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11.01.08

Zen To Done (Teil 2) Überblick: Worum geht's bei ZTD?

Cover ?Zen To Done?Teil 2 unserer ZTD-Serie: Ein erster Blick auf die 10 Gewohnheiten von Zen To Done und worum es bei ihnen geht.

Anmerkung: Dies ist der zweite Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Alle Teile der Serie im Überblick

So, schauen wir uns doch mal genauer an, was Zen To Done eigentlich ist. Mein System besteht im Grunde aus 10 Gewohnheiten, die dabei helfen, das Leben zu vereinfachen und in den Griff zu bekommen. Wenn Du ZTD umsetzen möchtest, bist Du nicht verpflichtet, Dir alle 10 Gewohnheiten anzutrainieren. Du solltest Dir nur die heraussuchen, die für Dich und Deinen persönlichen Lebens- und Arbeitsstil funktionieren.

Nach Möglichkeit sollte immer nur eine der 10 Gewohnheiten eingeübt werden, maximal aber zwei oder drei auf einmal. Für jede braucht es ungefähr 30 Tage, bis Du sie verinnerlicht hast.

Wenn man sich vornimmt, sein Leben produktiver zu gestalten, will man das Ergebnis natürlich am liebsten sofort sehen. Es kann deshalb hart sein, sich 30 Tage lang nur auf einen Teil von ZTD zu konzentrieren, das weiß ich. Aber auf lange Sicht zahlt es sich aus. Wenn Du immer nur ein oder zwei Gewohnheiten angehst, diese aber wirklich gut trainierst, ist es wahrscheinlicher, dass Du dabei bleibst. Und binnen eines Jahres kannst Du Dir alle 10 Gewohnheiten angeeignet haben, wenn Du möchtest - komplett organisiert und produktiv in 12 Monaten, wäre das etwa eine schlechte Leistung?

Die Reihenfolge, in der ich die 10 Gewohnheiten hier vorstelle, ist ebenfalls nur ein Vorschlag, Du kannst sie in beliebiger Reihenfolge angehen. Nummer 1 bis 8 sind die wesentlichen Elemente des Systems, aber ich empfehle, den Gewohnheiten 9 und 10 dieselbe Aufmerksamkeit zu widmen. Im Folgenden stelle ich die 10 Gewohnheiten kurz vor:

Gewohnheit Nr. 1: Sammeln

Worum geht?s? Um ein allgegenwärtiges Werkzeug zum Festhalten von Ideen, Aufgaben, Informationen. Beschaffe Dir ein kleines Notizbuch, trage es immer (in Worten: immer!) bei Dir und schreibe darin alles auf, was Dir so am Tag über den Weg läuft: Jedes Projekt, jede kleine Notiz, Telefonnummern, Haltestellenfahrpläne, Meeting-Mitschriften, To-Dos, Einfälle - schlicht jede Information, die Dir in den Sinn kommt, soll so raus aus Deinem Kopf und aufs Papier, so dass Du sie sowohl getrost vergessen kannst als auch nicht mehr vergisst. Immer, wenn Du zurück an Deinen Schreibtisch kommst, überträgst Du die Notizen von unterwegs in Dein Organisationssystem (dazu später mehr).

Ich empfehle ein kleines Notizbuch oder einen Stapel Karteikarten, weil beides sehr leicht zu transportieren und zu benutzen ist, aber wichtig ist nur, dass das Tool Dir liegt. Es muss schnell aufnahmebereit sein, leicht zu transportieren und leicht zu benutzen. Je einfacher das Werkzeug, desto besser.

Gewohnheit Nr. 2: Durcharbeiten

Worum geht?s? Darum, schnelle Entscheidungen über die Dinge an Deinen Eingangsorten zu treffen. Zu den Eingangsorten gehören der Email-Posteingang, Dein Notizbuch, ein physischer Posteingangskorb auf dem Schreibtisch und auch der Briefkasten vor der Wohnungstür. Arbeite alle Eingangsorte mindestens einmal täglich durch, wenn nötig auch öfter. Geh dabei von oben nach unten vor, lege niemals etwas zurück, treffe zu jeder Sache eine schnelle Entscheidung: Entweder erledige sie sofort (wenn das weniger als zwei Minuten dauert), delegiere sie an jemand anderen, ordne sie in Deine Ablage ein, verschiebe sie auf einen späteren Zeitpunkt (To-Do-Liste oder Kalender) oder befördere sie einfach in den Papierkorb. Lass nicht zu, dass sich Stapel bilden!

Gewohnheit Nr. 3: Planen

Worum geht?s? Lege Dir für jede Woche und jeden Tag einige wenige Hauptaufgaben fest, die Dir am wichtigsten sind. Am Ende einer Woche überlegst Du Dir, welche ?großen Brocken? Du in der kommenden Woche unbedingt erledigt haben möchtest, und plazierst diese zuallererst im Kalender. Am Morgen oder Vorabend eines jeden Tages machst Du dasselbe für die wichtigsten Aufgaben des Tages. Es sollten nur 1-3 solcher Hauptaufgaben sein, und Du solltest möglichst früh am Morgen damit beginnen, damit Du sie schnell aus dem Weg hast.

Gewohnheit Nr. 4: Handeln

Worum geht?s? Erledige immer nur eine einzige Aufgabe auf einmal - ohne Ablenkungen. Das ist eine der wichtigsten Gewohnheiten bei ZTD. Nimm Dir ein ?To Do? vor, am besten eine Deiner Hauptaufgaben des Tages, und konzentriere Dich vollkommen auf die Erledigung. Blende alles (wirklich alles) andere dabei aus. Schließe Dein Email-Programm und den Browser (oder zumindest alle unnötig offenen Tabs), stell das Handy auf ?Lautlos?, räume Deinen Schreibtisch so leer wie möglich, eliminiere alle potentiellen Ablenkungen. Wenn Du willst, kannst Du Dir einen Wecker setzen, so dass Du eine bestimmte Zeit an Deiner Aufgabe arbeitest; ansonsten mach einfach so lange weiter, bis Du merkst, dass Du die nötige Konzentration nicht mehr aufbringen kannst. Solltest Du doch mal unterbrochen werden, mach Dir eine kurze Notiz zum entsprechenden Input und vergiss ihn sofort wieder. Zurück an die Arbeit. Versuche erst gar nicht, zu ?multitasken?.

Gewohnheit Nr. 5: Das einfache, vertrauenswürdige System

Worum geht?s? Führe möglichst einfache Listen und prüfe sie täglich. Wenn Du willst, kannst Du Kontextlisten wie bei GTD verwenden (@Einkäufe, @Büro, @Telefon), aber halte die Listen auf möglichst einfachem Niveau. Bastel Dir kein komplexes System, und verzichte darauf, ständig die neuesten Tools auszuprobieren. So lustig das ist, so zeitverschwenden ist es auch. Benutze entweder ein Notizbuch oder Karteikarten für Deine Listen, oder such Dir eine schlichte Software oder Webanwendung für Listen. Du brauchst keinen PDA, kein Outlook, kein ausgefeiltes Tagging-Konzept. Es genügen Kontextlisten und eine Projektliste, die Du entweder täglich oder wöchentlich durchsiehst. Keep it simple. Konzentriere Dich darauf, was gerade jetzt zu tun ist, und nicht auf das Herumspielen mit Werkzeugen.

Gewohnheit Nr. 6: Organisieren

Worum geht?s? Alles hat seinen Platz. Jeder Input, der in Dein Leben tritt, soll sofort an einen Deiner Eingangsorte umgeleitet werden. Beschränke Dich auf möglichst wenige Eingangsorte. Von dort aus gehen die Dinge auf eine Kontextliste oder in einen ?Aktion!?-Ordner im Email-Programm, in eine Mappe Deiner Ablage, in den Postausgang, wenn Du etwas delegieren willst, oder ganz einfach in den Papierkorb. Schaffe feste Orte für alles, und räum die Dinge gleich an ihren Platz anstatt Haufen entstehen zu lassen mit dem Vorsatz, sie später zu sortieren. Das hält Deinen Schreibtisch leer, so dass Du Dich auf die Arbeit konzentrieren kannst.

Gewohnheit Nr. 7: Der Wochenrückblick

Worum geht?s? Geh Dein System und Deine Ziele jede Woche einmal durch. Während Deines Wochenrückblicks solltest Du Dir Deine Jahresziele vornehmen und überlegen, ob Du in Bezug darauf Fortschritte in der vergangenen Woche gemacht hast. Dann überlegst Du Dir, welche Schritte Du unternehmen kannst, um Deine Ziele in der kommenden Woche voranzubringen. Nimm Dir einmal im Monat etwas mehr Zeit für einen ausführlicheren Monatsrückblick, außerdem einmal im Jahr einen ganzen Tag für eine Jahresrundschau und die Überprüfung Deiner Lebensziele.

Gewohnheit Nr. 8: Vereinfachen

Worum geht?s? Reduziere Deine Ziele und Aufgaben auf das Wesentliche. Wenn Du versuchst, alles zu schaffen und überall dabeizusein, wirst Du Dich schnell überfordert fühlen und den Fokus auf Deine Hauptaufgaben verlieren. Nimm Dir stattdessen Deine diversen Listen vor und streiche alles, was nicht wirklich wichtig ist. Reduziere Deine Verpflichtungen gegenüber Dritten und kanalisiere Deinen Informationsfluss. Sorge dafür, dass Deine Projekte mit Deinen persönlichen Zielen zu tun haben, und beende möglichst viele der Projekte, auf die das nicht zutrifft. Trainiere Dir diesen Vereinfachungsprozess auf täglicher Basis und während Deines Wochen- und Monatsrückblicks an.

Gewohnheit Nr. 9: Routinen

Worum geht?s? Entwirf einige Routinen und gewöhne sie Dir an. Wenn andere Produktivitätsmethoden Dir zu unstrukturiert sind, können Routinen helfen. Eine Morgenroutine etwa könnte so aussehen: Check zuerst Deinen Kalender und Deine Kontextlisten, leg dann 1-3 Hauptaufgaben für den Tag fest, mach ein wenig Sport, sichte Deine Email-Inbox und anderen Eingangsorte und geh dann die erste Deiner Hauptaufgaben an. Und eine abendliche Routine könnte aus folgenden Punkten bestehen: Geh ein zweites Mal Email-Postfach und Eingangsorte durch, lass den Tag kurz Revue passieren, führe Tagebuch und bereite den nächsten Tag vor. Ein fester Einkaufs- und Waschtag kann zu einer Wochenroutine werden, ebenso ein bestimmter Tag für alle Finanzangelegenheiten oder einer, der ausschließlich für die Familie reserviert ist. Es hängt ganz von Dir ab, bau Dir Deine eigenen Routinen.

Gewohnheit Nr. 10: Finde Deine Leidenschaft

Worum geht?s? Finde eine Aufgabe, die Dich erfüllt. Das wird vermutlich die letzte Gewohnheit sein, Die Du umsetzt, es könnte aber zugleich die wichtigste von allen sein. GTD eignet sich ausgezeichnet, um die täglichen Aufgaben in Deinem Leben zu managen und Prokrastination zu verhindern - aber wenn Du Deine Arbeit mit Leidenschaft machst, wirst Du so oder so nicht prokrastinieren. Du wirst das Arbeiten lieben und gar nicht genug davon bekommen können. Die Gewohnheit, um die es hier geht, besteht darin, laufend auf Dinge zu achten, die Dich glücklich machen, und zu prüfen, ob sich darauf eine Karriere aufbauen lässt. Mach aus Deinem Job etwas, das Dich mit Begeisterung erfüllt und nicht mit Widerwillen, und auf einmal wird Dir Deine To-Do-Liste vorkommen wie eine Ansammlung von Belohnungen.

Der dritte Teil unserer Serie erscheint am Montag - darin geht es darum, wie genau man es schafft, die 10 Gewohnheiten von Zen To Done umzusetzen.

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