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11.08.13

Fallen in Verträgen umgehen

Verträge: 7 Tipps für das Risikomanagement

Mit jedem Abschluss von Verträgen sind Risiken verbunden. Oft handelt es sich um versteckte Vertrags-Fallen, die sich erst im Nachhinein bemerkbar machen. Doch solche Pannen lassen sich im Vorfeld vermeiden, wenn das Augenmerk nicht nur auf der Kostenersparnis, sondern auch auf den Risiken liegt, die mit Verträgen verbunden sein können.

Vor dem Abschluss von Verträgen sollten Unternehmen deren Risiken beleuchtet haben.Vor dem Abschluss von Verträgen sollten Unternehmen deren Risiken beleuchtet haben.

Wie können Unternehmen ihre Risiken in den Griff bekommen, die mit dem Abschluss von Verträgen verbunden sind? Die auf Outsourcing und Prozessoptimierung spezialisierte Unternehmensberatung microfin hat ihre Beratungserfahrungen in sieben Punkten zusammengefasst.

Risikomanagement oft mangelhaft

"Wer diese Tipps und Tricks befolgt, tappt nicht in versteckte Vertragsfallen", erklärt Stefan Wendt, Senior Expert und Jurist bei microfin. Wendt ist sich sicher: "Viele Unternehmen haben eklatante Lücken im Management ihrer Vertragsrisiken."

Die Konzentration auf Kostensparende Verträge kann noch höhere Kosten verursachen

Nach Einschätzung von microfin achten viele Unternehmen bei Abschluss ihrer Beschaffungs-, Lieferanten- und Outsourcingverträge zwar darauf, die Potenziale zur Kostensenkung optimal auszuschöpfen.

"Doch hier kommt es schnell zum Bumerang-Effekt: Wirtschaftliche Erfolge stellen sich häufig nicht ein, wenn Verträge risikobehaftet sind und das Unternehmen nicht wirksam entgegensteuert. Am Ende können die Kosten sogar steigen", so Wendt.

Systematisches Management von Risiken in Verträgen nötig

Dabei ist der systematische Ansatz zur Kontrolle und Überwachung identifizierter Vertragsrisiken mit dem sonstigen Vorgehen im Risikomanagement, wie sie die Unternehmen typischerweise implementiert haben, kompatibel. Schon mit einfachen Maßnahmen lassen sich auch Vertragsrisiken in den Griff bekommen.

Tipps für das optimale Management von Verträgen

Die Berater empfehlen daher:

  1. Bewusstsein schärfen und Bereitschaft schaffen für Vertragsrisikomanagement: Unternehmen sollten sich zunächst bewusst machen, dass neben operationellen eben auch vertragliche und damit verbundene weitere rechtliche Risiken beherrscht werden müssen. 
  2. Den kompletten Lebenszyklus von Verträgen im Blick behalten: Vertrags-Risiken können bereits vor Vertragsunterzeichnung bestehen, etwa, wenn der Abschluss scheitert. Laufzeitrisiken stehen im Zusammenhang mit den eigentlichen Vereinbarungen; Beendigungsrisiken können nach Vertrags-Ende greifen, etwa, wenn es um die Fortwirkung von zugesagten Gewährleistungs- und Geheimhaltungsregelungen geht.
  3. Vertragsrisiken nach inhaltlichen Aspekten qualifizieren: Es ist sinnvoll, Vertragsrisiken in allgemein rechtliche, leistungsbezogene, kaufmännische und strategische Risikogruppen zusammenzufassen. So lassen sich diese besser steuern.
  4. Highlights setzen: Bei der üblichen Flut an Beschaffungs-, Lieferanten- und Outsourcingverträgen, die ein Unternehmen abschließt, gilt es, Akzente zu setzen. Nicht jeder Vertrag ist als kritisch einzustufen und bedarf daher nicht zwingend einer Risikoanalyse. Personelle und zeitliche Aufwände sollten sich auf bedeutende Verträge konzentrieren.
  5. Bewährte Instrumente des Risikomanagements nutzen: Auch für die Analyse und Bewertung von Verträgen sind die bewährten Instrumente des allgemeinen Risikomanagements tauglich. Die Beschreibung von Risikoszenarien, die Bildung von Risikokategorien und die Indentifikation der einschlägigen Risikotreiber gehören ebenso dazu wie Bewertung von Eintrittswahrscheinlichkeit und erwartete Schadensauswirkung.
  6. Geeignete Gegenmaßnahmen treffen: Natürlich müssen aus der Risikoanalyse und -bewertung der Verträge sinnvolle Maßnahmen abgeleitet werden. So können die Experten Einfluss auf Vertrags-Formulierungen nehmen, um sich gegen Risiken abzusichern. Oder sie können entscheiden, manche Risiken ganz bewusst einzugehen, sofern diese Verträge nicht kritisch sind.
  7. Über identifizierte Vertragsrisiken regelmäßig berichten: Sind die Risiken aus den Verträgen erst einmal identifiziert und bewertet, gilt es, sie auf dem Radar zu behalten. Ein regelmäßiges Reporting sollte den Risiko-Owner daran erinnern und drohende Fehlentwicklungen aufzeigen.

"Die Definition und Implementierung eines Vertragsrisikomanagements ermöglicht eine geeignete und angemessene Risikovorsorge im Vertragswesen – im Einklang mit regulatorischen Anforderungen wie etwa Basel II und Solvency II, SOX sowie MaRisk", nennt Stefan Wendt die Vorteile eines professionellen Risikomanagements bei Verträgen.

Quelle: microfin Unternehmensberatung GmbH
Die microfin Unternehmensberatung ist Spezialist für Outsourcing und Prozessoptimierung.

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