Mit seinem Urteil vom 16.3.2006, Az: VI R 87/04, hat der Bundesfinanzhof festgelegt, wie ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch auszusehen hat.
Findet der Prüfer das berühmte ‚Haar in der Suppe’ – stellt also fest, dass die vom BFH aufgestellten Kriterien nicht lupenrein erfüllt sind - wird die Anwendung der Einzelnachweismethode (Fahrtenbuch) versagt.
Das bedeutet: Der geldwerte Vorteil wird nach der meist teureren 1%-Methode berechnet.
So wird das Fahrtenbuch prüfungssicher
Der Bundesfinanzhof hat festgelegt, dass aus einem Fahrtenbuch folgende Daten hervorgehen müssen:
- Datum
- Fahrtziel
- Grund der Fahrt
- Gesamtkilometerstand am Anfang und Ende der Fahrt
- die Angabe, ob es sich um eine private Fahrt handelt
Wichtig ist dabei der geschlossene Charakter des Buches. Also – bitte keine Zettelwirtschaft.
Wer auf ‚Nummer sicher’ gehen will – das Risiko prüfungsrelevanter Fehler ist nun einmal immer gegebenen – für den ist ein elektronisches, fest eingebautes Fahrtenbuch die sichere und komfortable Lösung.
Elektronische Fahrtenbücher sammeln Daten automatisch
Unterschieden wird zwischen zwei Systemen. Ein Tachowellen-Gerät übermittelt via Tachowelle die gefahrenen Kilometer an einen Fahrtenschreiber. Über eine kleine Tastatur gibt der Fahrer Art, Grund und Ziel der Fahrt ein.
Eine Alternative dazu sind GPS-Geräte, die im Sekundentakt die genaue Position des Fahrzeugs und die dadurch zurückgelegten Kilometer ermitteln.
Alle Geräte – Kosten etwa 400,00 € bis 1000,00 € – können die Fahrdaten zum Abrechnen der Fahrtkosten z. B. in ein Buchführungsprogramm exportieren.
GPS- oder Tachowellen-Fahrtenbuch – wer in der Firma braucht was
Wer von Termin zu Termin hetzt oder sowieso am Abend den Arbeitstag nacharbeiten muss, ist mit einem GPS-Gerät gut bedient. Schnellübersicht:
- Abteilungsleiter: Tachowellen-Gerät
- Auslieferungsfahrer: Tachowellen-Gerät
- Außendienstmitarbeiter: GPS-Gerät
- Geschäftsführer: Tachowellen-Gerät
- Lkw-Fahrer: GPS-Gerät
- Monteure: GPS-Gerät