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01.02.17

Software

Dropbox Paper: Neue starke Konkurrenz für Microsoft Word

Frank Müller / Jürgen Kroder

Dropbox ist schon längst für viele Nutzer unverzichtbar geworden. Mit den neuen Änderungen entwickelt sich der Cloud-Speicher besonders professionelle Nutzer zum echten Produktivitäts-Tool. 


(Bild: Dropbox)

Dropbox greift Microsoft und Google an

Seit Ende Januar 2017 bietet Dropbox für alle seine Kunden ein neues Feature an. Das nennt sich Dropbox Paper. Mit Paper können Anwender Dokumente online erstellen und bearbeiten, entweder für sich alleine oder in Zusammenarbeit im Team. Das kennt man von Word Online oder Google Docs.

Die Dokumente können außer formatiertem Text auch Bilder, Links, Videos oder Dateien zum Herunterladen enthalten. Sie lassen sich online teilen oder herunterladen. Paper-Dokumente sind bestens geeignet für Meeting-Notizen, kollaboratives Arbeiten und eine schnelle Sammlung von Links und Ideen. Und das ist wahrscheinlich erst der Anfang.

Dropbox Paper ist überall nutzbar und kostenlos

Dropbox Paper funktioniert nicht nur im Browser eines PC oder Mac, sondern auch auf Smartphones und Tablets. Dafür gibt es entsprechende iOS- und Android-Apps, die Sie kostenlos herunterladen können.

Paper ist auf allen Plattformen kostenlos. Sie benötigen lediglich einen Dropbox-Account. Dabei ist es egal, ob sie das Free- oder Premium-Angebot nutzen. Aktuell können unbegrenzt viele Dokumente mit Paper erstellt, bearbeitet und online abgespeichert werden. Es gilt aber als wahrscheinlich, dass Dropbox dieses Gratis-Angebot in naher Zukunft einschränken wird.


Dropbox Paper (Screenshot: Dropbox)

Dropbox Paper für Markdown-Freunde und Minimalisten

Dropbox Paper kann zwar als Konkurrenz zu Google Docs gesehen werden, aber die Bedienung ist eine ganz andere. Ein Dokument bei Dropbox Paper fällt zunächst durch eine ganz minimalistische Bedienoberfläche auf. 

Man sieht lediglich ein Plus neben jedem Absatz auf der einen Seite, das aber auch nur, wenn man mit dem Mauszeiger darübergeht. Klickt man auf das Plus, erhält man mehr Möglichkeiten und kann Bilder oder Links zu Dropbox-Dateien einfügen, den Text als ToDo-Liste mit Checkboxen formatieren und einiges mehr.

Auf der anderen Seite des Absatzes erscheint ein Button, mit dessen Hilfe man einen Kommentar eingeben kann. Außer Text lassen sich auch spezielle Kommentare in Form animierter Illustrationen einfügen.

Viele Möglichkeiten, über Text hinauszugehen

Formatierungen erledigt man mit Kurz-Kommandos, wie man sie von Markdown und anderen Texttools her kennt. Und markiert man einen Text, erscheint automatisch ein Menü mit weiteren Optionen.

Auch Bilder und Tabellen lassen sich ganz einfach in Paper-Dokumente einfügen. Zudem erkennt das Tool die Links zu Pinterest-Boards, Soundcloud-Songs und Youtube-Videos und fügt diese automatisch ein. Auch die Syntax vieler Programmiersprachen wird entsprechend der jeweiligen Sprache eingefärbt, wenn man Code eingibt.

Aufgaben zuordnen leicht gemacht

In den Einstellungen kann man sein Paper-Konto mit seinem Google-Konto verbinden. Mit einem @-Zeichen markiert man Mitarbeiter in einem Dokument, wie man es von Twitter, Slack und Co. kennt. Mit der Eingabe des ersten Buchstabens nach dem "@" erscheint ein Menü mit den Namen der eigenen Kontakte. So lassen sich Aufgaben ganz einfach zuordnen.

So lässt sich im (virtuellen) Team leichter zusammenarbeiten und Ideen austauschen. Ebenfalls gefällt uns der Präsentations-Modus. Damit werden die Dokumente auf voller Bildschirmgröße ohne die Browser-Leiste oder den Menüpunkten dargestellt - das kennt man ja von Powerpoint.

Weitere nützliche Funktionen: Die  Dropbox-App mit Scanner-Funktion

Abseits von Paper hat Dropbox noch mehr Tools zu bieten. Zum Beispiel verfügt die mobile App über einen Plus-Button zum Erstellen neuer Dokumente. Dabei kann man nicht nur bestehende Dokumente von seinem mobilen Endgerät in die Dropbox laden, sondern auch Office-Dokumente oder mehrseitige PDF-Scans erstellen. In folgendem Video sehen wir, welche Funktionen Dropbox zum echten Produktivitäts-Tool machen:

Spezielle Apps wie Scanbot verfügen zwar über mehr Filter und Funktionen, aber für den alltäglichen Einsatz reicht die Scan-Funktion der mobilen Dropbox-App völlig aus.

Man hat die Wahl zwischen dem Original-Bild, einem Whiteboard-Filter und einem dritten Filter, der das Foto in ein Schwarzweiß-PDF umwandelt. Die Stärke des Filters lässt sich über einen Schieberegler steuern, die Reihenfolge der Bilder, beziehungsweise Seiten kann vor dem Speichern verändert werden. Dropbox hat dafür eine Anleitung verfasst, welche zeigt, wie man die Scan-Funktion am besten nutzt.

Office365-Dokumente aus der mobilen Dropbox-App erstellen

Nicht nur PDF-Scans lassen sich mit der mobilen Dropbox-App erstellen, sondern auch Powerpoint-, Word- und Excel-Dokumente. Voraussetzung ist ein Abo für Microsoft Office 365 und die entsprechende App auf dem Smartphone oder Tablet.

Beides braucht man nicht, um von anderen Vorteilen der Office-Integration in Dropbox zu profitieren. Zum Beispiel vom sogenannten Dropbox-Badge an einer Office-Datei auf dem Rechner. Im Bildbeispiel ist das eine Word-Datei, die im Dropbox-Ordner gespeichert und mit einer älteren Version von Microsoft Office, nämlich Office 2011 for Mac, geöffnet wurde.

Office-Dateien lassen sich auf dem Smartphone ohne passende Microsoft App zwar nicht bearbeiten, aber aus der Dropbox-App immerhin ansehen und auch durchsuchen, wenn sie in der Dropbox liegen.

Fazit

Ganz klar, Dropbox ist längst mehr als ein reiner Anbieter von Cloudspeicher. Mit den neuen Funktionen positioniert sich das Unternehmen und sein gleichnamiges Online-Tool als Partner oder sogar Konkurrent von Unternehmen wie Microsoft.

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