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16.01.08Leser-Kommentare

Zen To Done (Teil 4): Gewohnheit 1: Sammeln

Zu oft fallen uns Ideen ein, kommt Post in unsere Heime, Papierkram auf unsere Bürotische, Telefonnummern und Termine werden uns gegeben, während wir gerade auf dem Sprung sind - und all das verschwindet oder wird vergessen oder landet in einer Schublade; und ward niemals wieder gesehen.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Alle Teile der Serie im Überblick

Das Problem ist, dass wir kein System haben, um all die Informationen, Dokumente, Emails und sonstigen Inputs, die in unser Leben dringen, zu sammeln und systematisch zu sortieren.

Um dieses Problem anzugehen, werden wir versuchen, uns einen Platz zu schaffen für alles, was in unser Leben tritt. Und wir werden uns angewöhnen, Dinge sofort niederzuschreiben, anstatt uns auf unseren Kopf zu verlassen. Denn der hat die Angewohnheit, genau das zu vergessen, was wir gerade brauchen.

Die Gewohnheit des Sammelns ist einfach: Lege eine geringe Zahl an Orten fest, an denen Du Informationen, Dokumente und ähnliches sammelst und deponierst, und behalte dieses System von "Inboxes" bei.

Für gesammelten Papierkram solltest Du eine feste Stelle auf oder neben Deinem Schreibtisch haben, besser als ein einfacher Stapel ist dafür ein Posteingangskorb geeignet. Lege nie ein Papierstück in einer Schublade ab oder nutze ein Post-it irgendwo auf Deinem Schreibtisch oder häufe eingehende Post woanders als in Deiner Inbox an. Das ist Dein Platz, an dem Du die Dinge sammelst, und dabei musst Du bleiben.

Wenn Dein Schreibtisch nicht sowieso zuhause steht, solltest Du auch dort eine entsprechende Inbox haben, in der Du alle Post, Telefonnachrichten und anderen Papierkram sammelst, damit nichts mehr verloren geht.

Versuche, nur einen Account für Emails zu haben, um die Verwirrung mehrerer Posteingangsordner zu vermeiden [Wie man mit der Email-Software Thunderbird trotz mehrerer Email-Accounts zu einem einzigen Posteingangsordner kommt, haben wir hier erklärt]). Vielleicht hast Du online noch einen ganzen Haufen weiterer Accounts mit Posteingängen, die Du selbst gar nicht als eine Inbox wahrnimmst - Myspace oder Facebook, Foren und andere Orte, an denen Du Nachrichten bekommst. Das sind alles Eingangsorte, die Du in irgendeiner Weise handhaben musst. Je weniger Du davon hast, umso besser. Wenn Weiterleitungen möglich sind, nutze sie.

Wie wir all diese Eingangsorte bearbeiten und leeren, behandeln wir im nächsten Kapitel (der Gewohnheit "Durcharbeiten"). Für den Augenblick genügt es, wenn Du Dir all Deiner Inboxes bewusst wirst und versuchst, alle eingehenden Inputs dort zu sammeln.

Dein Notizbuch

Schauen wir uns noch eine besondere Inbox an: Dein Tool zum Sammeln und Festhalten Deiner Ideen, Notizen, aller Informationen, die Du unterwegs erhältst, zu erledigender Aufgaben und Beschlüsse aus Meetings. Kurz: Zum Fixieren von allem, das nicht in schriftlicher oder anderweitig aufgezeichneter Form in Dein Leben tritt.

Bis jetzt hast Du Dich zum Erinnern an diese Dinge wahrscheinlich auf Deinen Kopf verlassen, und vielleicht hast Du sie einer To-Do-Liste hinzugefügt, wenn du zurück am Schreibtisch warst. Unglücklicherweise ist Dein Kopf ein sehr unausgereiftes Tool. Er vergisst Dinge genau dann, wenn Du sie brauchen könntest, und denkt an sie, wenn Du gerade nichts damit anfangen kannst.

Darum werden wir es uns zur Angewohnheit machen, alles aus dem Kopf heraus und in schriftliche Form zu bringen. Trage dafür immer (immer, immer, immer) ein kleines Notizbuch bei Dir (oder welches Tool auch immer am besten für Dich funktioniert), und notiere darin umgehend alle Aufgaben, Ideen, Projekte, Telefonnummern oder anderen Dinge, die Dir plötzlich einfallen oder die Dir jemand gibt.

Wichtig für ZTD: Das Werkzeug, für das Du Dich entscheidest, muss tragbar, einfach und sehr leicht zu bedienen sein - ich empfehle ein kleines Notizbuch oder einen Stapel Karteikarten, einfach weil diese so einfach zu handhaben und mit sich herumzutragen sind, viel einfacher als ein PDA oder gar ein Laptop. Wenn Du wieder an Deinem Schreibtisch bist, überführe Deine Notizen in Deine To-Do-Liste (eine einfache To-Do-Liste genügt für den Anfang - kontextbezogene Listen können später dazukommen).

Beliebt als Tool zum Sammeln sind die Moleskine-Notizbücher. Ein Moleskine ist auch mein Werkzeug der Wahl, einfach weil es leicht mit sich zu führen, langlebig und schön anzuschauen ist. Ich liebe es, darin zu schreiben [Ich auch, Anm. d. Übersetzers]. An sich erledigt aber natürlich jedes kleine Notizbuch diese Aufgabe, die teuren Moleskines müssen es also nicht sein [hier zum Beispiel eine Alternative]. Du kannst auch den Hipster PDA ausprobieren.

Besser Papier statt Digital

Ich empfehle ein analoges Werkzeug aus Papier statt digitaler Tools für diese Gewohnheit, aber wenn Dein PDA oder Smartphone für Dich funktioniert, warum nicht. Der Grund, warum ich denke, dass Papier sich besser eignet, ist, weil es schneller ist - bei digital musst Du das Tool nicht nur herausholen, sondern es auch anschalten, in das richtige Programm gehen, auf einen Eintrag klicken, und dann durch Dein System bis zur passenden Stelle klicken. In dieser Zeit hast Du längst Notizbuch und Stift rausgeholt und angefangen, aufzuschreiben. Beide Wege funktionieren, aber ich denke, dass man ein Tool desto eher nutzt, je einfacher und schneller es zu bedienen ist.

Der Schlüssel zur Gewohnheit des Sammelns ist, die Dinge immer sofort niederzuschreiben, bevor Du sie vergisst, und Dein Notizbuch sofort zu leeren, wenn Du zuhause oder im Büro ankommst. Prokrastiniere diese beiden Schritte nicht, sonst wird es immer unwahrscheinlicher, dass Du sie je erledigen wirst. Du musst das "Sammelwerkzeug" Deiner Wahl immer bei Dir haben, auch im Bett, beim Einkaufen, wenn du im Krankenhaus bist - schlicht überall.

Diese einfache Gewohnheit des Sammelns aller Informationen, die täglich in Dein Leben treten, an möglichst wenigen Eingangsorten, wird Deine Organisation und schließlich auch Deine Produktivität erheblich verbessern. Du wirst Dinge nicht mehr vergessen, Informationen nicht mehr verlieren, und Du wirst immer wissen, wo alles ist: nämlich da, wo es hingehört.

Der nächste Teil unserer Serie erscheint am Freitag - darin geht es um Gewohnheit Nr. 2, das Durcharbeiten.

Kommentare

  • Nobody

    17.01.08 (09:37:53)

    Ich bevorzuge als mobiles Sammeltool ein einfaches Diktiergerät, weil mir nämlich die meisten Dinge beim Autofahren einfallen. Da ist das mit dem Papier und Bleistift ziemlich ungeeignet... Zuhause liegt das Teil neben dem Telefon, beim Fahren neben mir auf dem Beifahrersitz und ansonsten in meiner Aktentasche. Einziger Nachteil ist, dass ich es irgendwie noch mitschleppen muss, wenn ich abends oder am Wochenende unterwegs bin. Was mit 2 kleinen Kindern nur selten vorkommt... ;-)

  • Stephan Piedl

    27.01.08 (10:44:15)

    Was mich bisher immer scheitern lies mir diese Gewohnheit anzueignen ist die Tatsache dass ich einfach nicht das richtige Tool gefunden habe. Mein Palm scheidet aus, kann zwar schnell damit umgehen, er ist aber zu gross um wirklich überall dabei zu sein. Ein schlankes Notizheft was auch in die "Arschtasche" der Jeans passt, wurde dann zu meinem Favorit, ABER nun ist der Stift das Problem. Standard Kulis sind einfach zu lang, Mikro Stifte wie der Lamy Pico zu dick. Kennt jemand einen Stift der wirklich so klein ist dass man ihn immer und überall dabei haben kann, auch ohne Jackentaschen oder Handtasche?

  • Rabbit

    28.01.08 (07:26:23)

    @ Stephan: So wie dir ist es mir auch gegangen... Ich hab jetzt einfach einen normalen Bleistift "heruntergespitzt" bis er passt... Vorteil vom Blei ist ferner, dass ich das Spitzen als abendliches Ritual habe, das beim Planen und sich Fit-Machen für den neuen Tag hilft. Frisch angespitzt sozusagen....

  • Jürgen Linsenmaier

    21.02.08 (09:56:11)

    Golfbleistifte sind perfekt

  • MHH

    23.02.08 (23:37:16)

    @Stephan Piedl: Schau dir mal den Fisher Bullet Pen an.

  • GuRa

    10.10.08 (23:46:07)

    Ich habe auch lange gesucht. Mein PDA schied irgendwann aus, da das ständige Gedaddel mich und meine Umwelt nervte. Die Lösung: Ein kleinen Zettel in der Geldbörse, samt halbierten Bleistift. Funktioniert...

  • miguelon

    14.10.08 (05:06:05)

    Habe auch lange überlegt und rumprobiert, was am geeignetsten ist und mich für verschiedene inboxes entschieden: - ein kleiner (Din A8) Hipster PDA in der Hinteren Tasche der Jeans, ist ultrapraktisch und stört überhaupt nicht (es gibt von Moleskine jetzt auch ganz kleine Notizhefte in blau oder pink, aus denen man die Blätter raustrennen kann. Das könnte ähnlich praktisch sein...) - die Sprachnotizfunktion meines PDA als Diktiergerät für Situationen, in denen schreiben nicht möglich ist. Das Stiftproblem habe ich schon lange für mich gelöst, indm ich ein schmales Lederetui in meiner Hosentasche habe, in dem mein Füller, ein Druckbleistift und ein Vierfach-Kuli mit Textmarker und PDA-Spitze stecken. Das Ding hat mehrere Vorteile: 1. Ich bin immer derjenige, der einen Stift dabei hat. 2. Es gibt keine offenen Spitzen in meiner Hosentasche, die mir die Tasche perforieren und mich ins Bein stechen. 3. Es gibt keine offenen Bleistifte, die mir die Hosentasche versauen. 4. Das Mäppchen ist nicht so klein, dass es sich in einem tiefen Winkel der Tasche versteckt - ich kriege es also auch im sitzen oder wenns eng ist gut raus. P.S. Für halbierte Bleistifte kann man einen kleinen Besuch im schwedischen Möbelhaus empfehlen...

  • Jana

    18.02.11 (09:59:22)

    Tolle Seiten, gutes Design, was will man mehr, um glücklich zu sein!

  • stephschie

    20.12.11 (22:22:46)

    Ich habe meine Erfahrungen mit der Gewohnheit "Sammeln" hier aufgeschrieben:

  • GHK1971

    26.12.11 (18:46:45)

    @stephschie: wo denn?

  • stephschie

    03.01.12 (06:46:56)

    Der Link wurde gelöscht. Ich darf keine direkten Links posten. Ich frage mich warum es diese Funktion dann überhaupt gibt. http://explicatioexmachina.blogspot.com/2011/12/zen-to-done-gewohnheit-1-sammeln.html

  • Thomas Mauch

    03.01.12 (15:43:57)

    Hi Stephschie Sorry, das muss ein technisches Problem gewesen sein - wenn wir den Kommentar eines Lesers ändern, wird das immer entsprechend vermerkt und die Änderung bleibt so nachvollziehbar. Insofern für einmal kein menschliches Zutun - aber hat ja jetzt offenbar geklappt. Danke für's Lesen und Grüsse, Thomas

  • dancer

    17.01.12 (18:21:30)

    ich muss auch sagen , das diese eine tolle seite ist danke und grüsse aus bayern

  • hochzeits geburtstags dj rene kelheim mainburg raum bayern

    05.02.12 (12:11:17)

    Habe eine wirklich schöne Page besucht, werde sicherlich wiederkommen und möchte ehe ich gehe ganz liebe Grüße da lassen. Freue mich auf einen Gegenbesuch auf meiner Homepage. Hochzeits Dj René

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