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15.06.18

Teamwork, aber wie?

Ob Global Player oder Start-up in der Gründungsphase – sobald man nicht alleine, sondern im Team tätig ist, muss die Zusammenarbeit organisiert und dokumentiert, Informationen gemanaged und die Kommunikation in die richtigen Bahnen gelenkt werden.

Jörg Pescheck und Michael Krause, Gründer von onchestra.comJörg Pescheck und Michael Krause, Gründer von onchestra.com

Da sitzt man im gemeinsamen Büro und denkt, sämtliche Verständigungsprobleme, die vorher durch die ausschließliche Kommunikation via Skype, Mails und Telefon die Produktivität hemmten, seien abgehakt? Denkste!

Denn jetzt, in der alltäglichen, gemeinsamen Arbeit, geht es erst recht ans Eingemachte. Uns fielen dabei bisher die folgenden organisatorischen Stolpersteine auf:

  • Gemeinsame Datenbasis: Die aktuellsten Versionen sämtlicher Dokumente müssen für alle zentral verfügbar sein.
  • Gemeinsame Terminführung: Jeder sollte über anstehende Deadlines Bescheid wissen und über neue Termine informiert werden.
  • Gemeinsame Ziele: Alle Beteiligten sollten sowohl auf Projekt- als auch auf Unternehmensbasis die gleichen Ziele vor Augen haben.
  • Gemeinsame Projektübersicht: Es muss für jeden, egal in welchem Bereich (Vertrieb/IT) er unterwegs ist, die Möglichkeit geben, den aktuellen Projektstand bzw. Updates anderer Teammitglieder einsehen zu können.
  • Asynchrone Kommunikationsmöglichkeit: Neben der verbalen Direktabsprache müssen Informationen von überall aus in Echtzeit an alle Teammitglieder gesandt und diskutiert werden können.

Hier die von uns bisher gefundenen Kollaborationslösungen:

dropbox.com als gemeinsame Datenbasis ("OK – aber das geht besser!")
Über dropbox.com werden Dateien, die wir in bestimmten Ordnern abspeichern, mit den jeweils anderen des Teams synchronisiert.

  • Vorteil: Kein Zusatzaufwand beim Speichern der Files; schnelle Synchronisation.
  • Nachteil: Files können nicht von zwei Personen gleichzeitig bearbeitet werden; nur gespeicherte Files werden aktualisiert; keine Verstrickung mit Projekten/Personen möglich.

Google Kalender als zentrale Terminverwaltung
Wir nutzen den Google Kalender, um unsere Termine zentral zu verwalten. Mittlerweile nutzen wir es nur noch als statischen Kalender, da der Kalender nur per Mail über anstehende Termine informiert. Und Mails bekommen wir täglich genug.

  • Vorteil: Von beliebig vielen Teammitgliedern administrierbar.
  • Nachteil: Termin- und Updateinformation nur per Maill.

Whiteboard, um gemeinsame Ziele und Projekte zu durchdenken
Unser Whiteboard fungiert sowohl als Brainstorming- als auch als Dokumentationstool. Nachdem eine Brainstorming-Session beendet ist, wird das Board abfotografiert und das Foto per dropbox synchronisiert.

  • Vorteil: Direkte, verbale Brainstormingsession.
  • Nachteil: Umständlich in Step-by-Step-To-dos pro Teammitglied zu transformieren; keine nachträgliche Pflege möglich.

Skype zur asynchronen Kommunikation
Das funktioniert ganz gut. Allerdings haben wir mittlerweile einen unüberschaubaren Texthaufen, der in keiner Weise strukturiert ist bzw. bestimmten Projekten/ Personen zugeordnet werden kann.

  • Vorteil: Einfach zu administrieren, von überall aus mit allen nutzbar.
  • Nachteil: Keine Struktur, nicht mit anderen (To-do-, Projektmanagement-)Anwendungen verknüpfbar.

Wie Ihr seht, arbeiten wir aktuell, naja, um es vorsichtig auszudrücken "inakzebtabelst ineffizient (!)", was zentrale Kollaborationsmechanismen angeht.

Klar könnten wir auch die unzähligen Online-Anwendungen nutzen, die es im Netz gibt. Doch erstens können wir diese Einzelangebote nicht miteinander verknüpfen. Zweitens müssten wir uns bei jedem Dienst separat einloggen und jeden Dienst in gewissen Abständen per F5 aktualisieren, um überhaupt zu sehen was los ist. Und drittens wären Dinge, wie das gemeinsame Live-Erstellen eines Textes/ Codes teamintern oder teamextern, also mit Dritten, die nicht bei der jeweiligen Applikation angemeldet sind, nicht möglich.

Welche Tools nutzt Ihr, um oben genannte Problemstellungen zu begegnen? Oder seid Ihr der Meinung, das ganze Informationsmanagementgeblubber ist sowieso total überbewertet?!

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