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28.07.11

Multitasking ist auch keine Lösung: Zu viel Arbeit, aber nur ein Hirn

Was tun, wenn einem alles über den Kopf zu wachsen droht? Vodka trinken? Arbeitsalltag strukturieren!, bloggt Corinne Dubacher.

Better Be Prompt! (Bild: istockphoto.com)Normalerweise habe ich keine Schlafprobleme. Doch gestern Nacht war alles anders. Gedanken raubten mir den Schlaf, Herzflattern inklusive. Eine Stimme sprach zu mir: „Du musst noch zwei Studienarbeiten fertig schreiben, 50 Prüfungsfragen und Antworten auswendig lernen, ein Thema für die Diplomarbeit finden und diese auch schreiben, Termine einhalten, Kurse konzipieren, bloggen, Aufträge akquirieren, Hochzeitsgeschenk suchen, und und und.“

Ich dachte, ich dreh' durch. Und dann flüsterte die Stimme: „Beruhige dich, nimm einen Schluck Vodka.“ Kleiner Scherz, das sagte sie nicht. Das waren die Worte meines Freundes.

Studien belegen, dass man sich durch Multitasking mehr verzettelt als tatsächlich schneller voran zu kommen. Eine Aufgabe nach der anderen sollte man erledigen. Aber wo anfangen, wenn alles gleich wichtig scheint? Und wie bringe ich diese Stimme aus dem Kopf, die ständig sagt, du musst dies und das? Freund Google soll mir dabei helfen, eine passende Anti-Stress-Methode zu finden. Auf zeitzuleben.de habe ich Diverses gefunden, was mir auch tatsächlich weiterhilft.

Planen

Zu grosse und unüberschaubare Aufgaben können entmutigen und tragen nicht zu einem gelungenen Wochenstart bei. Wir verwenden dann mehr Energie darauf, uns Sorgen darüber zu machen, dass wir scheitern werden, als darauf, die Arbeit effektiv und konzentriert zu erledigen. Es geht ja nichts über eine gute Planung: Feste Zeiten oder Tage für einzelne wichtige Aufgaben, andere für Administratives einplanen, z.B. (Ein Telefon-Tag, ein Kooperations-Tag, ein Schreib-Tag, ein Buchhaltungs-Tag etc.) Diesen Tipp nehme ich mir zu Herzen und plane seither meine Aufgaben schon eine Woche im Voraus und halte mich auch daran. Ok, kleine Verschiebungen sind erlaubt und manchmal unerlässlich. Erledigte Aufgaben abhaken, so behält man den Überblick und kann das gute Gefühl geniessen, etwas zu Ende gebracht zu haben.

Was auch helfen kann: Einen Tag lang akribisch Zeiten messen: Mit was verbringe ich eigentlich wie viel Zeit im Büro?  Bringt überraschende Erkenntnisse. Ich zum Beispiel verbringe zu viel Zeit mit dem Schreiben und Beantworten von E-Mails und lasse mich durch neu hereinkommende Post ablenken. Oft will ich nur einen kurzen Blick auf den Absender erhaschen, es könnte ja wichtig sein! Besser, Emails nur zwei – drei Mal am Tag abrufen, antworten wenn nötig, löschen, was man nicht mehr braucht. Die US-Wissenschaftlerin Gloria Mark hat eine Studie an zwei Büroangestellten einer High-Tech Firma durchgeführt. Ihr Ergebnis ist erstaunlich: Alle elf Minuten wurden die Probanden von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten – durch Telefon, Fax, E-Mail, SMS oder einem Kollegen mit Gesprächsbedarf.  Wer alle elf Minuten abgelenkt wird, ist nicht wirklich konzentriert bei der Sache.

Tipps, um der Kommunikationshölle zu entfliehen:

  • Handy auf lautlos schalten und ausser Sichtweite aufbewahren. Erscheint erst schwierig, aber mit der Zeit vergisst man das Handy sogar.
  • Bei Instant Messaging wie MSN oder Skype den Status auf beschäftigt oder offline setzen.
  • Aus Facebook und Twitter ausloggen und nicht stündlich auf Neuigkeiten checken.
  • Für mehrere Stunden, idealerweise für einen halben Tag, keine Anrufe entgegennehmen – auch keine internen.

Mach mal Pause


Wenn ich merke, ich verfalle wieder einmal dem Perfektionismus und will alles erledigt haben, mache ich eine Pause. Setze mich auf den Balkon, treffe Freunde, gehe shoppen (ja, auch das entspannt!). Und wenn ich dann ein paar Stunden später wieder meine Mails abrufe, hat sich das eine oder andere bereits erledigt. Und falls nicht, habe ich wieder genügend Energie und packe die Sache erneut an.

Kooperieren und interessieren

Ich kann nicht immer alles alleine lösen, auch wenn ich oft denke: „Wenn ICH es mache, geht es schneller“. Alles, was ich nicht selber erledigen kann oder will, wird delegiert oder gleich ausgelagert. Webdesign als Beispiel, warum selber rumfummeln, wenn es Leute gibt, die das von Grund auf beherrschen? So konzentriere ich mich auf meine Stärken und verliere keine Zeit mit Sachen, die am Ende nur frustrieren. Echtes Interesse hilft auch. Ein spannendes Buch legen wir ungern wieder weg. Interesse kann man wecken, auch wenn die Materie anfangs stinklangweilig erscheint. Da wäre ich wieder bei der Studienarbeit. Am Anfang fällt es mir unglaublich schwer die Studiendoku überhaupt anzuschauen. Mit der Zeit stellt sich jedoch eine Art Trance ein und der Stoff wird immer spannender. Etwas wirklich wissen wollen, kann auch interessant sein. Und je länger man sich mit einem Thema befasst, desto eher kann es faszinieren.

Und wenn sich die Stimme ab und an wieder in mein Hirn schleicht, folge ich ihrem Rat und trinke einen Schluck. Neeein, natürlich nicht. Ich lese diesen Artikel durch und befolge die Tipps.

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