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09.05.16

Hardware

Fileee Box: Eine neue Generation der Daten-Ablage?

Frank Müller

Das Münster Start-Up Fileee (mit drei e) wurde 2011 gegründet. Jetzt will es mit seinem neuen Produkt, der Fileee Box, die Ablage revolutionieren. Ein perfektes Zusammenspiel von Smartphone-App, Archiv-Box und Scanner-Aufsatz soll Abheften überflüssig machen. Wie kann man sich das vorstellen?


(Bild: Fileee)

In drei Schritten zur perfekten Ablage

Das Prinzip der Fileee Box ist ganz einfach: Der zusammenfaltbare Scan-Aufsatz wird auf die Ablage-Box gesetzt. Will man ein Dokument archivieren, legt man das Blatt Papier in den Aufsatz, scannt es mit der Fileee-App auf dem Smartphone und legt es in die Box. Fertig.

Das folgende Video erklärt das Prinzip.

 

Erster Schritt: Scannen mit Aufsatz und App

Der Scan-Aufsatz besteht aus Pappe, lässt sich für den Transport zusammenfalten und dank integrierter Magnete schnell und einfach aufbauen. Zumindest die letzten Prototypen überzeugten von der Qualität her die Kollegen von Basic Thinking bei Ihrem Test der Fileee Box noch nicht wirklich.

Der Aufsatz macht das Scannen per Smartphone aber auf jeden Fall einfacher als wenn man die Akten von Hand ablichten würde. Das Handy liegt ruhig und im richtigen Abstand zum Papier, und integrierte LED-Lichtleisten sorgen für einen gute Ausleuchtung des Dokuments. So braucht man nicht für jeden Scan eine ruhige Hand und eine gut ausgeleuchtete Ecke, sondern kann man die Box auch im nicht gerade lichtdurchfluteten Archivraum benutzen.

Zweiter Schritt: Ablage ohne großes Sortieren

Ist das Dokument gescannt, wird es einfach in die Box gelegt. Diese besitzt eine integrierte Farbskala, die auch im gescannten Dokument in der App angezeigt wird. So sollen sich die Originale bei Bedarf in der Box blitzschnell wiederfinden lassen.

Die App analysiert zudem den Scan und soll automatisch den Dokumenttyp erkennen (z.B. eine Rechnung), dazu so wichtige Inhalte wie Absender, Datum, Betrag und Kundennummer. Das lernende System bietet darüber hinaus eine Volltextsuche, damit man bestimmte Dokumente anhand ihres Inhalts immer wieder finden kann.

Nach ein paar hundert Scans wird die Box gefüllt sein, dann kommt sie ins Archiv. Ist man vom System überzeugt, ordert man eine neue Box bei Fileee nach. Eine Box kostet rund 20 Euro, das ist nicht gerade wenig für eine Papp-Schachtel. Allerdings zahlt man eben auch die Kombination aus App und Ablagesystem, das auch für Menschen geeignet ist, die nicht gerne im Vorfeld sortieren und einordnen.

Schutz der Daten durch Verschlüsselung


(Bild: Fileee)

Das Unternehmen erklärt in einem Blog-Artikel genau die neue Fileee-Verschlüsselung und wie dadurch die Daten sicher abgelegt werden. Dabei lernt man ganz nebenbei, wie symmetrische, asymmetrische und hybride Verschlüsselung funktionieren. Und man erfährt, warum Fileee keinen Einblick auf die Daten hat, die auf den Servern des Unternehmens gespeichert werden.

Weitere Infos über die Fileee Box findet man auf der offiziellen Webseite des Unternehmens. Hier kann man die innovative Box für Dokumente zum Preis von 19,95 Euro vorbestellen. Ab Juni 2016 soll die Fileee Box dann versendet werden. 

Zeit sparen mit Fileees Scan-Service

Fileee hat sich auch etwas für diejenigen einfallen lassen, die nun das System adaptieren und mit der Fileee Box starten wollen, aber keine Lust haben, gleich ein paar Hundert alte Dokumente einzuscannen. Der hauseigene Scan-Service des Unternehmens erledigt das mit zugesandten Dokumenten. Das Scannen von 180 Seiten kostet zum Beispiel 17,99 Euro.

Man wählt einfach das geeignete Paket aus, erhält Versandunterlagen inklusive Portomarke und schickt seine Unterlagen an Fileee. Dort digitalisiert man die Unterlagen und fügt sie dem Fileee-Konto hinzu. Je nach gebuchter Option werden die Originale dann Datenschutz-gerecht vernichtet oder gehen an den Absender zurück.

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