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01.10.07

Effektive Zusammenarbeit

3 Tipps für die Zusammenarbeit mit Agenturen

Wenn Sie Leistungen von Agenturen (z. B. Werbe-, PR-, Grafik-, Beratungsagenturen) einkaufen wollen, werden Sie mit unterschiedlichen Preisen konfrontiert. Dabei heißt aber nicht automatisch, dass höhere Honorare Ihnen auch automatisch bessere Leistungen versprechen. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, zukünftig effizienter mit Agenturen zusammenzuarbeiten – und zugleich Geld zu sparen.

3 Tipps für die Zusammenarbeit mit Agenturen3 Tipps für die Zusammenarbeit mit Agenturen

1. Tipp: Entdecken Sie die Unterschiede

Wenn Sie zum ersten Mal einen Auftrag an eine Agentur vergeben wollen, dann erstellen Sie zunächst ein Grob-Briefing. Schreiben Sie in dieses, die wichtigsten Informationen zu ...

  • den Aufgaben Ihrer Abteilung
  • der konkreten Aufgabenstellung, die die Agentur erfüllen soll
  • den Zielen, die Sie damit erreichen wollen.

Bitten Sie mehrere von Ihnen ausgewählte Agenturen um einen Kostenvoranschlag.

Sobald diese eingetroffen sind, vergleichen Sie sie ganz genau:

  • Welche zusätzlichen Leistungen stecken hinter dem höheren Honorar von Agentur A?
  • Von welchen Aspekten macht Agentur B die endgültige Höhe des Gesamthonorars abhängig?
  • Bietet Ihnen eine der Agenturen ein kostenloses Erstgespräch/Probevorschlag an? 
  • Berücksichtigen alle Agenturen die kompletten Vorgaben des Briefings?

PRAXIS-TIPP: Am übersichtlichsten ist es, wenn Sie die Angebote der Agenturen schriftlich gegenüberstellen. Achten Sie außerdem darauf, wie realistisch die Ankündigungen Ihres Kontaktpartners für Sie klingen.

Ein Beispiel: Erklärt Ihnen ein Werbefachmann frank und frei, er hätte „beste Kontakte in der Medienlandschaft“, dann ist mit Sicherheit Vorsicht geboten.

2. Tipp: Engen Sie Ihren Agenturpartner nicht ein

Haben Sie sich für einen Partner entschieden, dann …

  • stellen Sie sich darauf ein, dass Ihr Agenturberater – abhängig natürlich vom jeweiligen Aufgabengebiet – viel fragen wird. Zeigen Sie und Ihre Kollegen sich bereit, diese so gut wie möglich zu beantworten.
  • erwarten Sie nicht, dass die Agentur in der gleichen Weise arbeitet wie Sie. Führen Sie sich stattdessen vor Augen, dass nicht der Weg zum Ziel entscheidend ist, sondern das Erreichen des Ziels. Wenn Sie also um 8 Uhr morgens Ihren Kontaktpartner noch nicht in der Agentur telefonisch erreichen, heißt das nicht zwangsläufig, dass er für Sie nicht sorgfältig und ohne Engagement arbeitet.  

3. Tipp: Vermeiden Sie unnötige Kosten

Überlegen Sie sich vor jedem Termin mit dem Kontaktpartner, ob die Fragen nicht auch telefonisch zu klären sind. Sie tragen so dazu bei, die Kosten sowohl unternehmensintern zu reduzieren als bei der Zusammenarbeit mit der Agentur.

Musterübersicht: Angebotsvergleich

Vergleichspunkte

Agentur A

Agentur B

Agentur C

kalkuliertes Gesamthonorar

7.000 Euro

6.500 Euro

5.500 Euro

Vorgaben des Briefings berücksichtigt?

Ja

unvollständig berücksichtigt

Ja

Leistungsumfang

Kostenloses Erstbriefing Konzepterstellung Umsetzung à 5 Mann-Tage

Konzepterstellung Umsetzung (Dauer abhängig vom Erfolg)

Konzepterstellung Kostenloser Probeentwurf

Angebot einer „Probephase“

Nein

Nein

Ja

Referenzen

gute, z. B.: Meier & Mann AG

Vor allem Mittelständler

Wurde empfohlen?

Nein

Nein

Ja

erster Eindruck vom Auftreten des Agenturvertreters

Aussagen klingen nachvollziehbar

Verspricht viel

Hielt sich zunächst mit eigenen Informationen zurück

Doris Bader

Nach verschiedenen Stationen im Sekretariat arbeitet Doris Bader seit zwölf Jahren als Chefsekretärin in einem großen Medienunternehmen.

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