05.08.08

Fahrtenbuch

So wird das Fahrtenbuch prüfungssicher

Ein Firmenwagen ist heute nicht nur für Führungskräfte ein Muss. Auch bei nachgeordneten Positionen hat sich das Firmenfahrzeug als Instrument zu Mitarbeitermotivation durchgesetzt. Doch was des einen Freud, ist des anderen Leid. Sie als Verantwortlicher für Lohn und Gehalt müssen den damit verbundenen geldwerten Vorteil zusätzlich erfassen und versteuern. Entweder mit der pauschalen 1%-Pauschale oder mit der sehr viel aufwendigeren Fahrtenbuch-Methode. Machen Sie es mit dem Fahrtenbuch, stehen Sie im Risiko.

So wird das Fahrtenbuch prüfungssicherSo wird das Fahrtenbuch prüfungssicher

Mit seinem Urteil vom 16.3.2006, Az: VI R 87/04, hat der Bundesfinanzhof festgelegt, wie ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch auszusehen hat.

Findet der Prüfer das berühmte ‚Haar in der Suppe’ – stellt also fest, dass die vom BFH aufgestellten Kriterien nicht lupenrein erfüllt sind - wird die Anwendung der Einzelnachweismethode (Fahrtenbuch) versagt.

Das bedeutet: Der geldwerte Vorteil wird nach der meist teureren 1%-Methode berechnet.

 

So wird das Fahrtenbuch prüfungssicher

Der Bundesfinanzhof hat festgelegt, dass aus einem Fahrtenbuch folgende Daten hervorgehen müssen:

  • Datum
  • Fahrtziel
  • Grund der Fahrt
  • Gesamtkilometerstand am Anfang und Ende der Fahrt
  • die Angabe, ob es sich um eine private Fahrt handelt

Wichtig ist dabei der geschlossene Charakter des Buches. Also – bitte keine Zettelwirtschaft.

Wer auf ‚Nummer sicher’ gehen will – das Risiko prüfungsrelevanter Fehler ist nun einmal immer gegebenen – für den ist ein elektronisches, fest eingebautes  Fahrtenbuch die sichere und komfortable Lösung.

 

Elektronische Fahrtenbücher sammeln Daten automatisch

Unterschieden wird zwischen zwei Systemen. Ein Tachowellen-Gerät übermittelt via Tachowelle die gefahrenen Kilometer an einen Fahrtenschreiber. Über eine kleine Tastatur gibt der Fahrer Art, Grund und Ziel  der Fahrt ein.

Eine Alternative dazu sind GPS-Geräte, die im Sekundentakt die genaue Position des Fahrzeugs und die dadurch zurückgelegten Kilometer ermitteln.

Alle Geräte – Kosten etwa 400,00 € bis 1000,00 € – können die Fahrdaten zum Abrechnen der Fahrtkosten z. B. in ein Buchführungsprogramm exportieren.

 

GPS- oder Tachowellen-Fahrtenbuch – wer in der Firma braucht was

Wer von Termin zu Termin hetzt oder sowieso am Abend den Arbeitstag nacharbeiten muss, ist mit einem GPS-Gerät gut bedient. Schnellübersicht:

  • Abteilungsleiter: Tachowellen-Gerät
  • Auslieferungsfahrer: Tachowellen-Gerät
  • Außendienstmitarbeiter: GPS-Gerät
  • Geschäftsführer: Tachowellen-Gerät
  • Lkw-Fahrer: GPS-Gerät
  • Monteure: GPS-Gerät

 

Hinweis: Immer zum 1. Januar eines Jahres oder bei jedem Fahrzeugwechsel dürfen Sie von den 1%-Methode zum Fahrtenbuch wechseln.

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