Im Folgenden möchten wir aus diesem Grund fünf wichtige Faktoren aufzeigen, die bei der Auswahl einer guten Rechnungswesen-Software berücksichtigt werden sollten und in vielen Fällen Kosten reduzieren und Fehler minimieren können.
- Ein gut durchdachtes Pflichtenheft als vernünftige Basis
Bevor Sie mit der Auswahl der Softwareprodukte beginnen, sollten Sie sich tiefgehend mit den Anforderungen an das Produkt im Hinblick auf die passgenaue Integration in Ihre Geschäftsprozesse auseinandersetzen. Ziehen Sie dazu am besten alle beteiligten Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen hinzu; Angefangen bei den SachbearbeiterInnen bis hin zu leitenden Angestellten. Die Ergebnisse Ihrer Analyse sollten Sie detailliert in Schriftform fixieren. Dieses Pflichtenheft hilft Ihnen bei der Durchsicht der einzelnen Software-Leistungsbeschreibungen schnell die in Frage kommenden Produkte einzugrenzen. - Zertifikate, Auszeichnungen, Tests und Benutzermeinungen
Neben Ihren internen Anforderungen an eine Rechnungswesen-Software sollten auch externe Faktoren und Qualitätsbezeugungen mit in den Entscheidungsprozess einbezogen werden. Ein wichtiger Punkt ist hierbei die Konformität hinsichtlich gesetzlicher Vorschriften. So sollten Sie beispielsweise darauf achten, dass die Softwareprodukte in Ihrer engeren Auswahl alle den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entsprechen. Viele Anbieter lassen Ihre Software von Wirtschaftsprüfern diesbezüglich unter die Lupe zu nehmen und offiziell bescheinigen. Fragen Sie also einfach nach entsprechenden Unterlagen.
Zudem finden Sie zu vielen Produkten Benutzermeinungen aus Umfragen, Internetforen oder Portalen etc. sowie zahlreiche Tests in Fachmagazinen. Nichts ist wertvoller als Meinungen von Unternehmen, die die entsprechende Software bereits nutzen. - Daten erfassen ist das Eine, Daten auswerten das Andere
Ein gutes Rechnungswesen-Programm zeichnet sich nicht nur durch leichte Bedienbarkeit und komfortable Datenerfassung aus. Vielmehr sollte die Auswertung der Daten ein wesentlicher Bestandteil der Software sein. Gute Programme liefern im Handumdrehen aussagekräftige Berichte für das Controlling und somit auch grundlegende Daten für die Unternehmenssteuerung. Achten Sie deshalb auf einen Leistungsumfang, der dem Bereich Auswertung und Controlling ebenfalls eine hohe Bedeutung zukommen lässt. - Anbindungsmöglichkeiten an Standardsoftware
Die Kombinationsmöglichkeit einer Rechnungswesen-Software mit gängigen Standard-Büroanwendungen erlaubt ein Höchstmaß an Flexibilität: Die meisten Angestellten kennen sich mit diesen Produkten aus und sind schnell und sicher im Umgang mit ihnen. Können Auswertungen beispielsweise auch mit diesen bearbeitet werden, müssen Sie sich nicht um lange Einarbeitungszeiten kümmern. - Regelmäßige Updates für nachhaltige Zufriedenheit
Da die Buchhaltung sich stets in einem Kontext von rechtlichen und steuerlichen Änderungen befindet ist ein hoher Grad an Aktualität wichtig für korrektes Arbeiten. Achten Sie also darauf, dass für Ihre Software regelmäßige Updates durchgeführt werden und ein professioneller Support gewährleistet ist.
Weiterführende Informationen und Beratung
Neben diesen Tipps gibt es noch viele weitere Faktoren, die bei der Auswahl einer Rechnungswesen-Software in Betracht gezogen werden können.
