Die Lage als entscheidender Faktor
Standort und Mietkosten hängen in der Regel eng zusammen. Eine zentrale, verkehrsgünstige Lage in einer wichtigen Metropole wie beispielsweise Hamburg oder Berlin mag teuer sein, bietet aber auch handfeste Vorteile gegenüber Büros in einer Randlage. Eine gute Erreichbarkeit, sowohl mit dem Auto als auch öffentlichen Verkehrsmitteln, sollte gegeben sein, damit Mitarbeiter und Kunden das Unternehmen schnell zu erreichen imstande sind. Eine zentrale Lage kann auch wesentlich dazu beitragen, Laufkundschaft zu generieren. Sind häufige Dienstreisen der Mitarbeiter erforderlich oder ist davon auszugehen, dass Kunden öfter im Unternehmen vorbeischauen, kann ein Standort in der Nähe eines Verkehrsknotenpunktes wie Bahnhof oder Flughafen sinnvoll sein.
Den passenden Stromversorger finden
Eine gute Lage allein mag zielführend und motivierend sein, bringt aber noch kein Licht in die Räumlichkeiten und versorgt die Elektronik nicht mit Strom. Deswegen gehört auch die Wahl eines geeigneten Stromanbieters zu den essenziellen Vorbereitungen. Das Angebot an Gewerbetarifen ist ähnlich hoch wie für Privathaushalte, weswegen unbedingt ein Tarifvergleich durchgeführt werden sollte. Auch hier gibt es Grundversorgungstarife örtlicher Stadtwerke, die zwar sofort zur Verfügung stehen, im Vergleich zu alternativen Angeboten aber teurer sind. Entsprechende Vergleichsportale im Internet bieten die Möglichkeit, unter den vielen verfügbaren Tarifen den passenden ausfindig machen zu können. Wie Toptarif zeigen, gibt es, um den eigenen Jahresbedarf an Strom auszurechnen, eine einfache Formel: Stromkosten pro Jahr = Betriebsstunden pro Tag (h) x 365 x Leistung (Kilowatt) x Preis pro kWh (€/kWh). So können schon im Vorfeld die Jahreskosten der einzelnen Anbieter grob überschlagen werden. Zudem sollte überlegt werden, einen Ökostrom-Anbieter zu nutzen. Anbieter werden im Normalfall über eine Zertifizierung und Gütesiegel ausgewiesen. Daran ist es leicht seriöse Anbieter zu erkennen. Zudem kann die Verwendung von Ökostrom gut für die Außendarstellung des Start-Ups sein und mitunter in der PR Verwendung finden.
Fläche und Einrichtung
Bei der Fläche müssen sowohl der aktuelle Platzbedarf anhand der Mitarbeiterzahl als auch zukünftiges Wachstum mit einkalkuliert werden. Auch das schönste Büro bringt nur wenig, wenn es bereits nach wenigen Monaten aus allen Nähten platzt und die Suche damit erneut beginnen muss.
Das Budget sollte darüber hinaus genügend Mittel zur Verfügung stellen, um eine adäquate Einrichtung der Räumlichkeiten zu ermöglichen. Jedes Büro bringt auch die Identität des Unternehmens selbst zum Ausdruck und nur die wenigsten Mitarbeiter können sich mit billigem, möglicherweise auch noch unbequemem Mobiliar identifizieren. Eine ansprechende Ausstattung fördert die Motivation und macht das Büro zu einem Ort, der mit einer angenehmen Arbeitsatmosphäre verbunden wird und an den man gerne zurückkehrt.
Die Arbeitsfläche sollte möglichst akkurat geplant und auch die Verteilung der Elektrogeräte mit einbezogen werden. Schließlich müssen diverse Strom- und Netzwerkkabel so verlegt werden, dass weder Kabelsalat noch Sicherheitsrisiken entstehen. Bei dieser Gelegenheit sollten auch gleich Arbeitsabläufe und Kommunikationsmöglichkeiten im Hinblick auf Team- bzw. Mitarbeiterbeziehungen beachtet werden. Besteht der Bedarf, regelmäßig Meetings abzuhalten, muss auch dafür eine geeignete Umgebung geschaffen werden.
Ebenso sollte externer Besuch mit eingeplant werden. Gerade in Großraumbüros kann die Abtrennung bestimmter Bereiche zur Herausforderung werden. Die Außenwirkung des Büros sollte bei dessen Planung stets präsent sein, denn schließlich bildet das Büro einen Teil der Corporate Identity des Unternehmens ab.
