Hier finden Sie weitere Artikel aus der Themensammlung Technik

06.02.17

Druckkosten im Unternehmen senken – so gelingt es

Druckerergebnisse und Kostenfotolia©jcfotografo

Druckgeräte mit Bedacht wählen

Die Druckkosten hängen nicht zuletzt vom Gerät ab. Die neueste Technik im Büro bringt dabei viele Vorteile. Viele moderne Drucker sind nicht nur speziell für die Anforderungen im Business konzipiert, sondern verbrauchen im Vergleich zu Vorgängermodellen auch weniger Strom und Tinte. Natürlich sind beim Kauf eines neuen Druckgerätes Kriterien wie Leistungsumfang (Zusatzfunktionen wie Scannen oder Faxen, Schnittstellen wie NFC, WLAN, USB etc.), Langlebigkeit, Druckgeschwindigkeit und -qualität entscheidend. Nicht unberücksichtigt bleiben sollen jedoch auch Eigenschaften, die sich vor allem auf die Folgekosten auswirken. Beim Kauf eines Druckers sollte man deshalb auf Folgendes achten:

  • Stromverbrauch: Der Energieverbrauch von Druckern variiert stark und sollte bei der Kaufentscheidung deshalb unbedingt eine Rolle spielen. Geräte, die nach einer festgesetzten Zeitspanne automatisch in den Standby-Modus schalten, sind kosteneffizienter. Viele Modelle sind auch mit Energiesparmodi ausgestattet, mit denen ein Druck zwar wenige Sekunden länger dauert, aber weniger Strom verbraucht.
  • Tintenverbrauch: Auch hinsichtlich ihrer Druckleistung unterscheiden sich die Geräte. Beim Kauf sollte man sich nicht ausschließlich auf die vom Hersteller angegebene Druckleistung verlassen, sondern sich ruhig bei anderen Nutzern erkundigen, welche Erfahrungen diese mit der tatsächlichen Anzahl an Drucken pro Patrone gemacht haben.
  • Kosten fürs Zubehör: Dieser Punkt beeinflusst die Höhe der Druckkosten am meisten. Denn Druckgeräte gibt es mittlerweile zu günstigen Preisen, doch sobald der erste Patronen- bzw. Tonerwechsel ansteht, wird es teuer. Man sollte sich deshalb vorab informieren, welche Zubehörartikel das Gerät benötigt, wie teuer diese im Durchschnitt sind und ob anstelle des Originalzubehörs Alternativprodukte erhältlich sind. Für viele Drucker gibt es ein umfangreiches Angebot an hochwertigen kompatiblen Refill- und Rebuilt-Patronen. Mit ihnen lässt sich günstiger drucken, ohne Abstriche bei der Qualität hinnehmen zu müssen. Einige Hersteller wie HP bieten auch einen Lieferservice für Patronen an. Und der funktioniert so: Man bucht den Tarif, der zum monatlichen Druckvolumen passt, und erhält die Tinte dann zu einem günstigeren Preis.

Druckverhalten überprüfen

Das Druckverhalten der Mitarbeiter sowie ganz allgemein die Unternehmensstruktur haben ebenfalls großen Einfluss auf die Druckkosten. Nicht jede Seite muss ausgedruckt werden, und nicht jeder notwendige Druck erfordert Hochglanzqualität. Um die Druckkosten im Unternehmen zu senken, kann ein Druckplan hilfreich sein. In diesem wird festgehalten,

  1. welche Drucke (Notizen, Textdokumente, Bilder)
  2. zu welchem Zweck (privat, Meeting, Information) und
  3. in welcher Beschaffenheit (Papierart, Farb- oder Schwarz-Weiß-Druck)

getätigt werden. Das verschafft einen Überblick darüber, was die Mitarbeiter täglich drucken, was sie tatsächlich benötigen und wo sich eventuell Kosten einsparen lassen. So müssen zum Beispiel Meeting-Protokolle oder Ankündigungen nicht ausgedruckt werden, sondern lassen sich hervorragend per Mail verteilen. Die Grafik verdeutlicht, welche Dokumente in deutschen Büros am häufigsten ausgedruckt werden: Statistik: Anteil der Befragten, die folgende Dokumenttypen am Arbeitsplatz ausdrucken im Jahr 2011 | Statista
Mehr Statistiken finden Sie bei Statista Ebenso sollten die Mitarbeiter ihr Verhalten auf folgende Punkte hin überprüfen:

  • Notwendigkeit: Ist der Druck notwendig oder kann man das Dokument oder Bild alternativ verwenden? Bis vor wenigen Jahren entfielen rund 30 Prozent der Druckkosten auf den Ausdruck von Präsentationen. Für Meetings und Arbeitsgruppen kann man jedoch auf Handouts und Ähnliches meist ohne Weiteres verzichten. Um die benötigten Informationen zu visualisieren, sind Computerbildschirme, Fernseher oder Leinwände eine ressourcensparende Alternative. Häufig ist es auch nicht notwendig, das gesamte Dokument zu drucken, sondern es genügen ausgewählte Teilbereiche.
  • Schriftart: Auch mit der richtigen Schriftart lassen sich Druck- und Papierkosten senken. Im Vergleich zur Schrifttype Arial reduziert beispielsweise Century Gothic die Kosten um bis zu 31 Prozent.
  • Farb-/Schwarz-Weiß-Druck: In den meisten Fällen reicht es aus, schwarz-weiß zu drucken. Der Effekt ist in der Regel der Gleiche wie bei Farbdrucken, Schwarz-Weiß-Drucke verbrauchen aber weniger Tinte.
  • Sparmodus: Viele Drucke, beispielsweise Textdokumente, bei denen es sich lediglich um Notizen handelt, können mit der entsprechenden Treibereinstellung im Sparmodus gedruckt werden. Hierbei füllt der Drucker die Buchstaben nicht ganz aus. Die Schrift auf dem Papier fällt dadurch eventuell etwas blasser aus, ist aber trotzdem gut lesbar.
  • Doppelseitiger Druck: In vielen Fällen sind Dokumente doppelseitig ausdruckbar. Das spart zum einen Papier, zum anderen benötigen sie weniger Platz im Aktenordner. Ist der Inhalt eines einseitigen Drucks nicht mehr relevant, kann die Rückseite anschließend als Schmierpapier für Notizen und Ideen herhalten.
  • Werbemaßnahmen modernisieren: Die Zeiten, in denen Unternehmen Kunden mittels Flyer und Werbepost ansprachen, sind längst vorbei. Social-Media-Plattformen und E-Mail-Newsletter sind nur zwei der digitalen Innovationen, die viele Ausdrucke überflüssig machen. Auch Rechnungen lassen sich online verschicken: Inzwischen haben viele Kunden die Rechnung per E-Mail als adäquaten Ersatz für die Rechnung in Papierform akzeptiert.

Das könnte Sie auch interessieren

Förderland-Newsletter

Wissen für Gründer und Unternehmer