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18.01.08Leser-Kommentar

Zen To Done (Teil 5): Gewohnheit 2: Durcharbeiten

Cover ?Zen To Done?Wenn man sich einmal angewöhnt hat, Dinge an wenigen Eingangsorten zu sammeln - inklusive eines kleinen Notizbuches (oder sonst eines einfachen Tools, um Dinge festzuhalten), welches man immer bei sich trägt -, bleibt die Frage: Was soll man tun mit all den Dingen, wenn man sie gesammelt hat?

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Alle Teile der Serie im Überblick

Bei der zweiten Gewohnheit von ZTD geht es ums Bearbeiten der gesammelten Inputs in den verschiedenen Eingangsorten. Du arbeitest dabei jeden Eingangsort durch und triffst sehr rasch Entscheidungen über jede Sache, bis alle "Inboxes" leer sind und alles, was Du in Deinem Notizbuch festgehalten hast, verteilt ist.

Wichtig: Arbeite alles bis zum Ende durch.

Wenn Du zulässt, dass sich Sachen ansammeln, ist das ein Aufschieben von Entscheidungen. Wenn Du Deine Eingangsorte bis zum Ende durcharbeitest, schnelle Entscheidungen triffst, und die Dinge dort ablegst, wo sie hingehören, dann bilden sich auch keine Prokrastinationsstapel.

Arbeite Deine Eingangsorte mindestens einmal pro Tag oder - wenn nötig - häufiger durch.

Als erstes minimiere die Anzahl Deiner Eingangsorte. Jeder Ort, wo Du Deine Mitteilungen checkst oder Deine eingehenden Informationen liest, ist ein Eingangsort, und je mehr Du davon hast, desto schwieriger ist es, sie zu verwalten. Verringere die Anzahl Eingangsorte bis zu dem Minimum, welches für Dich gerade noch so funktioniert.

Liste alle Wege auf, auf denen Du Informationen erhälst, evaluiere jeden davon, um zu sehen, ob er Dir etwas bringt, und finde Möglichkeiten, Eingansorte zu kombinieren und zu eliminieren. Wenn Dir einer der Wege keinen Nutzen bringt, dann überlege, ihn zu streichen. Wenn Du zögerst, probier einfach mal aus, ob Du es eine Woche aushältst, ohne die entsprechenden Infos zu vermissen.

Überlege Dir außerdem, ob Du für die restlichen Wege die verschiedenen Informationsströme an einem Eingangsort zusammenfassen kannst. An wie vielen Orten zu Hause können beispielsweise eingehende Dokumente platziert werden? Schaffe genau einen Eingangsort für die gesamte Post, für Papier von der Arbeit, Dokumente aus der Schule, Telefonnotizen, Computerausdrucke, Fahrpläne, Verzeichnisse usw. Benutzt Du vier Mail-Anbieter? Überprüfe, ob Du alle an einen Anbieter weiterleiten kannst. Je weniger Eingangsorte Du hast, desto besser. Ideal sind 4-7 Stück.

Nun musst Du noch Herr über Deine Eingangsorte werden: Erlaube nicht, dass Deine Eingangsorte Anzeichen von Überfüllung aufweisen. Das schafft nur einen riesigen Rückstand und wird Dich definitiv stressen. Nochmal: Überprüfe die Eingangsorte mindestens einmal täglich, wenn nötig häufiger, aber auch nicht zu oft! Einige Eingangsorte musst Du vielleicht mehrmals prüfen (ich überprüfe meine Mails jede Stunde), aber tu das nicht ständig und wie besessen. Dadurch verschwendest Du nur Deine Zeit und beschneidet Deine Produktivität und Dein "richtiges" Leben.

Wie man Dinge durcharbeitet:

     

  1. Arbeite Dich von oben nach unten vor, triff schnell und sofort eine Entscheidung. Beginne mit dem obersten Ding an Deinem Eingangsort und triff sofort eine Entscheidung. Lass es nicht aus, lege es nicht zurück in den Eingangsort und verschiebe nicht die Entscheidung.
  2. Wegwerfen. Wenn Du es nicht brauchst, dann wirf es weg. Das ist Deine bevorzugte Wahl.
  3. Delegieren. Bist Du wirklich die Person, die dies erledigen sollte? Wenn nicht, dann schicke es an sonst jemanden und schaff es aus deinem Blickfeld.
  4. Mach es sofort. Wenn Du es in 2 Minuten oder weniger erledigen kannst, dann tu es sofort, anstatt es auf Deine ToDo-Liste zu nehmen.
  5. Verschiebe es auf später. Wenn die Erledigung mehr als 2 Minuten dauern würde, dann füge es sofort Deiner To-Do-Liste hinzu, um es später zu erledigen.
  6. Leg es ab. Wenn es etwas ist, was Du irgendwann brauchen wirst, dann lege es sofort ab. Benutze keine Kategorie "Verschiedenes" oder "Abzulegen" - das schiebt nur die Entscheidung auf. Staple Deine Dinge zum Ablegen nicht auf - lege sie sofort ab.
  7. Lass es auf keinen Fall am Eingangsort. Wirf es weg oder lege es ab. Arbeite Dich von oben nach unten durch jedes Ding durch, bis Dein Eingangsort leer ist. Nebenbei: Wenn Du hunderte von Dingen an Deinem Eingangsort hast, dann ist es vielleicht besser, alles in eine Mappe zu tun, um es später durch zu arbeiten (plane ein paar Stunden dafür ein). Starte den hier beschriebenen Prozess mit allen neuen Dingen von jetzt an.
  8. Wiederhole diesen Prozess, um Deine Eingangsorte leer zu behalten. Wenn Du die Anzahl Eingangsorte minimiert hast, dürfte Dir das nicht allzu schwer fallen. Freu Dich, wenn ein Eingangsort leer ist! Das ist ein tolles Gefühl.

 

Siehe auch "Getting Your Email to Empty" und "Keeping Your Desk Clear".

Der nächste Teil unserer Serie erscheint am Montag. Darin geht es um die dritte Gewohnheit, das Planen.

Kommentare

  • Daniel

    09.10.08 (08:15:01)

    Ich habe einfach häufig das Problem, dass ich den ganzen Tag weg bin, und am Abend spät heim komme, und nicht wirklich Lust habe, da noch was durchzuarbeiten. Mhm...werde mal versuchen, am Morgen eine halbe Stunde früher aufzustehen, und dann das Zeugs durchzuarbeiten.

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