständlicher Ihre Produktinformationen zur Verfügung zu stellen.

Die Produktsuche geht schneller

Wenn Sie von Ihren Lieferanten neben der elektronischen Produktpräsentation zusätzlich mit einem standardisierten Klassifikationssystem zur Produktidentifikation arbeiten, können Sie und Ihre Bedarfsträger die Suche nach Produkten wesentlich vereinfachen. Mithilfe von Standards können Sie die gesuchten Produkte einfacher finden. Neben dem ecl@ss hat sich auch der BMEcat für eBusines durchgesetzt.

eBusiness-Standards sind Grundlage für eProcurement

Die Grundlage für eProcurement bilden eBusiness- Standards, die den Datenaustausch zwischen Unternehmen überhaupt erst ermöglichen. EBusiness-Standards legen die Formate und die Regeln für den Informationsaustausch fest.
Für eProcurement sind zwei Arten von eBusiness- Standards relevant:

  • Klassifikationsstandards:
  • Sie beschreiben Artikel so, dass sie von Kunden leicht gefunden werden. 
  • Katalogaustauschformate: 
  • Sie legen die Struktur von Katalogdaten fest.

Die Vorteile von elektronischen Katalogen auf einen Blick

  • Nutzung von vielfältigeren Einsatzmöglichkeiten
  • Aktualisierung durch Lieferanten erfolgt automatisch und im Hintergrund 
  • wesentlich vereinfachte und flexiblere Handhabung 
  • Information kann allen Bedarfsträgern leichter zur Verfügung gestellt werden 
  • umfangreichere Produktpräsentation durch multimediale Medien 
  • Suchfunktion sind erheblich effizienter Elektronische Marktplätze

Die Grundidee elektronischer Marktplätze ist die Bündelung Ihrer Bedarfe mit denen anderer Einkäufer gegenüber einer möglichst großen Vielzahl von Anbietern. Der Marktplatzbetreiber ist dabei für Sie entweder ein unabhängiger Vermittler oder entsteht durch eine Gruppe von Marktplatzteilnehmern. Der Marktplatzbetreiber stellt Ihnen aber in jedem Fall die Plattform zur Verfügung und organisiert den Ablauf des eBusiness.

Unterschiedliche eMarktplätze

Es gibt branchenübergreifende eMarktplätze, die Sie mit Unternehmen unterschiedlichster Branchen gleichermaßen benutzen (z. B. für Normteile). Es existieren aber auch sogenannte vertikale eMarktplätze, auf denen Ihre Bedarfe in einer bestimmten Branche gehandelt werden. Beide Varianten finden Sie als offene und geschlossene eMarktplätze.

Preisfindung auf Marktplätzen

  • Sie suchen nach Festpreisangeboten im eMarkt.
  • Sie stellen Ausschreibungen in den eMarkt und interessierte Lieferanten können hierzu Angebote abgeben.
  • Sie beteiligen sich an Auktionen im eMarkt. Das höchste Angebot erhält den Zuschlag.
  • Sie veranstalten Einkäuferauktionen und laden Lieferanten dazu ein. Das niedrigste Angebot erhält Ihren Auftrag.

Schritt in die eProcurement-Welt

Wenn Sie die Einführung des elektronischen Einkaufs anstreben, ist es sehr wichtig, die infrage kommenden eProcurement- Systeme auf Ihre individuelle Einkaufsstrategien und Unternehmensstrukturen abzustimmen.

Expertenrat

Orientieren Sie sich an vier Schritten, die sich in der Praxis als erfolgreiche Wegweiser erwiesen haben:

  • Ermitteln Sie Ihren Bedarf möglichst genau.
  • Erstellen Sie gemeinsam mit den Nutzern ein Pflichtenheft.
  • Vermeiden Sie Aktionismus und behalten Sie stets das Verhältnis von Kosten und Nutzen im Fokus.
  • Holen Sie sich Hilfe von Profis, die sich tagtäglich mit solchen Aufgabenstellungen beschäftigen. Es macht sich bezahlt!  

Markus Lemme

Markus Lemme hat langjährige und internationale praktische Erfahrung im Einkaufsmanagement. Er ist einer der erfolgreichsten Einkaufstrainer und Berater sowie Coach für viele Einkaufsabteilungen.

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