Business Software für Unternehmen: Empfehlenswerte Tools für mehr Produktivität

(Bild: Fotolia.com)
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Möchten Sie schnell und einfach Daten mit Kollegen austauschen, Projekte managen, interne Informationen verteilen oder PDF-Dateien bearbeiten? Oder wie sieht es mit dem gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten aus, mit etwas Bildbearbeitung oder der Organisation ihres Kanban-Teams? Alles kein Problem. Es gibt unzählige Software-Lösungen, mit denen Sie effektiver und produktiver zusammenarbeiten können. Einige der sogenannten Collaboration-Tools sind sogar in gewissem Umfang kostenlos, damit man sie testen oder in kleinen Teams verwenden kann.

In diesem Special – das wir regelmäßig updaten und erweitern - stellen wir Ihnen Business-Software vor, die Ihre Arbeit erleichtert. Hierbei handelt es sich um kleine Plug-ins für Ihren Browser, um Apps für Smartphones und Tablets, reine Online-Lösungen und um Download-Programme für mehr Produktivität am Windows- und macOS-Computer.

Gliffy: Diagramme im Handumdrehen erstellen

Für manche Dinge benötigt man keine Spezial-Software, die umständlich auf dem Rechner installiert wird. Mit Browser-Extensions erhalten Chrome, Firefox, Opera & Co. neue Funktionen. Eine dieser praktischen Erweiterungen ist Gliffy. Damit lassen sich in Windeseile professionell wirkende Organigramme, SWOT-Analysen oder Mindmaps eichnen. Die Ergebnisse lassen sich dann sehr gut für Präsentationen nutzen.


(Bild: Gliffy.com)

Tipp: Unser Special „Mit diesen Browser-Erweiterungen arbeiten Sie effizienter“ stellt Browser-Add-Ons vor, mit denen Sie unter anderem Weltzeit-Uhren im Blick haben, sich Fremdbegriffe mit einem Klick übersetzen lassen oder ihre unproduktiv im Internet verbrachte Zeit messen können. 

Gumroad: In 5 Minuten einen eigenen Webshop starten

Viele Gründer eines Kleingewerbes möchten Ihre Produkte schnellstmöglich online verkaufen, auch eBook-Autoren oder Software-Entwickler haben dieses Bedürfnis. Das Shop-System von Gumroad hat hierfür eine einfache Lösung parat: Mit wenigen Klicks kann jeder – auch ein Laie – einen eigenen kleinen Onlineshop eröffnen. Wie unser Test von Gumroad zeigt, ist dies kein leeres Versprechen, sondern wirklich möglich.

Mit Gumroad kann man physische und digitale Produkte zum Kaufen oder Vermieten anbieten, auch Vorverkäufe sind möglich. Das Gebührenmodell ist transparent und fair, auch die Bedienung lässt kaum Wünsche offen.

IA Writer: Texte ohne Ablenkung schreiben

Schwarze Buchstaben auf einem weißen Hintergrund – mehr bietet iA Writer nicht. Zumindest nicht in der Standard-Ansicht. Und das ist auch gut so. Wer ein „Funktionsmonster“ wie Microsoft Word zum Arbeiten benötigt, ist bei iA Writer falsch. Das Schreibprogramm wurde bewusst ganz minimalistisch gehalten, damit Sie beim Verfassen von Konzepten oder anderen Arten von Texten nicht abgelenkt werden.

Praktisch: Das Programm gibt es für macOS, iOS und Android. Ihre Ergebnisse lassen sich in MS Word, Dropbox, iCloud, Wordpress und Medium.com exportieren.

Doodle: Termine ganz einfach finden

Wenn von einfachen Programmen die Rede die Rede ist, darf Doodle nicht fehlen. Mit der Web-Applikation ersparen Sie sich das ständige Hin- und Hersenden von Mails, um mit Ihren Kollegen oder Freunden einen Termin zu finden. Terminabsprachen sind mit dem kostenlosen Tool (zumindest der Basis-Fassung) ganz simpel zu managen. Doodle lässt sich im Browser benutzen, aber auch in Office 365, MS Outlook, iCal und Google Calendar integrieren.


(Bild: Doodle.com)

Google Calendar: Der schlanke Kalender für Computer und Smartphones

Apropos Online-Kalender: Google Calendar gehört zu den vielen Gratis-Programmen von Google, die man bald nicht mehr missen möchte. Einerseits, weil die Einträge über die Cloud synchronisiert und somit auf jedem Gerät automatisch aktualisiert werden (PC, Notebook, Tablet oder Smartphone). Andererseits, weil das Programm mehr kann als man anfänglich vermutet. Zum Beispiel können Sie mit Google Calendar mehrere Kalender parallel verwalten und Geburtstage aus Facebook importieren

Wie Sie mehr aus dem Online-Terminkalender herausholen erfahren Sie in unserem Ratgeber „Google Calendar: Tipps und Tricks“.

G Suite: Das Online-Office von Google

Programme teuer kaufen und dann auf seinem Computer installieren, das gehört der Vergangenheit an. Moderne Tools sind als Software as a Service (SaaS) verfügbar. Das heißt: Man greift auf sie jederzeit übers Internet zu und bezahlt nur die Funktionen, die man wirklich benötigt. Einer der Vorreiter der SaaS-Services ist Google. Der Web-Gigant veröffentlichte in den letzten Jahren einige Online-Programme, die auch sehr gut im Geschäftsbetrieb genutzt werden können - sofern das die Datenschutzbestimmungen Ihrer Firma zulassen.

Die bekanntesten Web-Tools von Google sind Docs, Tabellen, Präsentationen und Formulare, womit unter anderen den Microsoft-Office-Programmen Word, Excel und Powerpoint das Wasser abgegraben werden soll. Weitere Google-Programme sind als G Suite zusammengefasst. Neben Google Docs findet man hier unter anderem auch das Videochat-Programm Hangouts, den Kalender Google Calendar, den Cloudspeicher Google Drive sowie das Mailprogramm Google Mail. Zur Nutzung all dieser kostenfreien Tools benötigt man lediglich einen GMail-Account.

Weitere Alternativen zu Microsoft Office

Möchten Sie Ihre Präsentationen, Dokumente, Termine und Berechnungen nicht auf einem Server von Google speichern, sondern lieber auf ihrer Festplatte, dann lohnt sich der Kauf von Microsoft Office. Oder der Griff zu einer MS-Office-Alternative. Davon gibt es einige. Zu den bekanntesten zählen Libre Office, Open Office, WPS Office und OfficeSuite Pro.

Skype: Videokonferenzen übers Web

Den Begriff „skypen“ dürfte mittlerweile jeder kennen. Er steht als Synonym fürs Telefonieren übers Internet, in der Regel mit einer Bildübertragung. Kein Wunder: Skype hat die Videotelefonie per Webcam bekannt gemacht. Obwohl es mittlerweile einige Skype-Alternativen gibt, darf das Original eigentlich auf keinem Business-Rechner fehlen. Damit kann man nicht nur telefonieren, sondern auch chatten, Daten austauschen oder mit anderen Personen seinen Bildschirm teilen.

Obwohl das Unternehmen hinter Skype von Microsoft aufgekauft wurde, gibt es das Videokonferenz-Tool nicht nur für Windows und die Xbox, sondern auch für macOS, Linux, iOS- und Android-Smartphones bzw. -Tablets sowie für Wearables und Fernseher. Wer Skype in seinem Unternehmen mit vielen Mitarbeitern einsetzen möchte und hierfür mehr Funktionen benötigt, kann hierfür die Enterprise-Fassung namens Skype for Business nutzen.

SmallPDF: Der Tausendsassa für PDF-Dateien

Wer viel mit PDF-Dateien arbeitet, der stößt bald an die Grenzen der Gratis-Fassung des Adobe Acrobat Reader. Wer Dokumente im PDF-Format aufteilen oder zusammenfügen, bearbeiten oder verschlüsseln will, der benötigt dafür spezielle – meist kostenpflichtige – Programme. Oder das Web-Tool SmallPDF.

In unserem SmallPDF-Test erwies sich die kostenlose Lösung als ziemlich vielfältig und leicht zu bedienen. Es lassen sich damit ganz einfach Dateien in andere Formate umwandeln (z.B. PDFs in JPG oder XLS in PDF), PDFs drehen und verkleinern.

FreeMyPDF: Geschützte PDF-Dateien entsperren

Ein weiteres empfehlenswertes PDF-Tool ist FreeMyPDF. Das Web-basierte Programm ist im Gegensatz zu SmallPDF kein Multitalent, stattdessen konzentriert es sich auf nur eine Sache: Der Entschlüsselung von geschützten PDF-Dateien. Diese Funktion fällt ganz nützlich aus, bietet aber auch ein paar Fallstricke. Welche das sind, erfahren Sie in unserem Artikel „FreeMyPDF: So entsperren Sie geschützte PDF-Dateien“.

Trello: Bessere Aufgabenverteilung im Team

Wer viel zu tun hat, benötigt Task-Listen mit seinen ToDos. Mit Trello verfasst man diese nicht in papierform, sondern als intuitiv zu bedienende Online-Leinwand. Damit erinnert das Collaboration-Programm an Kanban-Tafeln, bei denen man den Status einzelner Aufgaben genau festhält.

Die einzelnen Karten mit den zu erledigenden Aufgaben lassen sich nicht nur verschieben, sondern auch Kollegen zuweisen, mit Dateianhängen versehen oder mit einer Deadline versehen. So erspart man sich einerseits immer größer werdende Excel-Tabellen oder eine ausufernde Mail-Kommunikation.

Slack: Der Messenger für die bessere Team-Kommunikation

Obwohl Slack auf den ersten Blick wie ein simples Chat-Tool aussieht, steckt viel mehr hinter dem Messenger. Sie können sich zwar in verschiedenen Kanälen mit Kollegen wie auch externen Mitarbeitern zu unterschiedlichen Themen austauschen (z.B. über Projekte oder Marketing-Aktionen), doch das ist nicht alles. Das Gute an Slack ist, dass Sie einerseits ganz einfach Dateien hochladen können. So tauschen Sie passend zu einem Thema Powerpoint-Präsentationen oder Finanzpläne in Excel aus. Das erspart das Herumschicken per Mail an einen großen Verteiler.

Andererseits lässt sich Slack über spezielle Online-Apps erweitern, wodurch Sie dann unter anderem interne Umfragen starten oder ganz einfach interessante Webseiten teilen können. Mehr über den Power-Messenger inklusive einiger Tipps und Tricks erfahren Sie in unserem Slack-Special.

MS Teams: Das Slack von Microsoft

Wie Slack ist auch Microsoft Teams ein Messenger für den einfacheren Austausch innerhalb eines Unternehmens oder eines Projektteams. Auch hier steht die Chat-Funktion im Vordergrund, ein Austausch von Daten macht das Online-Office-Tool ebenso möglich. Mit seinem neuen Collaboration-Programm spricht Microsoft eine ähnliche Zielgruppe wie Slack an.

Was kostet MS Teams? Wie kann man es aktivieren? Auf welchen Geräten ist es nutzbar? Diese und weitere Fragen beantwortet Ihnen unser Microsoft-Teams-Special.


(Bild: Microsoft)

Facebook Workplace: Das firmeneigene Social Network

Vielen Vorgesetzten ist Facebook ein Dorn im Auge, da das soziale Netzwerk in der Regel von der Arbeit ablenkt. Nicht so Workplace by Facebook. Hierbei handelt es sich um eine spezielle, abgeschottete Variante, bei der man sich intern nur mit den Mitarbeitern einer Firma vernetzen und austauschen kann.

Wie das „Business Facebook“ funktioniert und welche Vor- und Nachteile es bietet, erfahren Sie in unserem Facebook Workplace-Special.

Dropbox: Mehr als nur ein Onlinespeicher

Wer früher mit seinen Kollegen oder Geschäftspartnern Daten austauschen wollte, brannte diese auf eine CD oder DVD, um sie dann weiter zu reichen. Heutzutage geht das deutlich einfacher – dank der Cloud, mit der sie ganz bequem per Internet große Dateien verschicken. Einer der bekanntesten Cloudspeicher ist Dropbox, das in seiner Basis-Version kostenlos auf dem PC, Notebook Tablet oder Smartphone genutzt werden kann.

Dropbox bietet mittlerweile mehr als nur Online-Speicherplatz. Dank seiner erweiterten Funktionen kommt es auch als Business-Tool zum Einsatz. Zum Beispiel mauserte es sich durch das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten und der Scan-Funktion zu einem kleinen nützlichen Office-Programm.

Google Maps: Der kostenlose Navi-Ersatz

Google Maps ist viel mehr als nur ein Kartenprogramm. Der Online-Dienst mauserte sich über die Jahre zu einem veritablen Ersatz für Navigationsgeräte. Mit der App lassen sich nicht nur Routen berechnen und auf dem Smartphone darstellen, sondern auch Stauinformationen abrufen, das Ziel in 3D betrachten und Zugverbindungen herausfinden. Wie das geht, verraten wir in unserem Special „Google Maps: Nützliche Tipps und Tricks für die Navi-App“.

Notion vereint mehrere Collaboration-Tools

Dateien austauschen, Wikis anlegen, Aufgabenlisten teilen und mehr: Das alles vereint Notion unter einer Oberfläche. Mehr als 30 verschiedene Dokumenttypen fügen Sie per Maus in das Online-Programm ein, um sie mit Ihren Kollegen zu teilen. Dabei ist es egal, ob Ihre Quelle ein PDF auf der Festplatte, eine Evernote-Datei oder ein Dokument bei Google Docs ist.

Adobe Photoshop: Der Platzhirsch der Bildbearbeitungsprogramme

Seit über 20 Jahren ist Photoshop der Firma Adobe das Nonplusultra der digitalen Retusche. Es kommt bei kleinen Designbüros wie auch bei großen Grafikagenturen zum Einsatz. Allerdings ist das Programm alles andere als günstig. Wer einen günstigeren Einstieg in die Welt der Bildbearbeitung sucht, kann sich entweder eine ältere Fassung von Photoshop kostenlos herunterladen oder eine der Photoshop-Alternativen ausprobieren. Dazu gehören unter anderem GIMP, Pixelmator und Affinity Photo.

Kleine Gratis-Programme von Microsoft

Sie möchten Excel-Dateien ohne Excel betrachten, Videos schnell und einfach schneiden, Ihren Geschäftscomputer auf Schadsoftware scannen oder bestimmte Bildbereiche mit einer digitalen Lupe vergrößern? Kein Problem: Microsoft bietet für diese Fälle die passenden Tools an, die Sie sogar kostenlos herunterladen und nutzen können. Mehr darüber erfahren Sie in unserem Special „Top Gratis-Programme von Microsoft“.

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