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02.09.10

"Priority Inbox": Das Für und Wider von automatischer E-Mail-Priorisierung

Millionen Gmail-Nutzer warten gespannt auf Priority Inbox - das neue Feature, welches eingehende E-Mails automatisch nach Relevanz sortiert. Der Vorstoß wirft grundlegende Fragen über die Zukunft von E-Mail auf.

 

Vor zwei Tagen präsentierte Google seine Lösung für das Problem des E-Mail-Overload: Priority Inbox. Mit Hilfe dieser Beta-Funktion, die in den nächsten Tagen allen mehr als 150 Millionen Gmail-Nutzern zur Verfügung stehen soll, will Google allen von der E-Mail-Flut Geplagten das Leben erleichtern..

Das neue Feature bewertet eingehende Mails nach ihrer Wichtigkeit und zeigt die als relevant eingeordneten Nachrichten in einem eigenen Bereich über den zuvor vom Leser markierten sowie über allen anderen E-Mails an. Gmail orientiert sich bei der Einordnung am bisherigen Lese- und Kommunikationsverhalten des Anwenders, bietet aber auch die Möglichkeit, das System durch Betätigen des Plus- und Minus-Buttons im Kontext einzelner Mails zu trainieren.

Laut Google konnten die Benutzer, die Priority Inbox bereits ausprobiert haben, den Zeitaufwand für das Sortieren ihrer E-Mails um sechs Prozent verringern.

Bei mir wurde die neue Funktion noch nicht aktiviert (ein entsprechender Hinweis soll am oberen rechten Rand von Gmail erscheinen), aber das stört mich nicht, denn ich verwende ohnehin einen anderen E-Mail-Dienst und werde somit auch nicht in den Genuss der Priority Inbox kommen.

Dennoch hat mich in den vergangenen Tagen die Frage umgetrieben, welche Auswirkungen dieser Vorstoß von Gmail auf die E-Mail-Kommunikation haben wird. Immerhin gehört Gmail zu den führenden Anbietern von webbasierten E-Mail-Lösungen und ist, was Innovationen in diesem Sektor betrifft, der unangefochtene Champion.

Sofern sich die Feature im Beta-Test bewährt und Teil der Gmail-Kernfunktionalität wird, ist nicht ausgeschlossen, dass Konkurrenten wie Hotmail oder Yahoo Mail nachziehen und die Priorisierung von E-Mails somit zu einer Standardleistung von E-Mail-Services wird.

Während meiner Überlegungen stellte ich mir gedanklich die Frage, was der Einsatz von Mechanismen zur Relevanzbewertung von Mails über das bereits etablierte Herausfiltern von Spam hinaus mittelfristig für die Effektivität von E-Mails bedeutet.

Angenommen, Priority Inbox funktioniert wie angepriesen, dann dürfte der kurzfristige Effekt für die Postfach-Besitzer eine Zeitersparnis und weniger Frustration beim Bearbeiten ihrer Nachrichten sein.

Doch was passiert mit all den legitimen E-Mails, die nicht mit einer hohen Priorität versehen werden und somit sofort in einem Bereich des Posteingangs landen, der selbst Minuten nach dem Eintreffen schon das Scrollen notwenig macht? Zumindest in der Theorie klingt das, als wenn sich die Chancen für Absender, eine Antwort zu erhalten, deutlich verschlechtern - irgendwo müssen die sechs Prozent Zeitersparnis der Priority-Inbox-Tester ja herkommen.

Mittelfristig könnte - ein verbreiteter Einsatz der automatischen Priorisierung vorausgesetzt - E-Mail somit als Tool für die Kommunikation zwischen etablierten Kontakten wie Kollegen, Freunden, Familie etc. an Effektivität und Effizienz zulegen, als Maßnahme für eine erste oder sehr unregelmäßige Kontaktaufnahme jedoch an Leistungsfähigkeit einbüßen. Ich bin mir nicht sicher, ob wir uns damit einen Gefallen tun.

Natürlich fällt es mir leicht, die langfristigen Nachteile von Relevanzbewertungen bei Mails zu analysieren und die Vorteile in den Hintergrund zu rücken, immerhin hatte ich noch nie ein Problem mit E-Mail-Overload. Vor knapp drei Jahren konstatierte ich : "Mein Postfach ist immer leer und beinhaltet selten mehr als fünf ungelesene Mails. [...] Mailschulden gibt es damit bei mir nicht."

Und nicht ganz ohne Stolz stelle ich fest, dass dem noch immer so ist. Eintreffende Mails werden entweder sofort beantwortet, gelöscht, archiviert oder in einen To-Do-Ordner gelegt, den ich einmal täglich bearbeite. Dadurch vermeide ich den Frust, der bei dem Blick auf einen Posteingang mit hunderten ungelesener und nicht bearbeiteter E-Mails entsteht, und der gleichzeitig jede Motivation zerstört, überhaupt noch auf eingehende Mails zu antworten, sofern sie nicht äußerst wichtig sind.

Om Malik von GigaOm erhält täglich 1500 E-Mails und freut sich deshalb sehr über das neue Gmail-Feature. Doch was würde dessen Einsatz für User bedeuten, die ihm mailen? Bisher (ohne Priority Inbox) konnte selbst ein für ihn unbekannter Absender mit dem richtigen Timing zum richtigen Zeitpunkt an oberster Stelle in seinem Posteingang landen und seine Aufmerksamkeit erhalten - ich hatte ihm vor langer Zeit mal einen Newstipp geschickt und ein "danke" per Mail bekommen. Mit der Gmail-Priorisierung wäre meine Nachricht wahrscheinlich weit unten gelandet und zwischen allen anderen "unwichtigen" Mails untergegangen.

Egal wie kreativ sich neue Dienste dabei anstellen, Nutzern die mit E-Mails verbundene Last abzunehmen - am Ende besteht eine konzeptionelle Begrenzung darin, wie viele elektronische Nachrichten ein durchschnittlicher User pro Tag bearbeiten kann. Je mehr Mails eintreffen, desto größer ist die mathematische Wahrscheinlichkeit, dass einige Nachrichten untergehen und nicht gelesen werden.

Ein Priorisierungsmechanismus kann zwar dabei helfen, das Post von "wichtigen" Personen zur Kenntnis genommen wird. Dies geschieht aber gleichzeitig auf Kosten der Mails von unbekannten Kontakten, die weniger Beachtung finden. Dabei sind es doch genau diese Nachrichten, die zu Inspiration, interessantem Input oder gar neuen Geschäftskontakten führen können.

Für Personen, die wie Om Malik 1500 E-Mails erhalten, ist Priority Inbox wohl der beste Weg, um einen größtmöglichen Teil der relevanten Nachrichten serviert zu bekommen. Für alle Nutzer, die deutlich unter diesem überdurchschnittlichen Wert liegen, könnte etwas mehr Disziplin und Ordnung im Posteingang kombiniert mit einigen Regeln viele der Probleme lösen - und das, ohne dass dafür eine Einteilung der Mails in zwei Klassen notwendig ist. Tipps dazu gibt es bei unserem Schwesterblog imgriff.com.

Freut ihr euch auf Priority Inbox? Seht ihr großen Verbesserungsbedarf in eurem E-Mail-Management?

(Illustration: stock.xchng)

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