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08.02.08

Zen To Done (Teil 14): Ein Tag mit Zen To Done

Zen To Done-TitelbildVielleicht fragst Du Dich, nachdem Du die 10 Gewohnheiten von Zen To Done studiert hast, wie das Ganze in der Praxis aussehen könnte. Da ich das System natürlich selbst nutze, kann ich diese Frage beantworten. Statt aber mit Details aus meinem Privatleben zu langweilen, stellen wir uns mal einen hypothetischen Zen-To-Doner vor. Nennen wir ihn Steve Leo. Leo hat innerhalb des letzten Jahres alle 10 Gewohnheiten von ZTD umgesetzt.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu "Zen To Done", einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick.

Leos Morgenroutine

Leo ist Frühaufsteher, und zwar Sehrfrühaufsteher. Er ist um 5.30 Uhr aus dem Bett - was keinesfalls obligatorisch ist, wenn Du ZTD anwenden willst, unserem guten Leo aber liegt.

Was fällt uns als erstes auf, wenn wir Leo sehen? Er steht ohne Murren und schnell auf, denn er freut sich auf den Tag. Das liegt daran, dass er im letzten Jahr seine Leidenschaft gefunden und zum Beruf gemacht hat (vgl. Gewohnheit 10). Er arbeitet zu Hause (was aber ebenfalls nicht sein muss, um ZTD umzusetzen). Jeden Morgen startet er mit seiner Morgenroutine (vgl. Gewohnheit 9) in den Tag: Er macht sich kurz frisch und schaut sich dann bei einer schönen Tasse Kaffee den Sonnenaufgang an. Danach setzt er sich an den Schreibtisch und schreibt einen Artikel - das macht er jeden Tag, und es ist meistens eine seiner wichtigsten Aufgaben für diesen Tag. Wenn er fertig ist mit Schreiben, zieht er sich seine Jogging-Klamotten an und läuft 30 Minuten. Dabei findet er Entspannung zum Denken. Wieder zuhause angekommen springt er unter die Dusche, isst dann ein gesundes Frühstück und macht sich zügig an die zweite Hauptaufgabe, die er sich für den Tag vorgenommen hat.

Bevor Leo mit einer seiner wichtigsten Aufgaben beginnt, räumt er seinen Schreibtisch auf und eliminiert alle möglichen Ablenkungen - kein Internet, kein geöffnetes Mailprogramm, kein Telefonklingeln. Er konzentriert sich voll und ganz auf die zu erledigende Arbeit, macht dabei alle 10 bis 15 Minuten kurze Pausen, ohne dabei aber abzuschweifen.

Erst wenn er seine Morgenroutine beendet und zwei seiner Hauptaufgaben erledigt hat, liest Leo seine Mails und RSS-Feeds.

Leos Tages- und Wochenplanung

Leo hat bereits am Vorabend seine drei Hauptaufgaben für heute festgelegt (vgl. Gewohnheit 3). Das macht er während seiner Abendroutine mithilfe eines simplen Moleskine-Notizbuchs (vgl. Gewohnheit 5). Auf einer neuen Seite notiert er das Datum und listet dann seine drei wichtigsten Aufgaben auf. An den unteren Seitenrand schreibt er kleinere Sachen, die er gebündelt erledigen will - Telefonate, Mails, Einkäufe.

Sein Notizbuch ist zugleich sein Erfassungswerkzeug, das er überallhin mitnimmt (vgl. Gewohnheit 1). Mit einem Post-It hat er einen Abschnitt gekennzeichnet, in dem er Gedanken und andere Inputs aufschreibt, sobald sie ihm in den Sinn kommen.

Unser Beispieltag ist ganz zufällig auch der Tag von Leos Wochenrückblick (vgl. Gewohnheit 7). In etwa 30 Minuten geht er sein System durch, schaut seine To-Do-Liste (ganz hinten im Notizbuch) an und hält Ausschau nach Aufgaben und Verpflichtungen, die er streichen kann, so dass nur die übrigbleiben, die ihm wirklich wichtig sind (vgl. Gewohnheit 8).

Er denkt über sein Jahresziel nach, überlegt, welchen Fortschritt er dafür in den vergangenen 7 Tagen gemacht hat (und weil Leo ein Muster-ZTDler ist, freut er sich, dass er sogar seinen Zeitplan überrundet hat), und versichert sich, dass eine der Hauptaufgaben für die nächste Woche dazu in Bezug steht.

Ein paar Aufgaben auf der To-Do-Liste sind schon erledigt, die kann er streichen. Ein paar andere lassen sich delegieren, was er auch gleich per Email tut. Wenn seine ?Eingangsorte? leer sind, plant er seine Hauptaufgaben für die nächste Woche und verteilt sie im Kalender.

Leos Abendroutine

Leos Tag ist so verlaufen, wie er sich das vorgestellt hat. Er hat seine drei wichtigsten Aufgaben abgeschlossen und die meisten der kleineren Sachen ebenfalls erledigt, die er sich notiert hatte. Gegen Ende des Arbeitstages leert er seinen Email-Posteingang und seinen Eingangskorb auf dem Schreibtisch (vgl. Gewohnheit 2) - einige wenige neue Aufgaben befinden sich darin, die er rasch in seine To-Do-Liste überträgt. Nun bereitet er das Essen vor, das seine Kinder morgen in die Schule mitnehmen werden, und checkt als letztes noch kurz seinen Kalender und seine To-Do-Liste, um zu sehen, was am nächsten Tag ansteht. Er wählt die drei wichtigsten Aufgaben für morgen aus, lässt den vergangenen Tag Revue passieren und schreibt kurz vor dem Schlafengehen noch ein wenig Tagebuch.

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