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27.09.16Kommentieren

Datenbankanwendungen

FileMaker-Datenbanken erstellen

Bei jeder Unternehmung entstehen bereits von Anfang an viele Daten - sei es bei der Planung von Projekten, Verwaltung von Kunden oder Erstellung von Rechnungen. Für die praktische Nutzung im Unternehmensalltag sind die Anforderungen an die entsprechenden Datenbanklösungen allerdings hoch. Eine in vielen Jahren erprobte, vielseitige und auch ohne Datenbankfachmann umsetzbare Lösung ist die bekannte Software FileMaker, die auf OS X, Apple iOS und Windows läuft.

Eine schwierige Idee: Lösungen auf der Basis von Standard-Office-Programmen

Die meisten Gründer erstellen und speichern ihre Daten in der Anfangsphase oftmals mit Standard-Office-Programmen wie Microsoft Word oder Excel. Doch so gut wie jeder Gründer erreicht schnell einen Punkt, an dem die Übersicht über die gespeicherten Daten verloren geht und für das Auffinden von Dokumenten und Dateien zu viel Zeit erforderlich ist. Zur Datenbank-Anwendung wurden diese Programme ohnehin nicht geschaffen und bieten schon deshalb keine Datenbankfunktionalität. Mit Access stellt Microsoft auf der anderen Seite zwar ein Datenbanksystem zur Verfügung, mit dem man allerdings ohne umfangreiche Programmierkenntnisse keine sinnvolle Anwendung erstellen kann. Zudem laufen Access-Datenbanken ausschließlich auf Windows.

Nicht immer ideal: Standard-Datenbanksysteme

Viele Unternehmer spielen in diesem Moment mit dem Gedanken, eine Unternehmenssoftware einzusetzen, um alle Daten strukturierter zu speichern und künftig schneller auffinden zu können. Für diesen Zweck sind auf dem Markt viele branchenneutrale und branchenspezifische ERP-, CRM- und Warenwirtschaftssysteme erhältlich, die sich in der Regel jeweils auf bestimmte Bereiche spezialisiert haben. Bei diesen Systemen muss das Unternehmen allerdings in den meisten Fällen seine Betriebsabläufe an die Funktionen der jeweiligen Software anpassen, weil die Software selbst nur wenige Möglichkeiten zur Anpassung bietet. Meist bildet die Software auch nicht exakt die benötigten Funktionen ab, sodass im Resultat benötigte Funktionen fehlen und nicht benötigte Funktionen mitbezahlt werden müssen.

Das FileMaker-Konzept: Datenbankanwendungen selber einfach erstellen

Die Datenbank-Plattform FileMaker geht an dieser Stelle einen anderen Weg und bietet dem Nutzer die Möglichkeit, eigene Datenbanken zu erstellen, die gewünschte Betriebsabläufe zu 100 Prozent abbilden können. Dank des einfachen Bedienungskonzepts muss der Anwender für die Erstellung und Anpassung einer Datenbank keinerlei Programmierkenntnisse aufweisen.

Die FileMaker-Plattform existiert bereits seit mehr als 30 Jahren und wird heute vom Apple-Tochterunternehmen FileMaker Inc. gepflegt. Die erste FileMaker-Version wurde im Jahr 1984 für das MS-DOS-Betriebssystem veröffentlicht. Die aktuelle Version FileMaker Pro 15 ist für die Betriebssysteme Apple Mac OS X, Windows und Apple iOS erhältlich. Mit FileMaker Pro auf Windows oder Mac erstellte Datenbanken können lokal oder über das Netzwerk mit FileMaker Go auf mobilen iOS-Geräten ausgeführt werden. FileMaker Go kann kostenlos über den App Store bezogen werden.

FileMaker-Erweiterungen bieten fertige und beliebig erweiterbare Anwendungen

Mit FileMaker kann der Anwender individuelle Datenbanklösungen für konkrete Aufgaben mit einfachen Mitteln selber erstellen. Um grundsätzliche Aufgaben nicht jedes Mal neu erstellen zu müssen, enthält FileMaker Pro knapp 20 Starterlösungen aus den unterschiedlichsten Bereichen. Alle Starterlösungen sind offen und können durch den Benutzer um weitere Funktionen erweitert werden. Einige Hersteller FileMaker-basierter Unternehmenssoftware bieten Ihre Produkte ebenfalls als Customizing- oder offene Lizenz an, um die Software selbst an eigene Anforderungen anpassen zu können.

Die aktuelle Version FileMaker Pro 15 enthält unter anderem folgende Starterlösungen, die mit FileMaker erweitert werden können:

  • Anlagen (Verwaltung von Anlagegütern mit Abschreibung, Restwert, Seriennummern und weiteren Daten)
  • Aufgaben (Aufgabenverwaltung mit To-Do-Liste)
  • Ausgabenbericht (Ausgaben und Reisekosten verwalten)
  • Content Management (Dateien und Dokumente verwalten)
  • Event Management (Verwalten von Veranstaltungen mit Agenda und Gästeliste)
  • Forschungsnotizen (Verwalten aller Daten und Medien zu Forschungsprojekten)
  • Inventarverwaltung (Erfassen und Verwalten von Betriebsinventar)
  • Kontaktverwaltung (Verwalten von Kontakten mit mehreren Adressen pro Kontakt und Anfahrtsplan)
  • Kostenvoranschläge (Erstellen und Verwalten beliebiger Kostenvoranschläge mit Kalkulation)
  • Meetings (Planung von Meetings und Verwaltung aller zugehörigen Daten)
  • Personaldaten (Personalverwaltung mit allen relevanten Daten)
  • Produktkatalog (Artikelverwaltung und Erstellung von Produktkatalogen)
  • Projekte (Planung von Projekten und Verwalten aller zugehörigen Daten)
  • Rechnungen (Erstellung und Verwaltung von Rechnungsbelegen)
  • Ressourcenplanung (Planung von Ressourcen, die für Projekte oder Artikel benötigt werden)
  • Zeitabrechnung (Abrechnung von Dienstleistungen mit Zeiterfassung)

Alle FileMaker-Starterlösungen enthalten ein Benutzerkonto mit Administratorrechten und können problemlos um weitere Daten oder individuelle Funktionen erweitert werden. FileMaker bietet auf seiner Website weitere Starterlösungen wie beispielsweise ein Customer Relationship Management (CRM) zum Download an.

Ein Assistent begleitet bei der Erstellung der Datenbank

FileMaker-basierte Datenbanken sind intern sehr einfach aufgebaut. Alle Datentabellen, Felder und Beziehungen zu anderen Tabellen können in einem interaktiven Dialog erstellt und verwaltet werden. Für die Erstellung von Bildschirmmasken und Listenansichten enthält FileMaker Pro einen umfangreichen Layout-Editor. Dabei können alle Einstellungen zu einem Objekt in einem übersichtlichen Inspektorfenster bearbeitet werden. Funktionen und automatisierte Abläufe können mit dem integrierten Script-Editor erstellt werden, der eine dialog-gesteuerte Bearbeitung aller Befehle erlaubt.

Für die Erstellung oder Erweiterung von FileMaker-Datenbanken sind demnach keine Programmierkenntnisse erforderlich, sondern lediglich ein Grundverständnis zur Funktion von Datenbanken. Hilfreich ist sicherlich außerdem die Fähigkeit, sich die Abbildung der gewünschten Betriebsabläufe in einer Software vorstellen zu können.

Einsetzbar am Einzelplatz und im Netzwerk

FileMaker-Datenbanken können am Einzelplatz oder mit mehreren Benutzern über ein Netzwerk genutzt werden. Die Desktop-Variante FileMaker Pro für Mac und Windows kann FileMaker-Datenbanken für bis zu vier weitere Benutzer im Netzwerk freigeben und bietet viele weitere professionelle Funktionen wie automatische Backups während der Laufzeit, Zeitpläne, Scripte und SSL-256-Bit-Datenverschlüsselung. Nach der Installation des kostenlosen FileMaker Go über den App Store können Sie beispielsweise auch mit einem iOS-Gerät auf Ihre FileMaker-Datenbank zugreifen. Wenn mehr als vier weitere Benutzer auf die Datenbanken zugreifen sollen, kann für diesen Zweck ein FileMaker-Server eingesetzt werden. Dieser kann die Datenbanken auch für andere Zugriffe wie ODBC, WebDirect für den Browser oder PHP für die Verwendung auf Websites freigeben.

Vielfältige Schnittstellen zur Außenwelt

FileMaker Pro bietet die Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Quellen wie beispielsweise Textdateien oder andere Datenbanken zu importieren. Excel-Tabellen können direkt in FileMaker Pro importiert und in der Datenbank weiter bearbeitet werden. In FileMaker gespeicherte Daten können in verschiedenen Formaten wie z.B. CSV-, Serienbrief- oder Excel-Dateien exportiert werden.

Über die standardisierte ODBC-Schnittstelle kann FileMaker außerdem problemlos auf andere externe Datenquellen wie z.B. beliebige SQL-Server zugreifen. Mit dieser Funktion können beispielsweise Daten aus einem Online-Shop oder einem anderen Webservice direkt in FileMaker importiert werden.

Autor: Markus Schall

Markus Schall ist Inhaber des FileMaker-Fachportals gofilemaker.de und Entwickler der FileMaker-basierten Unternehmenssoftware gFM-Business mit CRM, Faktura und Warenwirtschaft und gFM-Dental für Zahnärzte. Als FileMaker-Entwickler verfügt Markus Schall über langjährige Erfahrungen seit 1998 mit FileMaker 4 und vermittelt sein Wissen im Rahmen von FileMaker Coaching und entsprechenden Schulungen.
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