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25.01.08

Zen To Done (Teil 8): Gewohnheit 5: Das einfache, vertrauenswürdige System

Zen To Done-Titelbild

Einer der Schlüssel jedes Zeitmanagement-Systems ist die To-Do-Liste - sie hält alle Aufgaben fest, die Du im Moment nicht erledigen kannst, so dass Du jederzeit weißt, was Du noch erledigen musst. Für ZTD brauchen wir aber noch ein paar (wenige) andere Hilfsmittel.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick

Bei ZTD ist es wichtig, ein einfaches System zu haben, welches Du auch wirklich benutzt; ein System, dem Du Deine Informationen anvertraust. Und das sind die drei Bausteine dieses einfachen, vertrauenswürdigen Systems:

     

  1. Aufbau: Ein einfaches System besteht aus Eingangsorten, einem Kalender, Listen und einer Ablage.
  2. Hilfsmittel: Es ist wichtig, einfache Hilfsmittel zu benutzen, so dass das System nicht mühsam gewartet werden muss.
  3. Gebrauch: Schließlich ist es wichtig, dass Du Dein System auch tatsächlich benutzt und es Dir zur Gewohnheit machst, es täglich zu überprüfen.

Der Aufbau

David Allen schlägt bei GTD vor, alle Aufgaben in getrennten Listen - so genannten Kontextlisten - zu verwalten, etwa @Büro, @Computer, @Anrufe, @Besorgungen usw. Der Grund ist, dass Du so immer nur die Aufgaben anschauen musst, die Du im aktuellen Kontext überhaupt anpacken kannst, anstatt eine lange Liste von Aufgaben vor Dir zu haben, von denen Du die meisten im Moment sowieso nicht erledigen kannst.

Bei ZTD sollte Dein System so einfach wie möglich bleiben. Zwar ist das Konzept der Kontextlisten nützlich, aber es kann auch schwierig sein, es auf dem aktuellen Stand zu halten. Verwende darum in jedem Fall so wenige Listen wie möglich. Ein Beispielaufbau könnte so aussehen:

  • @Arbeit: Für alles, was mit der Arbeit zu tun hat.
  • @Persönlich: Alle Deine persönlichen Aufgaben.
  • @Besorgungen: Damit Du eine einfache Einkaufsliste hast.
  • @Anrufe: Für Anrufe, die Du von überall aus machen kannst.
  • @Warten auf: Eine nützliche Liste für Dinge, die Du weiter verfolgen musst, wo Du aber auf einen Input von außen wartest.
  • Irgendwann/Vielleicht: Eine List mit Dingen, die Du im Moment noch nicht machen willst oder kannst, aber die Du später nochmals prüfen möchtest.

Wie auch immer Du Dich einrichtest, vergiss nicht, dass dies nicht Deine täglichen To-Do-Listen sind. Die Listen @Arbeit und @Persönlich sind nur die Hauptlisten, aus denen Du täglich Deine wichtigsten Tagesaufgaben und wöchentlich Deine "großen Brocken" zusammenstellen kannst (siehe Gewohnheit 3: Planen). Die Listen @Besorgungen, @Anrufe und Irgendwann/Vielleicht werden bei Bedarf überprüft. Wenn es hilft, kannst Du zusätzlich eine @Projekte-Liste benutzen, um Deine Projekte im Auge zu behalten.

Die anderen Komponenten des Systems sind die Eingangsorte (siehe Gewohnheit 5: Sammeln), ein normaler Kalender und eine einfache Ablage.

Die Hilfsmittel

Viele Leute verlieren viel Zeit mit den neuesten Produktivitäts-Tools, mit dem Aufbau komplizierter Systeme und mit dem Wechseln von Hilfsmitteln und Systemen jede Woche, anstatt die Dinge wirklich zu erledigen. ZTD hingegen schlägt vor, möglichst einfache Hilfmittel zu benutzen und sie dann wieder zu vergessen. Bei ZTD geht es um das Erledigen und nicht um die Hilfsmittel.

Die naheliegende Frage ist also: Welche Hilfsmittel soll man benutzen, um seine Listen zu führen? Hier sind meine Empfehlungen - die einfachsten, effektivsten Tools:

  • Simple GTD: Das ist mein Favorit und dasjenige Hilfsmittel, welches ich im Moment benutze. Ich habe Tracks benutzt, welches ebenfalls einfach und sehr gut ist, aber ich habe kürzlich gewechselt, weil ich etwas noch Einfacheres wollte. Simple GTD hat alles, was man braucht, mit einer hübschen Benutzeroberfläche, aber ohne Schnickschnack. Spiel damit herum - die Benutzeroberfläche ist extrem intuitiv und braucht keine Anleitung. Es hat nicht viele Features, aber gerade das macht seinen Reiz aus.
  • Moleskine-Notizbücher: Ein weiterer meiner Favoriten. Eigentlich tut es jedes Notizbuch, welches in Deine Tasche passt. Aber Moleskine-Notizbücher haben einen speziellen Reiz - sie sind ästhetisch ansprechend und angenehm zu benutzen. Ich empfehle sie sehr.
  • Hipster PDA: Populär unter den Low-Fi-GTDlern ist der Hipster PDA - so einfach wie es nur geht und äußerst portabel. Eigentlich ist er nur ein Stapel Karteikarten, von einer Klammer zusammengehalten. Du findest Vorlagen zum Ausdrucken im Netz oder kannst einfach Deine Listen auf Karteikarten schreiben. Das Coole daran: Du kannst die Karten wegwerfen, wenn sie voll sind, und Deinen PDA jederzeit auffüllen.
  • Tadalist: Wahrscheinlich das einfachste Programm für Listen ist Tadalist. Kein Schnickschnack, obwohl die Benutzeroberfläche hübsch ist (von den Machern von Backpack, Basecamp und Highrise). Erstelle so viele Listen, wie Du brauchst, drucke sie ggf. aus, und kontrolliere immer nur den Kontext, den Du brauchst. Vereinfachung vom Feinsten!
  • Todoist: Eine weitere einfache, gekonnte Verwaltung für Listen mit ein paar extra Features, aber nichts kompliziertes. Ich brauche es nicht, weil ich seine Oberfläche nicht mag, aber vielleicht gefällt Todoist einem von euch. Es ist auf alle Fälle ein Blick wert.

Wenn Du ein Hilfsmittel ausgewählt hast, dann richte Deine Listen ein und halte sie auf möglichst einfachem Niveau!

Andere Hilfsmittel für einen einfachen Aufbau:

  • Kalender: Ich empfehle den Google-Kalender, 30 Boxes, Outlook oder einen herkömmlichen Kalender auf Papier.
  • Ablage: Die Ablage, die am besten funktioniert, sind alphabetisch sortierte Akten in einer Schublade. Leg einfach für jedes Projekt, jeden Kunden und/oder jedes Thema eine Akte an. Für digitale Dateien kannst Du ein einfaches Ordner-System ähnlich wie das für Papierdokumente benutzen - oder einfach die Sachen archivieren und die Suche benutzen, wenn Du etwas benötigst.

Der Gebrauch

Der letzte Bestandteil dieser Gewohnheit - und der allerwichtigste (wichtiger als die Hilfsmittel, die Du benutzt) - ist das tägliche Überprüfen der Listen.

Ich schlage vor, das Überprüfen in Deine tägliche Routine aufzunehmen (mehr darüber in Gewohnheit 9: Routinen), wobei Du Deine Listen morgens und abends durchgehst plus die Listen @Anrufe und @Besorgungen bei Bedarf. Diese Gewohnheit ist nicht so schwer zu erlernen, aber Du solltest Dich für 30 Tage darauf konzentrieren. Wenn Du das Überprüfen Deiner Listen zu einer alltäglichen Gewohnheit macht, wird Dein Leben wesentlich organisierter und produktiver.

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