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18.05.13Leser-Kommentare

Bitte noch erfinden: WLAN-Scanner mit integriertem Aktenvernichter

Trotz zahlreicher Initiativen, die uns das papierlose Büro versprechen, türmen sich immer noch Papierberge auf unseren Schreibtischen. Ein wichtiger Schritt hin zu Lösung des Problems könnte ein Gadget sein, mit dem Aufräumen plötzlich Spaß machen würde: eine Kombination aus mobilem Scanner und Aktenvernichter mit WLAN und intelligenter OCR-Software. Es müsste nur noch jemand erfinden.

Ist dieses Gerät von Hyundai ein Aktenvernichter oder ein Scanner? Warum eigentlich nicht beides? Bilder: Hersteller Ist dieses Gerät von Hyundai ein Aktenvernichter oder ein Scanner? Warum eigentlich nicht beides? Bilder: Hersteller

Es wird soll noch kommen, das papierlose Büro. Im Gespräch ist es etwa so lange, wie es die E-Mail gibt. Doch es kam nicht, dafür kam noch mehr Papier und der Gedanke, das Papier für immer abzuschaffen, rückte in weite Ferne. In jüngster Zeit nimmt eine zweite Welle wieder Wind auf: Startups, viele davon aus Deutschland, sagen dem Papier erneut den Kampf an. Doch Doo sucht noch nach dem täglichen Use Case, Smarchive scheint für immer in der Erprobungsphase gefangen zu sein, ebenso wie fileee. Doctape hat sich längst ein anderes Geschäftsfeld gesucht und sich zum intelligenten Cloudspeicher gewandelt. Und noch immer sind wir das Papier nicht los.

Immerhin: Es gibt immer bessere Möglichkeiten, das, was an Papier noch kommt, zu digitalisieren. Wir haben viel gesehen und ausprobiert in den vergangenen Jahren: Natürlich Scan-Apps für das Smartphone und Mobile Scanner, die Einzug in die Elektronikmärkte gehalten haben. Sie kommen eigenständig daher, integriert in Tastaturen oder in Form eines Stiftes. Intelligente mobile Scanner wie Doxie oder Iriscan gehen noch einen Schritt weiter und speichern Eingescanntes direkt in der Cloud. Ein echtes Killergerät ginge einen Schritt weiter und würde noch eine Funktion integrieren: einen Aktenvernichter.

Neulich beim Aufräumen kam mir die Idee: Im Prinzip kann ich jetzt schon alle Dokumente in der Cloud speichern: Evernote, Doo, Reposito, um nur einige Möglichkeiten zu nennen. Besonders viel Spaß macht es mir mit bisherigen Möglichkeiten aber nicht: In Ermangelung eines echten Scanners verwende ich für die wenigen Male, in denen sich ein Scan nicht vermeiden lässt, eine App auf dem Smartphone. Das funktioniert auch erstaunlich gut, ist aber auch träge. Spaß macht das nicht. Spaß machen Wegschmeißen oder Dinge durch den Aktenvernichter zu jagen.

Und dann flatterte dieser Tage eine Pressemeldung von Hyundai mit obigem Beitragsbild in meinen Briefkasten: ein neuer mobiler Scanner mit WLAN, Cloud-Anschluss und intgriertem Micro-SD-Karten-Leser. Der Energy Scan sieht genauso aus wie der Aufsatz zu meinem Aktenvernichter, den ich vor einiger Zeit beim Discounter gekauft habe. Warum nur ist noch niemand auf die Idee gekommen, beide Gerätearten zu vereinen?

Software, die Dokumente für uns entschlüsselt

Man stelle sich das vor: Dokumente, die nicht für die Augen anderer bestimmt sind, werden durch den Aktenvernichter geschickt, davor kurz eingescannt und für uns in der Cloud oder auf dem heimischen Rechner gespeichert. Das würde bedeuten: sorglos in nur zwei Sekunden. Der deutsche Dienst Smarchive wirbt damit, dass er uns selbständig daran erinnern kann, wann eine Rechnung zu bezahlen ist. Das ließe sich doch wunderbar kombinieren.

Man stelle sich also das Szenario vor: Papierne Post wird beim Eingang gleich durch den Scanvernichter geschickt. Eine intelligente Software liest mit Hilfe von OCR für uns was drinsteht, zieht alle wichtigen Informationen und Termine dort heraus und informiert uns dann, wenn die Zeit gekommen ist. Oder direkt mit einer Push-Nachricht aufs Tablet: "Das Dokument, das du gerade ins Nirwana geschickt hast, war eine Vorladung vor Gericht wegen Erregung öffentlichen Ärgernisses. Der Termin ist am 18. Juni. Willst du das Dokument jetzt lesen?"

Probleme am besten spielerisch lösen

Bekämen wir so unsere Schreibtische endlich papierfrei? Ich denke: zu einem großen Teil ja. Wegschmeißen befreit, gute Software kann uns helfen, uns besser zu organisieren. Das meiste, was in unserem Alltag an Papier herum fliegt, ist wirklich nicht derart wichtig, dass wir es in Papierform behalten müssten. Und wenn ein entsprechendes Gerät auch noch Spaß macht, lassen sich Alltagsprobleme spielerisch lösen.

Ein Scanschredder müsste beide Seiten gleichzeitig einscannen können, schnell und natürlich absolut zuverlässig arbeiten. Idealerweise wäre er für einen Preis um 100 Euro verfügbar, mit WLAN und der entsprechenden intelligenten Software ausgestattet. Dann kann ein solches Gerät ein großer Erfolg werden. Natürlich dürfen wir dabei unseren Kopf nicht ausschalten und nicht alles zerschreddern, was man uns schickt. "Das Dokument, das du gerade vernichtet hast, trug den Betreff 'Bachelorzeugnis'. Deine Abschlussnote beträgt x,x. Möchtest du das Dokument jetzt löschen?"

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Kommentare

  • Sascha

    18.05.13 (12:12:27)

    Die Variante Scanner und Aktenvernichter setzt viel Vertrauen in die Technik vorraus. Lässt sich aber jetzt schon umsetzen. :) https://www.youtube.com/watch?v=BuE2f8Ef55U

  • jan

    19.05.13 (10:42:45)

    "Man stelle sich das vor: Dokumente, die nicht für die Augen anderer bestimmt sind, werden durch den Aktenvernichter geschickt, davor kurz eingescannt und für uns in der Cloud oder auf dem heimischen Rechner gespeichert." Für diese Idee sollten Sie geohrfeigt werden... Dokumente, die nicht für die Augen anderer bestimmt sind, werden so aufbewahrt, dass sie keiner zu Gesicht bekommt und bestimmt nich quer durchs WLAN und Internet geschickt. Für eher unwichtige Dokumente, die man aber dennoch irgendwie vermerken möchte, ist die Idee allerdings gut.

  • ctn

    20.05.13 (11:58:54)

    Der Grund, warum das papierlose Büro nicht längst da ist, ist eher, dass digitale Dokumente immer noch nicht als rechtssicher gelten. Ganz zu schweigen von der Archivierung. Einige Dokumente haben zudem lächerlich lange Aufbewahrungsfristen. Durchgängige, revisionssichere Speicherung seit 1993? Das Medium der Wahl ist dafür glaube ich immer noch Papier.

  • Jürgen Vielmeier

    21.05.13 (09:53:21)

    Na na na. ;) Ich setze bei der Umsetzung selbstverständlich voraus, dass die größtmögliche Verschlüsselung verwendet wird!

  • Ole

    21.05.13 (10:08:35)

    Und dann bin ich auf dein Gesicht gespannt, wenn du das Dokument versehentlich mit der falschen Seite nach oben scannst...

  • grossermanitu

    21.05.13 (10:55:17)

    Das Problem der versehentlichen Wahl der zu scannenden Seite ist mitlerweile behoben. Habe einen portablen scanner bei dem es egal ist wierum er die seiten einzieht. Allerdings passiert es gelegentlich wenn über 10 Seiten aufeinmal gescannt werden das teilweise Seiten falsch eingezogen werden. Diese dann direkt zu schreddern, hm?

  • Jürgen Vielmeier

    21.05.13 (11:28:22)

    Grandios! :)

  • Olaf Barheine

    21.05.13 (13:19:18)

    Ich bin immer ziemlich baff, wenn ich die Ordnerwände und Aktenberge in den Behörden sehe. Dagegen ist mein Büro ja geradezu papierlos. Ich scanne alles ein, was nicht bei Drei auf den Bäumen ist. Das mache ich schon deshalb, weil ich immer gut suchen aber ganz schlecht finden kann. Vernichten der Papiervorlagen geht leider noch nicht. Womit sollten dann Finanzamt & Co. ihre Ordnerwände und Aktenberge auftürmen?

  • mega

    21.05.13 (15:52:29)

    Scanner mit automatischem Papiereinzug gibts ja schon, um nen ganzen Stapel auf einmal zu bearbeiten. Sowas fehlt noch für den Aktenvernichter. In einem Kombi-Gerät dann am beten mit nem Fach dazwischen, um das gescannte erst nach der PC-Kontrolle zu vernichten. Dann gibts auch nicht direkt Probleme, wenn der Scan nicht klappte oder die Festplatte vor dem Backup kaputt ging.

  • Ewald Steffens

    04.01.14 (12:24:13)

    Ich hatte heute nacht einen Traum der mich veranlaste mir ein Erinnerungswort zu merken. " Scanschredder". So bin ich bei einer Recherche auf diese Webseite gelandet. Ich bin überzeug, dass ein solche Gerät Zukunft hat. Man muss anfangs immer mit Schnellschusskommentaren rechnen. Ich werde für mich ein entsprechendes Szenario erarbeiten und ggf. veröffentlichen!

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