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22.10.12

Aufgabenverwaltung: Mit dem arbeiten, was da ist

Tools zur Aufgabenverwaltung sind toll - können aber zum Zeitfresser werden: Zuviele Features, zu komplizierter Aufbau. Selbst ist die Frau: Karin Friedli hat sich ein System für die To Do's gebaut - im E-Mail-Programm.

Gastautorin Karin Friedli arbeitet bei Blogwerk AG.

«Digitale Aufgabenverwaltungen haben einen Fehler – sie funktionieren nicht» stellte Thomas Mauch vor einiger Zeit an dieser Stelle fest. Und sprach mir damit aus der Seele. Wie ich endlich dauerhaft produktiv und organisiert wurde.

Ich habe sie natürlich ausprobiert: Remember The Milk, Workflowy, Things, Thinking Rock, Wunderlist, Orchestra, Teuxdeux und wie sie alle heissen. Fein säuberlich dokumentierte ich jeweils den Status Quo meiner Aufgaben und fasste gute Vorsätze, auf dass alles gut werde und mir die Arbeit leichter und organisierter von der Hand gehe. Und ich mochte sie, fast alle. Thinking Rock ist super durchdacht, Wunderlist ist irrsinnig hübsch, Remember The Milk hat coole Features. Allein, geholfen hat das nie auf Dauer. Ungezählte Anläufe und einige Jahre später war ich irgendwann letztes Jahr genau so weit wie zuvor.

Geholfen hat am Ende nur eins: gnadenloser Pragmatismus. Was hilft mir wirklich, mein Zeug zu erledigen? Und wie mache ich mir das so einfach wie nur irgend möglich?

Eine Applikation mehr ist mir eine zuviel

Ich benutze heute keine zusätzliche Aufgabenverwaltung mehr, sondern nur noch meinen E-Mail-Account (ich arbeite mit Google Apps, aber man kann sich das mit jedem anderen Webmail oder Client einrichten). Meine Inbox wird bei jeder Kontrolle vollständig geleert nach den folgenden Kriterien:

  • Erfordert weniger als 1 Minute meiner Zeit: Wird sofort erledigt und archiviert.
  • Muss heute bearbeitet werden: Wird mit dem Label @heute archiviert.
  • Erfordert weitere Aufmerksamkeit, aber nicht zwingend heute: Wird mit einem Stern markiert.
  • Erfordert momentan keine noch Handlung von mir oder erst, nachdem sonstwer reagiert hat: Wird mit dem Label @warten archiviert.
  • Muss zur nächsten Sitzung mit einer bestimmten Person oder Gruppe mit: Wird mit dem entsprechenden Label (z.B. @team) archiviert.
  • Erfordert keine Handlung, aber ist dennoch interessant, sich bei Gelegenheit mal anzuschauen: wird mit dem Label @prio2 archiviert.
  • Für Aufgaben, die von irgendwoher auf Zuruf zu mir gelangen (Telefonate, Arbeitskollegen) schreibe ich mir selber eine Mail-Notiz mit den entsprechenden Stichworten und ordne die nach dem selben Prinzip ein.

Die mit Stern markierten Elemente sind meine gesamte To-Do-Liste, daraus generiere ich täglich meine zu erledigenden Aufgaben, indem ich sie dem Label @heute zuordne. Die Labels @warten, @prio2, @team etc. werden regelmässig durchgesehen.

Voller Posteingang? So kann ich nicht arbeiten.

Warum das Inbox Zero-Prinzip dabei nicht nur hübsch anzusehen, sondern auch so wichtig für mich ist, habe ich nach Simones Artikel zum Thema Zeitsouveränität auch endlich verstanden: Es herrscht einfach erst wieder Ordnung in meinem Hirn, wenn das, was sich da aufstaut, wenigstens vorderhand einen gewissen «erledigt»-Status hat. Auch wenn der in diesem Fall häufig nur bedeutet: Zur Erledigung einsortiert. Ist das erst mal passiert, kann ich ohne weitere Ablenkung weiterarbeiten. Gleichzeitig benötige ich keine mentale Kapazität mehr für die Schnittstellenproblematik: Alle offenen Enden liegen irgendwo in meiner Aufgabenverwaltung, ohne dass ich sie explizit dahin transferieren oder neu erfassen muss.

Ist denn jetzt alles super? Vieles ist jetzt besser als zuvor, aber es gibt natürlich Schwachstellen. Zum Beispiel die, dass ich meine E-Mails generell zu oft am Tag checke. Ich kenne die Theorie: Nur zu festen Zeiten, dann weg damit. Ich habe mich damit abgefunden, dass ich diesen Status wohl nie erreichen werde und begnüge mich damit, das oben beschriebene Prinzip beizubehalten, auch wenn die Durchgänge viel öfter stattfinden als empfohlen.

Eine andere Schwäche ist, dass man mit diesen Labels manchmal nicht rational operiert: An manchen Tagen zeigt mein «heute»-Ordner das an, was ich heute tun muss und werde. Häufig liegen da aber auch noch x Dinge drin, die ich einfach gerne auch noch vom Tisch haben möchte – und recht regemlässig ist das zuviel, was wiederum wie bei der klassischen To-Do-Liste ein gewisses Frustpotential birgt, wenn man das nicht abgearbeitet kriegt.

Nicht perfekt, aber nah dran

Es ist nun mal so – keine Methode ist vollkommen, und sein Zeug planen und erledigen muss man ja trotzdem immer selber. Dennoch: Dadurch, dass ich keine separate Anwendung mehr brauche, spare ich mir subjektiv beurteilt einen Grossteil des Aufwands zur Verwaltung meiner Aufgaben. Ich glaube, das ist der Hauptgrund dafür, dass ich dabei geblieben bin. Ja, Thinking Rock kann viel mehr, Wunderlist ist hübscher und Remember The Milk erkennt das Datum automatisch, wenn ich «morgen» hinschreibe, das finde ich immer noch cool und praktisch. Aber am Ende muss mein System ja nur eins: Für mich dauerhaft funktionieren.

Bild: Maciej Wojnicki bei flickr.com (CC BY 2.0)

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