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20.03.12Kommentieren

Cloud Software

Cloud Software für Existenzgründer – Was sollte beachtet werden?

Ein Beitrag von Frank Elsenbruch

Folgende Fragen sind sicherlich jedem Gründer schon einmal in den Kopf gekommen:

  • Welche Software-Technologie gibt es heute?
  • Welche Software ist nötig?
  • Welche Kosten entstehen?
  • Welche Anbieter gibt es für Cloud Software?

Software-Technologie
Grundsätzlich gibt es zwei Technologien für den Einsatz von Software. Bisher ist es üblich gewesen, die Software in einem Geschäft oder Onlineshop zu kaufen und anschließend auf dem Rechner des Unternehmens zu installieren. Die Software musste auf jedem Rechner manuell und oft mit einigem Zeitaufwand installiert werden. Heute kann aber alternativ auch auf Cloud-Software zurückgegriffen werden. Hierbei wird die Software und die IT-Infrastruktur online über das Internet zur Verfügung gestellt. Bei Cloud-Software wird daher auch oft von Software-as-a-service (Saas) gesprochen. Der Nutzer muss bei Saas keine Software auf seinem Rechner installieren. Die Software benötigt lediglich ein Anzeigegerät (Bildschirm) und ein Eingabegerät (Tastatur). Daher können Cloud-Services auch mobil genutzt werden, z.B. über ein Mobiltelefon mit Internetverbindung. Cloud-Software ermöglicht dem Unternehmer neue, ortsunabhängige Nutzungsmöglichkeiten. So kann ein Vertriebsteam unmittelbar nach Kundenkontakten, z.B. Gesprächsnotizen vermerken und stellt, dank der online Verfügbarkeit, die Daten für das Gesamte Team sofort zur Verfügung.

Unternehmenssoftware
Unternehmenssoftware unterstützt die betrieblichen Prozesse und hilft bei der Steuerung und Kontrolle des Unternehmens. Bei der Wahl einer geeigneten Software sollten verschiedene Aspekte berücksichtigt werden:

  • Erfüllt die Software die durch das Unternehmen gestellten Anforderungen?
  • Kann die Software an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden?
  • Welche Kosten sind mit der Software verbunden?

Für Gründer ist, für den Anfang, eine einfache Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) sinnvoll. Dort werden die Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt und am Jahresende der Gewinn oder Verlust des Unternehmens ermittelt. Wenn das Geschäft eine gewisse Größe erreicht und die Einfache Buchführung nicht mehr ausreichend ist, sollte eine Finanzbuchhaltungssoftware benutzt werden. Ob ein Unternehmen eine EÜR abgeben oder die doppelte Buchführung erstellen muss, regelt das Handelsgesetz § 241 (HGB) und das Steuergesetz in § 141 der Abgabenordnung (AO). Neben der Buchführung ist ein Unternehmen auch verpflichtet, Rechnungen auszustellen. Wenn die Rechnungen nicht mit einem Text- oder Tabellenverarbeitungsprogramm geschrieben werden sollen, kann hierfür eine Faktura-Software genutzt werden. Neben Rechnungen (Faktura) können mit den Programmen auch Aufträge, Angebote und Lieferscheine erstellt werden.

Kosten einer Cloud-Lösung
Herkömmliche Installationssoftware für Unternehmen, z.B. für Buchhaltung und Auftragsbearbeitung ist bereits für wenige hundert Euro zu erhalten. Dabei handelt es sich meistens um Nutzerlizenzen, die für jeden Nutzer separat gekauft werden müssen. Daher sollte vorher durchgerechnet werden, wie viele Mitarbeiter die Software nutzen müssen.

Bei Cloud-Software wird die Software gemietet, d.h. es fallen für die Laufzeit des Vertrags Kosten an. Günstige Unternehmenssoftware ist bereits unter 10 Euro im Monat erhältlich. Ein Vorteil der Cloud-Lösung ist zum einen, dass die Programme, je nach Bedarf, zugebucht oder gekündigt werden können. Gleiches gilt auch für die Nutzerlizenzen. Diese können individuell an die Anzahl der Mitarbeiter angepasst werden.

Ausgewählte Cloud-Programme für Gründer
Es gibt inzwischen für die unterschiedlichen Unternehmensbereiche verschiedene Softwarelösungen und Anbieter, die gezielt Gründer, Freiberufler und kleinere Unternehmen mit ihren Angeboten ansprechen. Nachfolgend sind für die gängigsten Bereiche die fünf bekanntesten Anbieter aufgezählt.

Online-Buchhaltung für Selbstständige
Die Scopevisio Online Fibu gibt es in einer günstigen Einstiegsversion für Freiberufler und Kleinunternehmer. Mit der EÜR (Einnahmeüberschussrechnung) können alle Einnahmen und Ausgaben dokumentiert und Berichte erzeugt werden. Die Lösung ist einzeln aber auch als Teil verschiedener Erweiterungen (z.B. mit einem Rechnungsprogramm) nutzbar.

Collmex ist ein Cloud-Fibu-Anbieter der ersten Stunde. Die Fibu kann einzeln aber auch als Gesamtlösung des Collmex ERP-Paketes mit Rechnungsprogramm und Warenwirtschaft genutzt werden. Die Online-Buchhaltung E-conomic hat ihre Wurzeln in Dänemark und ist mittlerweile in verschiedenen Ländern erhältlich. Laut Hersteller benutzen 35.000 Kunden Weltweit die Lösungen von E-conomic. Der deutsche Firmensitz ist in Berlin. Free Fibu ist eine kostenlose Buchhaltungssoftware. Hinter Free Fibu steht ein Steuerberatungsbüro, welches die Kunden mit weiteren, kostenpflichtigen Diensten (z.B. umfangreiche steuerliche Auskünfte oder Erstellung des Jahresabschlusses) unterstützen kann.

Online-Rechnungsprogramme für Selbstständige
Mit der ScopevisioOnline Faktura können neben Rechnungen auch Aufträge erstellt, Lieferscheine und Mahnungen geschrieben werden. Vorteilhaft ist die Integration zur Scopevisio Online Fibu und Online CRM, wodurch die Arbeitsabläufe noch effizienter gestaltet werden können. Die Faktura ist ab 9,95 Euro erhältlich. Bei billomat gibt es einen kostenlosen Einsteigertarif der allerdings mit Einschränkungen verbunden ist. Die Funktionen umfassen eine Kunden- und Artikelverwaltung. Easybill bietet neben einer kostenlosen Lösung hochpreisige Pakete an, die dann aber eine Zeiterfassung und Mitarbeiterverwaltung umfassen.

Online-CRM für Selbstständige
Salesforce ist sicherlich der unumstrittene Pionier in Sachen Cloud-CRM. Das amerikanische Unternehmen ist bereits seit dem Jahr 2000 am Markt. Für kleine Unternehmen wird eine Einstiegsversion als reines Kontaktmanagement ohne Marketingfunktionen angeboten. 37signals ist ein sehr erfolgreicher kleinerer Softwarehersteller. Sein CRM-Produkt "Highrise" kam im Jahr 2007 auf den Markt. Scopevisio bietet mit seinem benutzerfreundlichen CRM verschiedenste Funktionalitäten. Neben einer bequemen Kontakt- und Emailverwaltung, können auch Aufgaben angelegt und Verkaufschancen definiert werden. CAS Pia ist ein Webbasiertes CRM mit Aufgaben und Terminmanagement. Es kann auch für die Durchführung von Vertriebsaktionen und Marketingkampagnen genutzt werden. Die Software ist in zwei Versionen erhältlich. Lexware ist mit über einer Millionen Nutzern in Deutschland der größte Anbieter von Business-Lösungen für Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmen. Der Hersteller bietet mit eCRM seit einiger Zeit eine eigene Online-CRM an.

Fazit
Cloud-Software bietet verschiedene Vorteile für das Unternehmen, deren Entscheidungsträger und Mitarbeiter und bietet neben geringen Kosten für die Nutzung auch neue Möglichkeiten für eine vernetzte und ortsunabhängige Nutzung. Ein Vorteil liegt klar in der Ausgliederung der IT-Infrastruktur. Dadurch können Kosten verringert werden. Zudem ermöglicht Cloud-Software eine passgenaue Skalierbarkeit auf die Bedürfnisse des Unternehmens. Je nachdem, was das Unternehmen benötigt, können Pakete zugebucht oder abbestellt werden. Das Angebot an Cloud-Unternehmenssoftware ist groß. Für fast alle Bedürfnisse gibt es eine passende Lösung.

Autor: Frank Elsenbruch

Marketingberater
Website des Autors
Frank Elsenbruch

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