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23.01.08

Zen To Done (Teil 7): Gewohnheit 4: Handeln

Zen To Done-Titelbild

Die "Gewohnheit des Handelns" ist der Schlüssel zum ZTD-System. Es ist der Bestandteil, der in den meisten anderen Produktivitätssystemen ausgelassen wird, obwohl er der wichtigste ist.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick

Wichtiger als das System, die Tools, das Planen und die To-Do-Listen ist das eigentliche Handeln.

ZTD konzentriert sich deshalb auf das Erledigen Deiner Aufgaben, eine nach der anderen, unter Ausblendung möglichst aller störenden Einflüsse und Ablenkungen. Betreibe kein Multitasking, und lass Dich nicht unterbrechen. Zu oft am Tag checken wir unsere Emails, gehen ans Telefon, reden mit Leuten, die an unseren Schreibtisch kommen - das alles ist eine Beeinträchtigung der eigentlichen Arbeit, die wir erledigen sollen.

Das Resultat? Man bekommt die Dinge nicht geregelt. "Singletasking" und Konzentration sind die Schlüssel zur Erledigung einer Aufgabe. Im Folgenden einige Tipps dazu:

1. Nimm Dir einen großen Brocken vor. Wähle eine Aufgabe (vorzugsweise eine Deiner wichtigsten) und entscheide Dich bewusst dafür, an dieser Aufgabe zu arbeiten, bis sie erledigt ist, oder bis eine vorher festgesetzte Zeitspanne abgelaufen ist (beispielsweise 30 Minuten).

2. Startklar machen. Bevor Du anfängst, eliminiere alle Ablenkungen. Schließe Dein Emailprogramm, schalte Dein Mobiltelefon ab, möglichst auch das Internet (andernfalls schließe zumindest alle unnötigen Tabs), räum das Durcheinander auf Deinem Schreibtisch auf, eliminiere alles, was Dich unterbrechen könnte.

3. Zeitrahmen. Stell Dir einen Timer, wenn Du möchtest (ein einfacher wie CoolTimer [Win only] genügt), oder fokussiere Dich auf Deine Aufgabe einfach so lange wie möglich. Lass Dich nicht davon ablenken.

4. Unterbrechungen. Wenn Du unterbrochen wirst, schreibe Dir die Anfrage oder Aufgabe/Info in wenigen Worten in Deinem Notizbuch, auf einem Block o.ä. auf; wenn Dir Dokumente gegeben werden, wirf sie in Deine Inbox und denk nicht mehr daran - wende Dich sofort wieder Deiner Aufgabe zu.

5. Wenn Du das Bedürfnis verspürst, Deine Emails zu checken oder eine andere Aufgabe zu erledigen, halte Dich zurück. Atme tief durch. Lenke Deine Gedanken wieder auf Deine Arbeit. Zurück zur ursprünglichen Aufgabe.

6. Das Unvermeidbare. Manchmal ist eine Unterbrechung so dringend, dass Du diese Tätigkeit nicht verschieben kannst, bis Du mit Deiner Aufgabe fertig bist. Mach Dir in einem solchen Fall eine Notiz darüber, an welcher Stelle Du gerade warst (wenn Du Zeit für Notizen hast), nimm alle zur Aufgabe gehörenden Dokumente und Notizen und leg sie beiseite (etwa in einen 'Action'-Ordner oder eine Projektmappe). Wenn Du wieder Zeit hast, weißt Du anhand der Notizen schnell, wo genau Du aufgehört hattest.

7. Relax. Atme tief durch, strecke Dich, und mach ab und an Pausen. Genieße das Leben. Geh nach draußen in die Natur, um den Kopf zu "lüften".

8. Ahhhh. Wenn du fertig bist, gratuliere Dir selbst! Belohne Dich mit einem kleinen Schwung Emails oder Blogeinträgen - aber beschränke Dich auf 10 Minuten, und gehe dann zur nächsten Aufgabe über. Lass Dich nicht gehen - es ist sehr einfach, sich treiben zu lassen und Stunden mit Surfen zu verbringen.

Startprobleme beheben

Wenn Du trotz dieser Empfehlungen weiterhin Schwierigkeiten hast, die Punkte auf Deiner To-Do-Liste zu erledigen, brauchst Du noch ein paar Kniffe für den Start:

  • Kleine Teile. Sag Dir selbst, dass Du erstmal nur 5 Minuten lang an einer Aufgabe arbeitest. Dieser geringe Umfang an Arbeit ist weniger furchteinflößend.

  • Fang einfach an. Wenn Du erstmal angefangen hast, ist es viel einfacher, weiterzumachen. Sag Dir selbst, dass Du nur anfangen musst. Ich vergleiche das gern mit meiner "Philosophie des Rennens": Anstatt über die Länge der Strecke zu grübeln, erzähle ich mir selbst einfach, dass ich nur meine Schuhe anziehen und vor die Tür gehen muss. Alles weitere geht dann von selbst. Das geht auch mit Aufgaben am Schreibtisch: Öffne einfach das Programm, das Du brauchst, und fang zum Beispiel mit Tippen an.

  • Belohne Dich selbst. Lass Dich nicht Deine Emails checken (oder was auch immer als Belohnung für Dich funktioniert - etwas, das Du jeden Tag machst), bis Du mindestens 10 Minuten (oder 15 oder 20, das ist egal) an der Aufgabe gearbeitet hast. Nutze dafür den erwähnten Timer. Nachdem Deine 10 Minuten um sind, setz den Timer auf 5 Minuten und gehe an die Emails. Und dann wieder von vorn.

  • Begeistere Dich. Das ist ein Tipp, der bei allen dieser Punkte hilft. Wenn Du von etwas begeistert bist, wirst Du nicht zögern, es auch zu tun. Versuche, jeder Aufgabe einen Aspekt abzuringen, der Dich begeistern kann. Bringt die Arbeit Dir Geld? Was kannst Du damit machen? Wird sie zu neuen Kunden, neuen Möglichkeiten, mehr Anerkennung führen? Wenn Du keinen Aspekt finden kannst, der Dich begeistern kann, solltest Du überlegen, ob die Aufgabe wirklich wichtig ist - und wenn nicht, einen Weg finden, sie nicht zu tun. Manchmal ist es das Beste, eine Aufgabe zu streichen, zu delegieren oder zu verschieben.

  • Hör auf, Dich auf die negativen Aspekte Deiner Arbeit zu konzentrieren, wie schwer etwas ist, welche Hindernisse auftreten oder wieviele Schritte bis zur Vollendung nötig sind. Konzentrier Dich stattdessen darauf, was für eine Gelegenheit ein Projekt bietet: Die Gelegenheit, zu lernen, besser in etwas zu werden, mehr Geld zu verdienen, an einer Beziehung zu arbeiten, Anerkennung zu gewinnen, Deine Beförderungschancen zu verbessern. Das ist ähnlich wie der vorige "Begeistere Dich"-Punkt. Es geht um die Möglichkeiten, nicht um die Probleme.

  • Lege Dich fest. Wenn Motivation Dein Problem ist, lege Dich selbst darauf fest, einen gewissen Fortschritt in Bezug auf ein Ziel oder Projekt in einem bestimmten Zeitraum zu machen - heute oder jeden Tag in dieser Woche. Erzähl Deiner ganzen Familie oder Deinen Freunden davon oder schreib es in Dein Blog, und berichte allen anschließend, was Du erreicht hast - positiver Druck ist ein großartiger Motivator.

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