Grundsätzlich gilt: Das Büro dient nicht nur als Arbeitsplatz für die Angestellten, sondern auch als Visitenkarte für das Unternehmen. Durch die Gestaltung lässt sich die Identität eines Unternehmens ausdrücken. So können beispielsweise über die Einrichtung, Farbwahl und Dekoration Zielsetzungen oder auch Traditionen des Unternehmens ausgedrückt werden. Dies beeindruckt nicht nur die Kunden, sondern schafft auch einen Arbeitsplatz, mit dem sich die Mitarbeiter identifizieren können. Das trägt zu einem besseren Arbeitsklima bei. Büroangestellte verbringen in der Regel gut die Hälfte des Tages im Büro. Daher ist es umso wichtiger, dass die Büros und Büroarbeitsplätze ansprechend und sinnvoll gestaltet sind. Es ist erwiesen, dass Mitarbeiter, die mit der Einrichtung ihres Arbeitsplatzes zufrieden sind, deutlich effizienter arbeiten. Zudem sind sie leistungsfähiger sind als Mitarbeiter, die sich an ihrem Arbeitsplatz nicht wirklich wohl fühlen. Im Folgenden haben wir einige Punkte zusammengefasst, auf die Start-Ups bei der Büroeinrichtung achten sollten, einen ausführlichen Ratgeber Bürogestaltung finden Sie auch bei myworkspace.
Das richtige Raumkonzept
Zunächst einmal gilt: Beachten Sie bei der Planung nicht nur den Ist-Zustand. Wenn die Firma wächst und mehr Mitarbeiter hinzukommen, müssen auch diese untergebracht werden können. Ideal sind flexible Möbelstücke, welche sich leicht anders anordnen lassen. Bei Schranksystemen empfehlen sich erweiterbare Module. So kann man klein starten und bei Bedarf immer weiter ausbauen. Auf keinen Fall sollte das Büro überfüllt werden. Es muss ausreichend Bewegungsfreiheit vorhanden sein, sodass sich die Mitarbeiter problemlos zwischen den Arbeitsplätzen hin und her bewegen können. Bei der Planung der Arbeitsplätze sollte zudem darauf geachtet werden, dass Mitarbeiter, welche oftmals zusammen arbeiten, auch räumlich nah beieinander sind. Ist eine solche Lösung nicht möglich, bietet sich auch die Einrichtung eines Gruppenarbeitsbereiches bzw. einer Kommunikationszone an. Mitarbeitern, die für die Aufgabenausführung mehr Ruhe benötigen, sollte ein ruhiger Arbeitsbereich eingerichtet werden.
Kurze Arbeitswege für effizienteres Arbeiten
Unnötige Arbeitswege sollten vermieden werden. Je sinnvoller die Arbeitsplätze und –stationen angeordnet sind, desto flüssiger werden die Arbeitsabläufe über die Bühne gehen.
Häufig benötigte Geräte wie beispielsweise Kopierer oder Scanner sollten daher nicht in die hinterste Ecke verbannt werden, sondern für alle Mitarbeiter möglichst schnell erreichbar sein. Achten Sie bei der Installation der Elektrotechnik darauf, dass ausreichend Steckdosen und Anschlüsse vorhanden sind. Vor allem Kabelsalat sollte vermieden werden. Sollten Kabel über längere Strecken verlegt werden müssen, bieten sich Kabelschläuche an um diese zu verstecken.
Kommunikationszonen fördern Austausch und Kreativität
Kommunikationszonen erfreuen sich immer größerer Beliebtheit in modernen Büros und werden bei der Büroplanung daher immer häufiger berücksichtigt. Solche Zonen bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit, für kurze Pausen oder Teamarbeit zusammenzukommen. Sie fördert, wie der Name schon verrät, die Kommunikation der Teammitglieder. Egal ob für Beratungen, Besprechungen oder kleine Zusammenkünfte in der Pause – Kommunikationszonen können sehr vielfältig genutzt werden. Die Einrichtung einer solchen Zone kann dabei ganz unterschiedlich erfolgen. Von einem klassischen Arbeitsbereich mit Konferenztisch und Stühlen über Sofas, Sessel und Couchtische bis hin zu einer Theke im Kaffeebar-Stil – der Fantasie sind bei der Einrichtung keine Grenzen gesetzt. Besonders die ungewöhnlicheren Einrichtungsstile erfreuen sich oft großer Beliebtheit, da sie eine Abwechslung im Büroalltag bieten. Kommunikationszonen können zudem auch für das Führen von Kundengesprächen genutzt werden. So übernehmen sie im besten Fall gleich zwei Funktionen: Sie fördern die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander und bieten einen angenehmen Rahmen, um Kunden zu empfangen oder zu beraten.
Mit der richtigen Einrichtung das Wohlbefinden steigern
Aber auch die Inneneinrichtung spielt bei der Büroeinrichtung eine nicht zu unterschätzende Rolle. Je ansprechender der Arbeitsplatz gestaltet ist, desto wohler fühlen sich die Mitarbeiter und desto effizienter wird gearbeitet. An erster Stelle steht hier natürlich die Mitarbeitergesundheit. Wer den größten Teil des Tages am Schreibtisch verbringt, für den ist wichtig, dass Tisch und Drehstuhl ergonomisch sind. Weitere essentielle Faktoren sind das Licht und die Akustik. Ist ein Arbeitsplatz zu dunkel oder zu laut, wird die Konzentration der Mitarbeiter beeinträchtigt. Dann kann es zu Leistungsabfall und Konzentrationsstörungen kommen. Achten Sie darauf, dass es ausreichend Tageslicht gibt. Dieses muss natürlich um eine zusätzliche, künstliche Beleuchtung ergänzt werden. Dabei empfiehlt sich eine Kombination aus direktem und indirektem Licht. Um die Konzentration der Mitarbeiter optimal zu fordern sollte außerdem der Lärmpegel im Büro beachtet werden. Kleine Maßnahmen haben dabei oftmals bereits einen großen Einfluss. Gibt es beispielsweise besonders geräuschintensive Geräte, sollten diese möglichst abseits der Arbeitsplätze aufgestellt werden. So vermeidet man eine unnötige Lärmbelastung.
Auch visuell ansprechend gestaltete Arbeitsplätze steigern den Wohlfühlfaktor. Eine gut durchdachte Farbgestaltung, beispielsweise in den Firmenfarben, klare Linien und Strukturen, aufeinander abgestimmte Büromöbel – all diese Faktoren steuern zu einem positiven Gesamteindruck bei. Empfehlenswert sind Möbel aus hellem Holz, da dunklere Holztöne den Raum kleiner und dunkler erscheinen lassen. Auch Grünpflanzen und ausgewählte Dekorationsgegenstände wie etwa Wandbilder helfen dabei, das Büro ansprechender wirken zu lassen.
Generell gilt: Wer ein Büro gestalten möchte, schafft nicht mehr einfach nur schlichte Schreibtischarbeitsplätze. Vielmehr geht es darum, eine Arbeitsumgebung zu kreieren, in der sich die Mitarbeiter wohlfühlen und diese entsprechend der Arbeitsabläufe bestmöglich zu optimieren. So steigt die Mitarbeiterzufriedenheit und damit auch die Effizienz der Arbeitsleistung – und davon profitiert auch der Arbeitgeber.
