26.10.10

Fahrtenbuch

Betriebsprüfungssicheres Fahrtenbuch leicht gemacht

Ein Fahrtenbuch ist immer dann besonders lohnend, wenn Sie Ihren Firmenwagen nur in geringem Umfang privat nutzen. Allerdings müssen Sie die strengen Vorgaben beachten, die für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch gelten.

So machen Sie Ihr Fahrtenbuch betriebsprüfungssicher und vermeiden unnötige AufzeichnungenSo machen Sie Ihr Fahrtenbuch betriebsprüfungssicher und vermeiden unnötige Aufzeichnungen

Sie müssen die dienstlich und privat gefahrenen Kilometer sowie die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte im Einzelnen in Ihrem Fahrtenbuch nachweisen.

Notizzettel werden nicht anerkannt                                                                      

Die Forderung, dass die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch jeweils zeitnah erfolgen müssen, hatte der Bundesfinanzhof ursprünglich in Zweifel gezogen. Diese kleine Erleichterung wurde aber mit dem Urteil vom 9.11.2005 prompt wieder zurückgezogen (BFH, Az.: VI R 27/05). Der BFH verneinte die Frage, ob Aufzeichnungen auch nachträglich anhand einzelner Notizzettel vorgenommen werden können.

Experten-Tipp

Erfassen Sie also alle Einträge unmittelbar nach der Fahrt direkt im Fahrtenbuch.

Excel-Fahrtenbuch ist nicht zulässig

Sehr allergisch reagiert der Prüfer, wenn Sie ihm ein Fahrtenbuch vorlegen, dass Sie mit MS‑Excel erstellt haben. Der BFH entschied, dass die Führung eines Fahrtenbuchs mittels eines Tabellenkalkulationsprogramms steuerlich nicht anerkannt wird (Urteil vom 16.11.2005, Az.: VI R 64/04). Begründung: An dem bereits eingegebenen Datenbestand könnten auf Grund der Funktionsweise der Software nachträgliche Veränderungen vorgenommen werden, ohne dass deren Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt wird.

Wichtiger Hinweis:

 

Steuerberater raten aus Eigenschutz zur 1‑%‑Regelung

Viele Steuerberater raten Ihren Mandanten zur 1‑%‑Regelung, weil Sie fürchten, dass Ihr Mandant Sie für hohe Nachzahlungen auf Grund eines fehlerhaften Fahrtenbuchs in Regress nimmt. Angesichts der vielen Streitfälle, die im Laufe des Jahres zu diesem Thema ausgefochten wurden, kann man diese Angst zwar nachvollziehen, trotzdem sollten Sie aber immer die für Sie günstigere Variante wählen.

Das Fahrtenbuch muss lückenlos geführt werden

Sie dürfen ein Fahrtenbuch nicht nur für einen repräsentativen Zeitraum führen, um die dann ermittelten Nutzungsanteile auf das komplette Jahr hochzurechnen. Dies gilt auch dann, wenn eine große Regelmäßigkeit der Fahrzeugnutzung im Laufe des gesamten Jahres vorliegt.

Checkliste: Das muss im Fahrtenbuch stehen

Nur wenn alle Angaben enthalten sind, ist Ihnen die Anerkennung des Fahrtenbuches sicher.

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit (Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit)
  • Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute
  • Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner
  • Hinweis: Für Privatfahrten genügt es, die jeweils zurückgelegten Kilometer zu notieren.
  • Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist ein entsprechender Kurzvermerk im Fahrtenbuch mit Angabe der zurückgelegten Kilometer ausreichend.

 

Legen Sie immer das Original vor

Fahrtenbücher müssen im Original vorgelegt werden. So wird ein Fahrtenbuch in Form einer erst vor Abgabe der Steuererklärung gefertigten Reinschrift mit anschließender Vernichtung der Grundaufzeichnungen nicht anerkannt.

Elektronische Fahrtenbücher auf Tauglichkeit prüfen

Bei einzelnen Fahrzeugmarken, wie beispielsweise BMW, kann ein eingebautes elektronisches Aufzeichnungsgerät gleich mitbestellt werden. Bei einem elektronischen Fahrtenbuch muss garantiert sein, dass beim Ausdrucken bzw. Übertragen der Daten nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch nicht möglich sind. Sollten derartige Angaben durchführbar sein, ist eine Dokumentation erforderlich.

Experten-Tipp

Steuertauglichkeit bestätigen lassen Wenn Sie sich für den Kauf eines elektronischen Fahrtenbuchs entscheiden, sollten Sie sich vom Hersteller die „Steuertauglichkeit“ schriftlich garantieren lassen. Können Sie eine solche Garantie für ein Gerät nicht bekommen, sollten Sie sich für ein anderes entscheiden.

Müssen Sie auch „Geheimnisse“ ausplaudern?

Gleich vorweg: Hinsichtlich der Anerkennung der Ordnungsmäßigkeit von Fahrtenbüchern besteht in der Rechtsprechung der Finanzgerichte keine einheitliche Auffassung. Es gibt beispielsweise widersprüchliche Aussagen hinsichtlich der ausführlichen Benennung besuchter Personen, bei denen es sich um so genannte Geheimnisträger von Berufs wegen handelt. Hierzu zählen insbesondere Rechtsanwälte, Ärzte und Journalisten. Streitpunkt hierbei ist das Thema Datenschutz.

Experten-Tipp

 

Machen Sie zusätzliche Aufzeichnungen

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie bestimmte Angaben im Fahrtenbuch aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht machen können, dann sollten Sie den Zweck der Reise und die besuchte Person durch weitere Aufzeichnungen außerhalb des Fahrtenbuchs glaubhaft untermauern können. Hinweise dazu lassen sich beispielsweise aus den Reisekostenabrechnungen entnehmen.

Hier drückt das Finanzamt ein Auge zu

Abgesehen davon, dass die im Fahrtenbuch enthaltenen Aufzeichnungen hinsichtlich Reiseziel, Reiseroute, Reisezweck, aufgesuchte Geschäftspartner und berufliche Veranlassung bei einer Nachprüfung auch einen plausiblen Zusammenhang ergeben sollten, kann in Einzelfällen auf bestimmte Angaben verzichtet werden. Kriterium dabei ist, dass die Umstände im Einzelfall die notwendige Aussagekraft der Aufzeichnungen und deren Überprüfung nicht beeinträchtigt.

Wichtiger Hinweis

Schädlich für die steuerliche Anerkennung sind gerundete Kilometer oder nicht zeitnahe Einträge.

  • Handelsvertreter, Kundendienstmonteure, Kurierdienstfahrer, Automatenlieferanten, ähnliche Berufsgruppen
    Erleichterung: Für sie reicht es aus, wenn sie bei ihren täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten die Adressen der Kunden notieren. Erst bei größerer Distanz sind zusätzliche Angaben hinsichtlich der Entfernung und Fahrtstrecke erforderlich.
  • Taxifahrer und Fahrlehrer
    Erleichterung: Hier reicht die Angabe des Kilometerstands zu Beginn und am Ende der jeweiligen Fahrten aus. Bei längeren Fahrten sind Ziel und Reiseroute zu benennen. In Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchte Geschäftspartner ist ein Eintrag „Lehrfahrt“ bzw. „Fahrschulfahrt“ vorzunehmen.
  • Sicherheitsgefährdete Personen
    Erleichterung: In diesen Fällen kann auf die Angabe der Reiseroute auch bei größeren Distanzen verzichtet werden.
  • Steuerberater, Anwälte, Ärzte und ähnliche Berufsgruppen
    Erleichtung: Hier reicht neben der Angabe des Kilometerstands und des Zielorts der Hinweis „Mandantenbesuch“ bzw. „Patientenbesuch“. Angaben zur Person müssen in einem getrennt vom Fahrtenbuch zu führenden Verzeichnis festgehalten werden. Die Einsicht in dieses Verzeichnis kann nur in besonderen Fällen nachgefordert werden.

Joachim Welper

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