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20.11.18

IT-Experten sind gefragt wie noch nie

Fünf Tipps, wie Start-ups IT-Freelancer richtig einsetzen

Die digitale Transformation hat längst sämtliche Branchen erreicht. IT-Experten sind gefragt wie noch nie. Und trotzdem sind im IT-Bereich knapp 40.000 Stellen unbesetzt. Ein zunehmend beliebter und auch notwendiger Weg, um den Bedarf nach Tech-Talenten abzudecken, ist die Zusammenarbeit mit Freelancern.

Quelle: iStock / Getty Images Plus

Der Bedarf nach geeigneten Tech-Freelancern ist in den letzten Jahren enorm gestiegen - gerade für Start-ups, deren Geschäftsmodell und Produkte auf komplexeren technischen Lösungen basieren. Stark wachsende Start-ups haben dementsprechend kontinuierlichen Bedarf nach IT support - die Suche ist oft frustrierend, vor allem aber zeitaufwendig und teuer. Gerade Start-ups müssen die Suche und Auswahl der Tech-Talente entsprechend von vornherein effektiv und klar strukturieren - dabei spielt die projektbasierte Unterstützung durch Freelancer eine zunehmende Rolle, um das Wachstum der jungen Firmen hochzuhalten. Aber auch die Zusammenarbeit mit den Freelancern muss strukturiert aufgesetzt und institutionalisiert werden, um die Projektarbeit mit Freelancern dauerhaft erfolgreich gestalten zu können.

Um IT-Freelancer erfolgreich einzusetzen, sollten Start-ups fünf Regeln besonders beachten.

1. Wann braucht man einen IT-Freelancer?

Ein erfolgreiches Start-up mit möglicherweise zweistelligen Wachstumsraten von Monat zu Monat kann schnell an seine Kapazitätsgrenzen stoßen. Neue Aufträge müssen bearbeitet und die wachsende Zahl der Bestandskunden muss betreut werden - parallel müssen die technischen Voraussetzungen für die Weiterentwicklung des Produkts und das künftige Wachstum geschaffen werden.

Stellt die Geschäftsführung fest, dass die Mitarbeiter bei der Bewältigung ihrer Aufgaben hinsichtlich der Kapazität oder auch der Fähigkeiten an ihre Grenzen stoßen, sollte sie sich die Frage stellen, ob das Team nicht durch projektbasierte Unterstützung von Extern verstärkt werden sollte. So kann das noch junge Unternehmen schnell und flexibel auf Engpässe reagieren und die Expertise des gesamten Teams erweitern.

Was kann das fest angestellte Team leisten? Diese Frage muss immer sowohl in Bezug auf die Kapazität als auch in Bezug auf die technischen Fähigkeiten des Teams diskutiert werden. Vorausschauende Planung ist dabei sehr wichtig, damit es nicht zu spontanen Engpässen kommt, die das Geschäft bremsen oder die Teams überlasten.

Kommt man zu dem Schluss, dass für neue Aufgaben interne Kapazitäten oder das Know-how ausgeschöpft sind, stellt sich die Frage nach externen Spezialisten. Insbesondere bei Aufgaben mit Projektcharakter und begrenztem Zeitrahmen zahlt sich die Unterstützung eines Freelancers aus - zumal die Personalkosten überschaubar bleiben, da die Zusammenarbeit mit Projektende beendet ist.

2. Profil des geeigneten Kandidaten festlegen

Die inhaltliche Eignung eines IT-Freelancers sollte das Hauptkriterium für die Auswahl eines Profils sein. Die inhaltlichen Anforderungen und der genaue Einsatzbereich des gesuchten Tech-Experten vorher klar festzulegen, ist unvermeidlich - jede Ungenauigkeit dabei kann ebenso zeitaufwendige wie kostspielige Folgen für das Start-up nach sich ziehen. Bei Entwicklern ist die fachliche Eignung zum Beispiel abschließend nur zu bewerten, wenn die Freelancer sich einem Programmiertest unterziehen.

Andere wichtige, wenn auch nicht hinreichende Kriterien, sind die Erfahrung mit der jeweiligen Technologie und eine Referenzliste, also eine Übersicht vorheriger Projekte und Verantwortlichkeiten.

Neben der inhaltlichen Eignung müssen Start-ups natürlich auch bewerten, ob die Persönlichkeit des Kandidaten zu den fest angestellten Mitarbeitern passt und auch administrative Themen, wie die Verfügbarkeit und ggf. die Reisebereitschaft klären.

3. Was gilt es bei der Zusammenarbeit mit Freelancern zu beachten?

Die Beschäftigung von Freelancern in Deutschland unterliegt rechtlichen Rahmenbedingungen. Daher müssen Start-ups sicherstellen, dass das Projekt-Set-up den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Um zum Beispiel dem Verdacht der Scheinselbstständigkeit proaktiv zu begegnen, dürfen Freelancer nicht wie interne Mitarbeiter eingesetzt und behandelt werden.

Auch das fest angestellte Team muss mit ins Boot geholt werden, bevor es durch einen externen Experten verstärkt wird. Andernfalls drohen insbesondere zu Projektbeginn Reibungsverluste durch inhaltliche Unklarheiten oder auch persönliche Missverständnisse. Daher ist es wichtig, die Aufgabenverteilung zwischen dem internen Team und den Freelancern gemeinsam festzulegen und abzustimmen. Zudem muss geklärt werden, ob der Einsatz vor Ort beim Start-up überhaupt nötig oder eine Zusammenarbeit von remote möglich ist. Regelmäßige Meetings zur Abstimmung, sei es in persona oder über Videokonferenz, können die remote-Zusammenarbeit erleichtern und effektiver gestalten.

4. Onboarding-Prozess

Ein Start-up, das sich für den Einsatz von IT-Freelancern entscheidet, darf das Projekt nicht erst mit dem ersten Arbeitstag des Freelancers beginnen. Das Onboarding muss gründlich vorbereitet werden, damit der Freelancer von Anfang an seine Themen treiben kann - und beispielsweise nicht erst auf wichtige Zugänge warten muss. Dabei geht es nicht nur um technische Zugänge, sondern es geht auch um ein vollumfängliches, inhaltliches Briefing. Schließlich sollen die Freelancer auch das Geschäftsmodell und den Hintergrund des Projekts verstehen. Dies ist ein sehr wichtiger Punkt, damit sich der Freelancer mit dem Projekt und dessen Ziel identifizieren kann - mit dem entsprechend positiven Effekt auf Leistungsbereitschaft und Einsatz. Mit einem sauberen Onboarding Prozess kennt der IT-Freelancer also mit Tag 1 das Projektziel, den Projekthintergrund und er kann direkt und effektiv mitgestalten.

5. Wie komme ich eigentlich an geeignete Freelancer?

Wer über ein ausreichend großes eigenes Netzwerk verfügt, wird oft zuerst dort versuchen einen geeigneten Kontakt zu erreichen - der Vorteil ist hier unter anderem, dass zahlreiche Referenzen von Bekannten oder der direkten Zusammenarbeit vorliegen. Schließlich sollte das zu erwartende Leistungsvermögen und die Qualität der Arbeit aufseiten der Freelancer das wichtigste Auswahlkriterium sein. Gerade deshalb ist das eigene Netzwerk aber auch nur dann geeignet, wenn es um eine Aufgabe geht, die der Freelancer in gleicher oder sehr ähnlicher Form bereits innerhalb des eigenen Netzwerks bearbeitet hat – bei neuartigen Aufgaben verlieren die Referenzen aus dem Netzwerk ihre Aussagekraft.

Gerade im IT-Sektor ist die eigene Personalsuche zeitaufwendig, inhaltlich anspruchsvoll und kostspielig. Bei der Suche nach Vollzeitangestellten, die das Unternehmen hoffentlich über Jahre begleiten, kann dieser Aufwand oft gerechtfertigt sein – bei projektbasierten Freelancern lohnt sich die eigene Suche nur bedingt, gerade wenn das Projekt inhaltlich komplex oder der Zeitdruck groß ist.

Start-ups, die mehrere Freelancer und ganze Teams auf Projektbasis einstellen, werden bei der eigenständigen Suche schnell an ihre Grenzen stoßen. Darüber hinaus braucht das Unternehmen, das selbst auf Freelancersuche geht, technische Erfahrung, um die Qualität der Bewerber inhaltlich bewerten zu können.

Externe Personaldienstleister können eine passende Lösung für die Suche nach IT-Freelancern darstellen. Sie kennen den Markt bestens und haben schnellen Zugriff auf passende Profile. Der Umfang und die Komplexität des Projekts sind dabei entscheidend für die Auswahl des jeweils geeigneten Dienstleisters. Geht es mir primär darum die Kapazität auf einem weniger komplexen Thema kurzfristig zu erhöhen? Dann ist ein Anbieter der richtige, der selbst ausreichend Kapazitäten hat, um eine große Anzahl Freelancer schnell zur Verfügung zu stellen. Oder suche ich für ein komplexes Thema eine Auswahl sehr erfahrener IT Experten, um das Know-how im Start-up zu verbessern? In diesem Fall empfiehlt es sich einen Spezialisten aufzusuchen, der die technische Eignung der Freelancer selbst bewerten kann, z. B. via eines Programmiertests. Findet man für den jeweiligen Anwendungsbereich den richtigen Partner für die Personalsuche, spart man sich als Start-up nicht nur Zeit und Geld, sondern man erhöht auch die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs durch die richtige Personalauswahl.

Autor: Alexander Schlomberg

Alexander Schlomberg war mehrere Jahre als Unternehmensberater für McKinsey tätig, mit dem Schwerpunkt digitale Transformation. Seit Anfang 2018 ist er Geschäftsführer von ExpertLead. Das Rocket-Startup mit Firmensitz in Berlin hat sich auf die Bereitstellung führender Tech-Experten für Unternehmen und Behörden auf Projektbasis spezialisiert.
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Alexander Schlomberg

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