Ein gutes Forderungsmanagement fängt bei der Auftragsannahme an. Verdeutlich sei dies an einem Beispiel: Der Vertreter unseres Unternehmens gewinnt auf einer Messe einen Neukunden aus der Gastronomie. Es handelt sich um den ehemaligen Kellner einer als Kunde schon bekannten Gaststätte, der den Betrieb inzwischen übernommen hat. Der Vertreter notiert wie gehabt: „Krone, Neustadt“. Eine Angabe, die zwar reicht, um die Ware anzuliefern, die Beitreibung der Forderung im Fall des Falles aber erheblich erschwert.
So verständlich der Wunsche des Vertreters ist, möglichst viele Abschlüsse zu machen und keine Zeit zu verlieren, so notwendig ist es, die genauen Angaben zum Inhaber zu erfassen. Name, Adresse, Telefon, eine bestimmte Rechtsform (z. B. GmbH). Wer hierauf keinen Wert legt, hat den Forderungsverlust schon einkalkuliert.
Gleiches gilt bei der Prüfung der Kundenangaben. Ab einer bestimmten Größenordnung des Auftrags sollte zudem eine Bonitätsprüfung bei Neukunden selbstverständlich sein.
Ebenso selbstverständlich sollte es sein, bei der Lieferung die Ware nicht einfach abzustellen, wenn der Kunde nicht da ist. Wie soll denn bewiesen werden, dass der Kunde die Ware erhalten hat? Ein Lieferschein mit Unterschrift und Namen des Empfängers macht das Leben leichter.
Auch wenn nicht jedem Kunden die Rechnung per Einschreiben zugestellt werden kann, ist doch zu bedenken, dass der Verbraucher ab dem Moment der Lieferung der Schuldner des Unternehmens ist. Je später der Verbraucher zahlt, um so länger hat er einen Kredit zur Verfügung.
Damit dieser Kredit nicht als zinsloses Darlehen verkümmert, ist der Verbraucher in Verzug zu setzen. Dies kann schon mit einem Hinweis auf der Rechnung geschehen, was aber den wenigsten bekannt ist. Also ist der Kunde zu mahnen. Erst mit der Mahnung wird aus der bis dahin zinslosen Forderung ein Darlehen mit einer Verzinsung von sechs oder mehr Prozent: Seit der Änderung des Bürgerlichen Gesetzbuches im Jahr 2002 beträgt der Verzugszinssatz bei Verbrauchern 5 Prozentpunkte über dem Basiszins, bei gewerblichen Schuldnern sogar 8 Prozentpunkte.
Weiter können dann Mahnkosten (z. B. Portoersatz und ein gewisser Aufwand) verlangt werden. Befindet der Schuldner sich in Verzug, hat er auch die Kosten eines vom Unternehmer beauftragten Anwalts oder Inkassounternehmens zu tragen.
Eine wirksame Mahnung reicht. Wer seine Mahnung als „erste Mahnung“ bezeichnet, der kündigt damit die zweite an. Der Schuldner wird darauf warten.
Hin und wieder bestreiten Schuldner den Zugang der Mahnung. Der Schuldner wird dann weder Verzugszinsen noch Anwaltskosten bezahlen. Der Zugang der Mahnung müsste z. B. durch einen Zeugen, der beim Einwurf des Mahnschreibens in den Briefkasten des Schuldners dabei war, bestätigt werden. In aller Regel werden Mahnschreiben aber als einfache Postsendungen verschickt. Selbst Einschreiben helfen da nichts. Übergabeeinschreiben wird der gewiefte Schuldner nicht annehmen, Einwurfeinschreiben bestätigen nur den Zugang eines Schreibens, nicht aber dessen Inhalt.
Der Inhalt des Mahnschreibens ist aber wichtig. Dem Schuldner sollte durch Bezugnahme auf eine bestimmte Rechnung unter Angabe des Grundes und der Höhe der Forderung, des Rechnungsdatums, der Fälligkeit höflich, aber eindeutig bewusst gemacht werden, dass es der Gläubiger ernst meint. Unerlässlich ist eine neue Zahlungsfrist zu setzen und nach deren Verstreichen den nächsten Schritt zu tun.
Hilfreich ist in diesem Stadium oft ein Anruf beim Schuldner. Auch deshalb sollte darauf geachtet werden, bei der Auftragsannahme eine Telefonnummer zu erhalten.
Liegen keine sachlichen Einwände gegen die Forderung vor und zahlt der Schuldner gleichwohl nicht, so ist das Mahnverfahren einzuleiten. Es ist keine Schande, sich dabei fachkundiger Hilfe zu bedienen. Das Mahnverfahren ist formalistisch. Die Einarbeitung, die Feststellung des zuständigen Gerichts und die richtige Behandlung von Nebenforderungen erfordern geraume Zeit. Es spricht aber nichts dagegen, diese Aufgabe einem versierten Mitarbeiter zu überlassen.
Spätestens hier empfiehlt es sich, sich über die Bonität des Schuldners aus geeigneten Quellen ein Bild zu machen. Ein Schuldner, der bis dahin nicht gezahlt hat, ist entweder besonders dreist oder besonders arm. Schuldner, die beides sind, haben vielleicht schon die eidesstattliche Versicherung abgegeben. Bei diesen hilft die Drohung mit einer Strafanzeige und deren Verwirklichung manchmal mehr als ein Mahnbescheid. Die Strafanzeige ist zudem kostenlos. Sie beinhaltet die Mitteilung, wer man selbst ist, bei welcher Gelegenheit der Schuldner was bestellt und bislang nicht bezahlt hat und die Angabe, vor welchem Gericht er wann die eidesstattliche Versicherung abgegeben hat. Die Staatsanwaltschaft wird dann wegen eines sogenannten Eingehungsbetruges gegen den Schuldner ermitteln.
Ist die Weste des Schuldners rein, so hilft nur die Beauftragung eines Gerichtsvollziehers. Dieser Schritt leitet die Zwangsvollstreckung ein. Dass manche Kunden es hierauf gern ankommen lassen, ist nur aus der Überlegung heraus verständlich, dass manche Gläubiger die entstehenden Kosten und Mühen scheuen.
Nun sollte zwar nicht mit Kanonen auf Spatzen geschossen werden. Wer jedoch ein effizientes Forderungsmanagement betreibt, reduziert mit vertretbarem Aufwand seine Forderungsausfälle auf ein Minimum. Dann ist es auch kein Beinbruch, hin und wieder eine Forderung auszubuchen und sie endgültig abzulegen, statt sie 30 Jahre lang immer wieder hervorzuholen. Wie gesagt, reicher werden die Schuldner selten.
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Rechtsanwalt Alexander Rilling
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