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04.02.08

Zen To Done (Teil 12): Gewohnheit 9: Routinen

Zen To Done-TitelbildTägliche und wöchentliche Routinen vereinfachen den Arbeitstag und das Privatleben. Der Tagesablauf ist nicht mehr so unstrukturiert und es wird einfacher, all die Dinge zu erledigen, die man erledigen muss oder möchte.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick

Die neunte Gewohnheit von ZTD besteht daraus, tägliche und wöchentliche Routinen zu entwerfen und zu erlernen. Dabei kann man ähnliche Aufgaben zusammen erledigen und übernimmt wieder die Kontrolle über sein Leben, anstatt der Ebbe und Flut eingehender Informationen, Anfragen und Aufgaben ausgeliefert zu sein. Wenn man Vieles routiniert zur immer selben Zeit erledigt, fällt es leichter, seine Zeit zu verplanen, und es ist leichter, zu manchen Dingen ?Nein? zu sagen.

Hier ein paar Tipps, wie Du Routinen entwirfst und sie Dir zur Gewohnheit machst:

     

  1. Mach eine Liste mit all den Dingen, die Du in Deinem Arbeitsleben erledigen musst und erreichen willst. Das können große Aufgaben sein, aber auch kleine Sachen wie ?Täglich die Inbox leeren?, ?Jeden Morgen drei wichtigste Aufgaben für den Tag festlegen? oder diverse Telefonanrufe. Schreib alles auf.
  2. Mach eine weiter Liste mit all den Dingen, die Dein Privatleben betreffen. Ein paar Beispiele: Sport treiben, Lesen, Tagebuch schreiben, RSS-Feeds checken, Einkäufe, Wäsche waschen, Bankgeschäfte, Geburtstagsgeschenk für das Kind kaufen. Notiere auch hier alles, was Dir einfällt.
  3. Schau Dir dann Deine Listen an und versuche, kleinere Aufgaben zu gruppieren, wo es sinnvoll ist. Wenn Du etwa das Geschenk für Dein Kind, den Weg zur Post und die Einkäufe im Supermarkt auf Deiner Liste hast, lege diese Aufgaben als ?Besorgungen? zusammen und erledige sie zu gegebener Zeit alle auf einmal. Das spart Zeit. Ähnlich kannst Du Dir jede Woche einen ?Schreibtischtag? aussuchen, an dem Du alle Rechnungen bezahlst, einen Speiseplan für die kommende Woche festsetzt und eine Einkaufsliste schreibst. Von der Arbeits-Liste lassen sich sehr gut alle Telefonate zusammenlegen, außerdem Dinge, die Du mit Kollegen besprechen musst und ähnliches.
  4. Nachdem Du diese Grüppchen gebildet hast, schau Dir erneut die Listen an. Welche Punkte, die Du notiert hast, müssen täglich getan werden? Typischerweise sind das: Emails, Telefonate, das Festlegen der wichtigsten Aufgaben für den Tag, Sport, Tagebuchschreiben etcetera. Damit entwirfst Du nun Deine Tagesroutine. Verplane nicht jede Minute eines Tages, aber setze bestimmte Zeiten fest, zu denen Du solche wiederkehrenden Aufgaben erledigen kannst. Ich empfehle eine Morgenroutine (ggf. auch eine zuhause und eine weitere im Büro) und eine Feierabendroutine (ebenfalls ggf. zwei). Der Rest des Tages sollte frei bleiben, damit Du genug Zeit hast für Deine Hauptaufgaben und all die Dinge, die Dir dazwischenkommen.
  5. All das, was Du nicht täglich, aber doch mehrmals die Woche zu tun hast, baust Du nun noch in eine Wochenroutine ein. Das kann sein: Der Wochenrückblick (vgl. Gewohnheit Nr. 7), die Wäsche, Hausputz, Sportverein, Gartenarbeit, Finanzkram und Einkäufe. Verteile diese Aufgaben über Deine Woche, ohne es dabei zu Haufen kommen zu lassen. Ideal sind 1-2 solcher Aufgaben am Tag, maximal sollten es 3 sein. Wenn Du auf mehr als 3 pro Tag kommst, solltest Du besser versuchen, zu vereinfachen (vgl. Gewohnheit Nr. 8), weil es sonst schwierig werden dürfte.
  6. Probier?s aus. Nun, da Du Deine tägliche und die wöchentlichen Routinen geplant hast, teste sie. Versuche, die Tagesroutinen mindestens eine Woche lang durchzuhalten, und überlege dann, was gut gelaufen ist und was nicht. Wenn etwas nicht funktioniert hat, korrigiere es. Nimm Dir für die Wochenroutinen zwei Wochen vor, prüfe und berichtige sie ebenfalls, wenn nötig. Experimentiere einfach, bis Du Routinen gefunden hast, die für Dich funktionieren und zu Deiner Arbeitsweise passen.
  7. Halte durch, bleib dabei. Das ist der Trick an der Sache. Es ist leicht, sich Routinen auszudenken, aber nicht ganz so leicht, sie auch durchzuhalten. Wenn Du Dein Set von Routinen entwickelt hast, trainiere sie 30 Tage lang. Dann werden sie zur Gewohnheit und haben ihren Namen erst richtig verdient. Du wirst dann das Gefühl kriegen, Dein Leben wieder unter Kontrolle zu haben, und wesentlich gelassener werden. Konzentriere Dich nur auf die Routinen, während Du sie Dir angewöhnst, setz Dir keine weiteren Ziele. Wenn Du sie einmal verinnerlicht hast, werden sie Dich kaum mehr Energie kosten.

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