Trotz hoher Anschaffungskosten sind bei Multifunktionsgeräten
Kostenersparnisse vorprogrammiert. Durch die undurchdachte Verteilung
von Druck- und Kopieraufträgen verschwenden viele Unternehmen wertvolle
Ressourcen. So ist der alte Tintenstrahldrucker im Sekretariat den
ganzen Tag in Betrieb, während der neue und teure Laserdrucker beim
Abteilungsleiter im Büro steht und wenig genutzt wird. Ebenso verhält
es sich mit den Scangeräten. Je älter ein Gerät, desto langsamer und
schlechter die Scanqualität – daraus resultiert ein Zeitverlust, der
sich nach der Ablage eines Dokuments durch die schlechte Lesbarkeit
endlos fortzieht.
Integrierte Arbeitsweisen
Aktuelle
Modelle erlauben eine Synthese zwischen der Softwarelandschaft eines
Unternehmens und dem eingesetzten Multifunktionsgerät. So bieten
namhafte Hersteller wie Konica Minolta bereits auf das
Multifunktionsgerät abgestimme Software im Rahmen eines
Dokumentenmanagement an. Einen innovativen Ansatz zeigt die Firma
Sharp. So ermöglichen die neuen Geräte des Herstellers mittels einer
offenen Systemarchitektur die Integration des Multifunktionsgerätes
direkt in Dokumentenmanagement, Kundenbeziehungsmanagement oder
Fax-Kommunikation eines Unternehmens (siehe www.sharp.de/osa ).
Hierdurch kann beispielsweise der Ablageort eines Dokuments während des
Scanvorgangs am Bedienpanel des Multifunktionsgerätes gewählt und auf
diese Weise ein Arbeitsschritt innerhalb der digitalen Archivierung
eingespart werden. Mit der gleichen Technologie lassen sich Workflows
und Wiedervorlagen unmittelbar während des Scanvorgangs starten. Das
Gerät wird außerdem zu einer Kommunikationszentrale, die Dokumente per
Fax und E-Mail versenden kann.
Zukunftsaussichten
Die
Welt der Druck- und Kopiergräte verändert sich rasant schnell. Jedes
Jahr werden neue Innovationen vorgestellt und die wenigsten Unternehmen
können sich diesen Trends widersetzen. Mit der wachsenden
Technik-Performance steigen auch die Ansprüche der Kunden und
Mitarbeiter. Steht also die nächste Neuanschaffung ins Haus, sollte ein
Unternehmen ernsthaft über ein Multifunktionsgerät nachdenken. Sicher
erscheinen die Anschaffungskosten hoch, doch die Einsparpotentiale in
Form von Zeit, Platz und Papier sind immens. Vor allem die
Konzentration von Tätigkeiten, die sonst zwei bis drei Arbeitsplätze
erfordern, auf ein Gerät sowie die Reduktion mehrerer Arbeitsschritte
auf einen einzigen versprechen enorme Zeiteinsparungen (z.B. Scannen
eines Dokuments, Umwandlung der Datei in ein revisionssicheres Format
und Ablage im digitalen Archiv).
